Los CIOs, ante el reto de trabajar a corto plazo

La situación provocada por la crisis del Covid-19 y el posterior confinamiento hizo que los CIOs y responsables de tecnología de las empresas tuvieran que improvisar de forma rápida una estrategia para que sus organizaciones pudieran seguir funcionando. Los departamentos que dirigen hicieron frente a problemas para los que no estaban preparados en ese momento y, en la mayoría de los casos, lo hicieron con éxito.

Ahora se preparan para afrontar el periodo de desescalada y también tienen que trabajar pensando en el corto plazo: establecer medidas de seguridad para los empleados que tengan que ir al lugar de trabajo, implementar nuevas estrategias, mantener la productividad de los que siguen trabajando desde sus casas otorgándoles las herramientas necesarias… Trabajar previendo lo que puede ocurrir en el corto plazo va a convertirse en la norma para muchos de ellos.

Nuevo Rol del CIO tras la crisis del Coronavirus

Para ver cómo va a ser este nuevo modelo de trabajo en los departamentos TIC de las empresas, Byte TI junto con Appian organizó un encuentro en el que Jorge Oteo García, CIO de Vocento; Alejandro Expósito, Head of IT de Merck; Luis Grandes, CIO de JCDecaux; Albert Almajano, CIO de Grupo Indukern junto con José Luis García Martínez, Account Executive Broad Markets de Appian Iberia contaron cuáles van a ser las estrategias que van a ir tomando en sus empresas.

Alejandro Expósito, Head of IT de Merck fue el encargado de explicar cómo está siendo la vuelta paulatina de los trabajadores a su organización. Tal y como expresó, “hemos priorizado la salud de empleados y familia además de continuar con el negocio. Dependiendo del área tenemos departamentos que no han dejado de trabajar presencialmente. Para el resto, una vez que hemos implantado medidas de seguridad como poner mascarillas y geles para todos, hemos organizado la vuelta de forma paulatina y sólo ha vuelto un 30%. A partir de ahí iremos creciendo poco a poco. Lo que estamos intentando sobre todo es evitar las reuniones presenciales, de tal forma que, aunque se encuentren en la oficina, las reuniones han de ser virtuales. Somos 56.000 empleados de los que más de 25.000 hemos estado teletrabajando”.

El CIO de Vocento, Jorge Oteo García apuntó que, al ser la prensa un servicio esencial también ha habido trabajadores que no han dejado de asistir al centro de trabajo, como es el caso del personal empleado en la rotativa. El resto, ha estado teletrabajando y tal y como señala, “nos ha sorprendido lo bien que lo bien que ha salido todo con el trabajo a distancia. Teníamos la ventaja de que ya teníamos herramientas que nos permitían teletrabajar. Tecnologías como Cloud o las herramientas colaborativas que era algo que ya teníamos. En septiembre iremos volviendo de forma gradual pero lo que no sé, es si el teletrabajo ha venido para quedarse de verdad cuando esta situación se termine. La sensación que tiene todo el mundo es que se puede seguir trabajando perfectamente desde casa”.

Se necesitan herramientas que ayuden a los CIOs a saber manejarse ante una situación cambiante a diario

La problemática a la que se enfrentan los departamentos de tecnología de las organizaciones en este momento es que la situación puede cambiar en cuestión de horas. Un solo positivo en las oficinas significaría que toda la estrategia desarrollada habría que cambiarla y desarrollar en un breve periodo de tiempo otra estrategia y posiblemente nuevas aplicaciones. Por eso, Appian ofrece la fortaleza de su plataforma low-code que permite el desarrollo de aplicaciones 20 veces más rápido comparado con cualquier proceso de desarrollo. Además, José Luis García Martínez, Account Executive Broad Markets de Appian Iberia añadió que, “la propuesta de Appian permite la automatización de los procesos desde un workflow, hasta el empleo de IA. Es lo que llamamos Full-Stack Automation. Por otro lado, gracias a nuestra tecnología no tenemos que centralizar toda la información para poder trabajar con los datos y que permite acceder en tiempo real a todos los datos que se tienen en una organización”.

