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La entidad bancaria Rabobank acaba de desarrollar “One Digital Workplace”, un proyecto de innovación y digitalización que tiene cuatro objetivos estratégicos: crear un negocio bancario sólido, asegurar en todo momento un enfoque centrado en el cliente, promover las relaciones colaborativas tanto dentro como fuera del banco, y capacitar a los empleados para que trabajen juntos desde cualquier lugar y de manera segura.

Para llevar a cabo este ambicioso proyecto, Rabobank ha elegido múltiples soluciones de Microsoft. Entre ellas, ha adoptado Microsoft 365 como plataforma para implementar el trabajo colaborativo, ayudando así a los empleados a compartir conocimientos y, por ende, a modernizar las prácticas y los procesos empresariales.

Imaginando un lugar de trabajo digital y seguro

Rabobank usaba las soluciones de servidor de Microsoft, como Exchange y Skype para empresas en sus instalaciones, múltiples versiones de Microsoft Office y Windows 7 en los ordenadores de sobremesa y también carecía de soluciones móviles que permitieran a sus empleados el trabajo a distancia. Por ello, en 2018, reemplazó los ordenadores de sobremesa por portátiles con Windows 10 y permitió a los empleados utilizar sus propios dispositivos móviles fuera de la oficina. Para la gestión de dispositivos y aplicaciones móviles, el banco ha adoptado Microsoft Intune, solución de MDM y MAM, que simplifica la administración desde el punto de vista de TI y ayuda a que los datos de la organización permanezcan protegidos y seguros en un entorno heterogéneo y tan exigente en este sentido como el bancario.

«Intune es una solución madura para la gestión de dispositivos móviles y sus apps, y nos da la oportunidad de proteger mejor los datos de la empresa, sin importar qué dispositivo se esté utilizando. Los empleados ahora usan dispositivos personales y se mueven sin problemas entre las aplicaciones corporativas y privadas, usando la interfaz de usuario nativa del teléfono», explica Abe Boersma, jefe global de Servicios de Trabajo de Rabobank.

Rabobank ha adoptado Microsoft 365 como plataforma para implementar el trabajo colaborativo

Además, Rabobank migró 40.000 buzones de empleados a Exchange Online, habilitó OneDrive y Teams para fomentar una cultura de trabajo colaborativo y recurrió a Yammer, herramienta que despliega una auténtica red social corporativa, que fomenta la comunicación, la colaboración y la ruptura de silos. Para controlar mejor el acceso a las aplicaciones y la información de la empresa, el banco ha habilitado Azure Multi-Factor Authentication y el acceso condicional a través de Azure Active Directory. Erik Passchier, jefe mundial de Infraestructura de TI en Rabobank, explica: «Apoyamos firmemente la movilidad, ya sea que las personas utilicen su PC corporativo o su propio teléfono móvil o tableta. La posibilidad de acceder de forma más segura a los documentos a través de Teams y OneDrive desde los dispositivos móviles significa que las personas pueden trabajar fácilmente en diferentes lugares, manteniendo siempre nuestros datos y documentos en un entorno altamente protegido».

Cultura colaborativa

Con Microsoft 365 en la nube, Rabobank ha fomentado una cultura del trabajo colaborativa que permite a los empleados ser productivos, ya sea desde una sucursal bancaria, una oficina, en casa o visitando a un cliente. Jochem van Hattum, coordinador de Marketing y Comunicaciones de Rabobank en Eindhoven, es responsable de la planificación y la promoción de eventos, y aprecia especialmente la simplicidad de compartir y ser coautor de documentos en Teams: «Antes recibía las revisiones de los documentos por correo electrónico y tenía que fusionar todos los cambios y asegurarme de que todo estuviese actualizado. Ahora con Teams comparto un documento, todos hacen sus revisiones, y todos vemos los cambios en un solo lugar».

Por otro lado, gracias a la adopción de Microsoft Yammer, los empleados pueden crear sus propias comunidades, basadas en roles o intereses compartidos y así pueden compartir las mejores prácticas y conocimientos. Ahora, aproximadamente 2.000 asesores de Rabobank usan Yammer para conectarse e intercambiar ideas y compartir conocimientos para la gestión de las sucursales y la prestación de servicios al cliente.

Esta nueva forma de trabajar está ayudando a promover relaciones cooperativas y significativas dentro del banco. «Con Microsoft 365, estamos creando una comunidad digital en la que hacemos algo más que colaborar en los documentos. Hablamos de los retos para nuestros clientes y de nuestras funciones y de cómo podemos mejorar las cosas, lo que nos ayuda a cambiar y a mejorar día tras día. Por ejemplo, ahora mis compañeros de las sucursales se sienten capacitados para hacer cambios porque saben que están alineados con otros equipos de todo el banco que comparten la misma visión«, asegura Boy Sleddering, vicepresidente senior de Comunicaciones Corporativas de Rabobank.

Adaptación a las nuevas circunstancias en tiempo récord

En marzo de 2020, Rabobank siguió las recomendaciones gubernamentales para frenar la pandemia de la COVID-19 y habilitó el teletrabajo para sus 40.000 empleados, que continuaron su actividad de un modo natural con sus ordenadores portátiles y otros dispositivos móviles. Los empleados pudieron acceder sin interrupciones y de forma segura a la información y colaborar con sus compañeros a través de Teams.

Gracias a las herramientas a disposición, Rabobank ha facilitado la creación de grupos: ya cuenta con una comunidad para que las madres trabajadoras compartan ideas sobre el equilibrio entre la maternidad y la carrera, un grupo para la comunidad LGBT, y muchos otros. «La gente quiere sentirse parte de una comunidad, por lo que estamos permitiendo que personas con intereses compartidos en todo el mundo creen sus propios grupos en Yammer. Como jefe de RRHH, formo parte de muchas comunidades, y puedo ver cuál es el sentimiento y si los empleados creen que necesitamos cambiar las políticas o la forma en que hacemos las cosas. No puedo hablar con 40.000 personas, pero conectándome con estos grupos internacionales a través de Yammer, estoy aprendiendo más sobre lo que podemos hacer para mejorar la vida laboral y hacer de Rabobank un lugar de trabajo inclusivo», asevera Janine Vos, Chief Human Resources Officer y miembro del Comité de Dirección en Rabobank.