El debate comenzó hablando sobre las ventajas que tienen los sistemas de gestión documental y si las empresas conocen lo que les aporta. Antonio Marín, Jefe de Producto Soluciones de Kyocera aseguró que “las empresas desconocen esas ventajas principalmente porque tienen la sensación de que no son más que un mero almacén de documentos digitalizados y no conocen sistemas de flujos de trabajo, por ejemplo. No tienen una idea clara de lo que significa”. Para Eva Sánchez, Sales Consultants Manager de Canon hay que “diferenciar archivo de lo que es gestión documental. No se tiene tanto conocimiento de lo que es la gestión del documento y lo que deben saber es que aporta una serie de ventajas de productividad. No son conscientes porque hay que conocer muy bien los flujos de trabajo de cada área y esto es lo que supone una ventaja clara”. El problema para Jaume Barella, Director de Desarrollo de Negocio ECM de Informática El Corte Inglés es que “hace falta cultura de gestión documental en las empresas. Es necesario que tengan una conciencia de gestionar los documentos, de lo que aportan los departamentos de archivo, saber que es necesario guardar documentos etc. En la empresa privada esa conciencia no existe. En el caso de los documentos no creen tener esa necesidad”.

Casi en la misma línea de los anteriores se situó Filipe Ribeiro, Jefe de Producto Servicios y Soluciones de Konica Minolta. Para este ejecutivo, “no existe esa cultura porque lo que creen que es la gestión documental es la mera contratación de un servicio de digitalización de unos archivos físicos. Además mucha gente cree que les estás hablando de factura electrónica. Hay mucho que hacer en términos de evangelización para que vean que la gestión documental es el análisis del negocio de una empresa”. Para Javier Martín Toner and Printing Solutions Category Manager, HP PPS Iberia, “donde más problemas hay es en las pymes. En otras empresa, tipo banca, sí que apuestan por las soluciones de gestión documental pero en la pyme incluso provoca un rechazo porque les supone un cambio y romper con procesos de trabajo a los que están habituados, sin saber que ese cambio les va a dar más productividad, tener un mejor acceso a la información y de una forma segura. Los fabricantes tenemos la responsabilidad de hacer que esto se sepa”. Finalmente, José Luis Campo, Director Comercial de Pymes de Wolters Kluwer A3 Software afirmó que “las pymes sólo se dan cuenta de las ventajas cuando en el día a día ven que consumen muchos recursos a la hora de archivar o almacenar documentos. Al final observan que con tanto volumen de papel es realmente complicado encontrar un determinado documento”.

Soluciones

Ante esta situación y aparte de concienciar al entorno empresarial, está claro que hay que ofrecer al cliente algo más. Para el portavoz de A3 Software una de las claves pasa por ofrecerles “seguridad y seguridad de usuario. Estas son algunas de las claves. No se trata de archivar sólo facturas de usuario sino documentos muy importantes para una entidad”. Escuchando a los clientes también se pueden obtener algunas claves, así por ejemplo el representante de HP aseguró que “el cliente nos pide poco por desgracia. Pero lo que sí que solicita es facilidad de uso, seguridad, y también empiezan a ver la posibilidad de disponer de los documentos en cualquier momento, lugar y dispositivo”. Para Jaume Barella de IECISA hay que diferenciar entre clientes. En su opinión “hay que separar el sector público del privado. En el público y en lo que se refiere a sistemas de archivo electrónico hay mucha demanda. En el privado hay una demanda de digitalización y entrada de datos, como facilitador de la entrada a la gestión documental. En nuestro caso, estamos empujando el uso de la firma electrónica para dejar de utilizar la captura de la firma en papel. Estos proyectos están generando una demanda importante”. Eva Sánchez de Canon asegura que “los clientes, cuando ya tienen el archivo digitalizado, buscan algo que sea escalable y no se busca el precio sino algo que les responda. Una vez que lo tienen instalado se preguntan hasta dónde pueden llegar. También tengo que decir que el papel sigue siendo preferente. En España hay mucha cultura del papel. El primer paso es la digitalización y cada vez más empiezan a preguntar por asesoramiento a la hora de gestionar su archivo. Dependiendo de las empresas dejar los documentos en la nube también empieza a ser importante”. Finalmente para el portavoz de A3 Software, “existen dos realidades: en la pyme demandan el control de gestión porque maneja mucho papel y éstos están descontrolados, con lo que requieren sistema de control de gestión. En la gran cuenta quieren poder llevar a cabo los procesos de negocio que están basados en papel”.