Un patrón común

Y es que como afirmó Luis Grandes, CIO de JCDecaux, “al final hay un patrón común en todas las empresas. En nuestro caso, nos encontramos preparando el retorno de los empleados y estamos pensando en consolidar el teletrabajo de tal forma que el personal no esencial pueda seguir trabajando en casa, pero se tiene que articular de otra forma. En lo que se refiere a los trabajadores que tengan que ir a la oficina, hemos reforzado la parte de higiene, sobre todo, en las zonas comunes como el comedor o las zonas en las que se encuentran impresoras. Las herramientas colaborativas nos han ayudado mucho y ha habido una explosión de los medios virtuales de en torno a un 400%. La experiencia positiva es que, desde la dirección de la empresa, que eran escépticos con la parte tecnológica y ahora son creyentes porque han visto las facilidades que ofrece y que funciona muy bien, incluso cuando desde el departamento IT no estábamos preparados para que toda la empresa se pusiera de golpe a trabajar desde casa. Tenemos una previsión para antes de finales de mes un 10% del personal vaya a las oficinas, esto implica a unos 600 empleados. Será una incorporación gradual y los primeros serán los que sean más imprescindibles”.

Por su parte Albert Almajano, CIO de Grupo Indukern afirmó que “la prioridad ha sido asegurar la salud de los empleados. La implementación del teletrabajo ha supuesto un auténtico éxito, pero creo que lo ha sido porque ya teníamos implementada una estrategia antes de que se produjera el confinamiento. A partir de ahora, estamos planificando una vuelta gradual para mantener las distancias entre empleados, estamos definiendo el nuevo puesto de trabajo y para los que sigan teletrabajando ofrecerles herramientas que les proporcionen un mayor confort”.

¿Y el cliente?

La relación con el cliente también se verá afectada y es otro de los puntos que los CIOs están valorando cómo implementar. Se trata de uno de los puntos más importantes ya que en algunos casos, hasta ahora, la relación presencial era fundamental. Por ejemplo, es el caso del Grupo Indukern en el que la relación del visitador con el médico para informarle sobre nuevos medicamentos es esencial. En este sentido, el CIO de la compañía afirma que “la parte de clientes es complicada porque los hospitales no reciben a personal externo. Al final, nos encontramos con que la mayoría de los médicos son reticentes a las visitas por seguridad. Estamos viendo cómo cambiar ciertas cosas porque para mí eso es la digitalización. El objetivo es tratar de digitalizar las relaciones con clientes y proveedores. Ver qué nuevas herramientas hay que implementar o qué soluciones hay que adoptar. Se trata de dar una respuesta a corto plazo por si hay un rebrote”.

Por este motivo, se necesitan herramientas que ayuden a los CIOs a saber manejarse ante una situación cambiante a diario. Se trata de que tengan a su disposición soluciones fáciles de implementar y que les permitan desarrollar aplicaciones sin apenas coste y en un breve periodo de tiempo. Algo que cumple a la perfección Workforce Safety de Appian. Se trata de una solución que, en principio fue diseñada para implementarse en la propia compañía, pero que al ver que funcionaba de forma muy efectiva, se empezó a presentar a varios de los clientes de la compañía. Tal y como aseguró José Luis García, Account Executive Broad Markets de Appian Iberia “es una herramienta que la desarrollamos en sólo una semana y su principal ventaja es que cualquier empresa puede utilizarla y en cuestión de horas la pueden configurar y montar sin necesidad de recurrir al departamento IT. Además, sobre esta plataforma se pueden ir incorporando funcionalidades adicionales como reservar un puesto de trabajo o una plaza de parking”.

Esta situación de tener que adaptarse al trabajo a corto plazo se reproduce en la farmacéutica Merck. Según Alejandro Expósito, “en nuestro caso, el cliente es el paciente, pero a los profesionales sanitarios no se les podía visitar y ahora estamos intentando encontrar nuevas fórmulas para relacionarnos con ellos y sin interferir en su trabajo. Así que ahora trabajamos bajo tres premisas: Nunca contactaremos si no hay valor; tenemos que pensar de otra manera y focalizarnos en ese nuevo tipo de relación. Además, hemos preguntado a los clientes qué quieren que nosotros hagamos y hemos visto que cada uno usa una herramienta diferente y una de las cosas que nos pedían era si éramos capaces de estandarizar todas ellas en una única herramienta”. En este caso, la solución Workforce Safety de Appian tiene un caso práctico que se adaptaría a la realidad de Merck y que ha sido probada en Bexley Health, perteneciente al Sistema Público de Salud británico (NHS) que quería mitigar el número de infecciones entre el personal sanitario y entre los pacientes. Gracias a la solución, que se apoya en la plataforma low-code de Appian, se proporcionó el control de todas las medidas de seguridad necesarias para el seguimiento, la vigilancia y la protección de los pacientes y el personal sanitario. Los pacientes son rastreados con evaluaciones integradas y paquetes de apoyo, y la mayoría de los pacientes en riesgo son manejados por un equipo coordinado de proveedores de atención de varios organismos.