¿Y la impresora?

Uno de los problemas con el que se enfrentan las empresas es la integración de todo el equipamiento hardware que poseen. Para José Luis Campo de A3 Software esta integración “es básica. Para ello es fundamental llegar a acuerdos con fabricantes de hardware para el buen entendimiento en estos entornos. Cuando queremos hacer un archivo documental la integración es básica”.

Según Filipe Ribeiro de Konica Minolta, “el uso amigable y que esté completamente integrada es algo importante porque hace que la empresa sea más productiva o eficiente. Nosotros en muchos casos vamos con otros desarrolladores a determinados concursos que integran su software dentro de nuestras máquinas”. Para la portavoz de Canon “el cliente busca la eficiencia. Esta es su prioridad. El cliente busca lo que necesita. La manera de homogeneizar todo es hacerlo desde el principio, es decir cuantos equipos son necesarios, qué software se necesita… Hacerlo desde el principio, darle el diseño que se ajusta a las necesidades del cliente, llevar a cabo la implementación, hacer posible el cambio y que los usuarios sean conscientes de ese cambio y lo asimilen,… Además las necesidades son cambiantes y si esto no se prevé, el proyecto puede estar abocado al fracaso a largo plazo porque no se le ofrece continuidad al proyecto”

Otro punto tratado fue el descenso en la venta de equipos y el poco margen que actualmente deja a los tradicionales fabricantes de impresoras y escáneres. L mercado ha cambiado y estas empresas se están transformando en vendedores de servicios en vez de vendedores exclusivos de hardware. En este sentido, Antonio Marín de Kyocera fue muy claro y afirmó que “nosotros dejamos de ser una empresa de producto y pasamos a una empresa de servicios. Lo de mover cajas se acabó, pasamos a ser empresas de servicios. El cambio de mentalidad empieza a ser muy duro. Estamos todos moviéndonos, cada uno en sus facetas para migrar a este modelo. El modelo de negocio del fabricante tradicional está acabado, a pesar de que sigamos vendiendo miles de unidades pero es que esa venta no se hace como un equipo, sino que ahora es un equipo con muchos servicios y aplicaciones alrededor”. Para el portavoz de IECISA “el cambio radica en que se ha pasado a vender producto bajo un modelo de pago por uso. Los integradores también nos hemos adaptado a ese cambio y al cliente se le ofrece ahora un soporte, un mantenimiento, una reposición de consumibles, etc.”. Por su parte el portavoz de A3 Software afirmó rotundo que “la conversión de hardware a servicio se está haciendo. La tendencia es imprimir cada vez menos, por eso existe la gestión documental, por eso se imprime menos. Cada vez se ofrecen más servicios y todos pasan por imprimir menos”.

Seguridad

Uno de los aspectos más relevantes cuando se habla de gestión documental es el apartado de la seguridad. Las empresas cada vez están más concienciadas de ello. Para Antonio Marín, Jefe de Producto Soluciones de Kyocera, “la seguridad es algo que preocupa mucho a los clientes independientemente de si es grande o pequeño. Quiere que su documento no se pierda en ningún caso. Además existe una preocupación por la seguridad más vinculada al análisis del riesgo clásico”. En este apartado, Eva Sánchez, Sales Consultants Manager de Canon afirmó que “para nosotros la seguridad es clave en cualquier proyecto. Apostamos claramente porque se preserve la seguridad en todas sus fases, desde la creación, hasta los accesos, etc. Por ejemplo, cada vez es más importante poder disponer de una trazabilidad para disponer de los datos de la circulación de un determinado documento. Hay que evaluar con el cliente hasta que punto quiere ir en materia de seguridad”. Para Jaume Barella, Director de Desarrollo de Negocio ECM de Informática El Corte Inglés, “la seguridad es clave. Una buena plataforma de gestión documental tiene que tener una buena gestión de la seguridad que incluya entre otras trazabilidad, control de acceso, encriptación de info. La seguridad es una pieza más dentro de los servicios”.

Una de las claves de la falta de seguridad se encuentra en otros aspectos, como los que señaló Filipe Ribeiro, Jefe de Producto Servicios y Soluciones de Konica Minolta: “El 15% de la información que se pierde sale de elementos tradicionales: imprimir en papel, envío de fax, etc. Aquí no hay firewall que valga”. En este sentido, José Luis Campo, Director Comercial de Pymes de Wolters Kluwer A3 Software consideró que “una gestión documental centralizada es vital para la seguridad. El permiso por usuario que accede a las BBDD debe tener tres tipos de niveles: acceso, consulta y modificación. Lo que está claro es que si uno tiene acceso y lo imprime, está fallando la seguridad”.

Finalmente se trató el tema de la nube y la importancia que empieza a tener Cloud Computing en el desarrollo de aplicaciones, plataformas y aparatos de hardware. Así Javier Martín, Toner and Printing Solutions Category Manager, HP PPS Iberia aseguró que “Cloud es un nuevo y muy potente argumento de venta de gestión documental y con un potencial de crecimiento exponencial. A día de hoy hay muchos usuarios móviles también y son los propios clientes los que nos exigen estructuras basadas en cloud para poder acceder a los documentos desde cualquier lugar”.

Para la portavoz de Canon, “Cloud tiene que ser una alternativa y se la tenemos que proponer a esas empresas pequeñas que no tienen la infraestructura necesaria. Una solución a corto plazo nadie la concibe sino que todo el mundo sabe de las necesidades cambiantes y en esto la nube va a jugar un papel fundamental en los próximos años”. Finalmente Antonio Marín, Jefe de Producto Soluciones de Kyocera ofreció un consejo a las empresas: “Todo debe pasar por la accesibilidad, la usabilidad, no invertir a corto plazo en compras. Y desde el punto IT claramente el punto clave es la seguridad. También es necesario que las empresas sepan que cloud no es para todo el mundo porque sobre todo lo que la nube ofrece es la flexibilida”.

EMPRESAS

Canon: Therefore™ es la solución de gestión documental de Canon. Robusta, escalable y orientada al futuro, conecta a las personas con la información de manera eficiente, económica y segura integrándose con los procesos de negocio de pequeñas empresas hasta entornos corporativos con miles de usuarios. Permite aumentar la productividad y agilidad en las empresas, mejorar la seguridad y el control sobre la información y reducir costes.

INVESDOC GALLERY SUITE: En el ámbito de la tecnología ECM-BPM, Informática El Corte Inglés ha desarrollado desde 1990 la línea de productos invesDoc con un plan de evolución continua basado en el departamento de I+D+i del área de Tecnología Documental.

Todos los productos de la suite han sido diseñados para adaptarse y cumplir la normativa legal correspondiente, así como los estándares internacionales, siendo siempre los primeros productos del mercado en ser homologados. Esta estrategia ha permitido que Informática El Corte Inglés sea líder en los proyectos basados en productos documentales

MyDOCument: es la herramienta de gestión documental de mayor éxito de KYOCERA Document Solutions. Esta solución permite optimizar los procesos de gestión documental en las empresas -facturación electrónica, archivos digitales, pedidos, albaranes, etc.-, generando importantes ahorros en los costes fijos indirectos de una organización. MyDOCument de KYOCERA Document Solutions ofrece una aproximación end-to-end a la gestión documental con el objetivo de generar una mayor eficiencia en los procesos internos de las empresas, sea cual sea su tamaño.

HP: La nueva HP Officejet Enterprise X585z MFP representa una revolución en el entorno de la impresión profesional al estar dotada de la tecnología HP PageWide, que permite la impresión en color al doble de velocidad y hasta la mitad del coste por página que las impresoras láser. Adicionalmente, este dispositivo incorpora las tecnologías más avanzadas en materia de digitalización de documentos, directamente exportadas de nuestros escáneres profesionales de gestión documental: velocidades de escaneo de hasta 61ppm, escaneo a doble cara de una sola pasada, detección de la alimentación de hojas por ultrasonido, pantalla a color táctil de 8” con previsualización de imagen y la posibilidad de escanear en multitud de formatos y a una gran variedad de destinos.

Konica Minolta: El objetivo final de Konica Minolta es optimizar mediante una única plataforma, el trabajo que ahora se limita a introducir datos de forma manual y repetitiva. Una solución que se basa en el contenido del documento y no en el tipo de documento, para redirigir dichos documentos al responsable correspondiente y en la medida de lo posible y en distintas fases, automatizar los flujos para que nuestro día a día sea más productivo y competitivo.

a3ERP | gestión documental asegura una gestión completa y global de toda la documentación de las empresas mediante la importación, almacenamiento y clasificación automática de los documentos. Integrado en la solución integral para pymes a3ERP y las aplicaciones de Microsoft Office, Explorer y Adobe, este gestor documental se caracteriza por la rapidez de acceso a la documentación a través de búsquedas inteligentes, la flexibilidad en los procesos y la organización personalizable con un interfaz sencillo e intuitivo, garantizando fiabilidad y confidencialidad.