En el caso de Vocento, en el que una de sus fuentes de ingresos proviene de la venta de periódicos, su CIO afirma que “lo que provocó el confinamiento fue que el cliente no iba a comprar el periódico. Al quiosquero le dimos la oportunidad de que fuera él, el que llevara el periódico a casa del cliente. Por otro lado, en lo que se refiera a la parte digital, la gente ha leído más, pero, sin embargo, la inversión publicitaria ha caído. En cuanto al cliente interno, ya veníamos trabajando en la digitalización. En este caso la apuesta por las herramientas en la nube y por las soluciones colaborativas previa ha hecho que tengamos que usar menos VPNs”.

Finalmente, Luis Grandes, CIO de JCDecaux expuso que en el caso de su compañía “tenemos dos grupos que son las agencias de medios y el cliente institucional. En ambos casos pasamos del escepticismo a usar la tecnología a tener un equipo comercial o institucional que estaba muy a favor de la tecnología. Este cambio nos va a permitir reducir, por ejemplo, los gastos de viaje. Hoy en día éramos de utilización de Teams pero con la avalancha de más herramientas tipo Zoom tenemos que adaptarnos a lo que solicita externo. Nuestra gran ventaja es que tenemos la voluntad de la fuerza comercial y de los trabajadores para adoptar la tecnología”.

Prioridades

Y a partir de ahora, ¿qué? En muchos casos, las prioridades de los departamentos de TI han cambiado. En otros casos, algunos procesos se han acelerado mientras que otros se han sacrificado. Jorge Oteo de Vocento afirma que “ahora mismo la prioridad más grande es recortar gastos porque la actividad no era la de antes. La publicidad ha caído mucho y vamos a seguir teniendo meses duros. Tenemos otras empresas que no son solo el periódico y es llamativo el caso de las empresas de eventos que han pasado de ser físicos a ser online. Le hemos dado una vuelta total y hemos tenido éxito”.

La crisis provocada por el coronavirus ha hecho que cambien algunos planteamientos en los departamentos de tecnología. En general, los proyectos importantes no se han paralizado, pero han aparecido nuevas necesidades que han hecho que se aceleren otros. Por ejemplo, Albert Almajano, CIO de Grupo Indukern aseguró que “estamos en un proceso de implantaciones tan importantes que no se han replanteado ningún proceso. Pero es cierto que hay algunos apartados que se están volviendo a priorizar. Es el caso de todo lo que respecta a la firma digital”. Gracias al low-code, estos procesos se pueden realizar e implementar en un breve periodo de tiempo. En algunos casos en cuestión de horas. Como afirmó el portavoz de Appian, “gracias a la capacidad que tiene la plataforma low-code de Appian, empresas como Santander, Bankia, Sonae, las Telcos y del sector utilities o de la construcción han podido adaptar sus sistemas. En el caso de la firma digital, algunas de estas compañías han podido definir un proceso e integrarlo con algunas de las soluciones de firma digital que hay en el mercado de forma rápida y así, poder gestionar y aprobar de forma legal cualquier tipo de solicitud”.

La salud es lo primero

Una de las cuestiones que quedó clara durante el encuentro es que la salud de los empleados es la principal prioridad de las organizaciones. Alejandro Expósito de Merck afirma que, en el caso de su compañía, “lo que estamos haciendo ahora es optimizar algunas herramientas pues teníamos muchas y ahora estamos realizando una selección de las mismas. Tenemos proyectos prioritarios que se ha parado porque no podíamos poner en riesgo la salud de las personas”. Y es que, la salud del personal es prioritaria y para asegurarla, el departamento TIC juega un papel relevante. Por ello, y como aseguró el portavoz de Appian, “ese es el objetivo de Workforce Safety, ya que gracias a ella puede ver y gestionar en tiempo real la salud y el estado de las oficinas en su totalidad y todo a través de una única interfaz”. La ventaja de esta propuesta que ofrece al equipo TIC una verificación inteligente de acceso a las oficinas y permite definir reglas de política interna que autorizan o deniegan al instante el acceso de los empleados a las oficinas. Además, los datos y la privacidad de todos los empleados están asegurados ya que Workforce Safety cumple con la Ley HIPAA norteamericana.

En definitiva, los CIOs se encuentran ante la realidad de gestionar el corto plazo porque como afirmó el CIO de Indukern “de lo que tenemos que ser conscientes es de que adaptarse a esta nueva situación significa ir día a día. En el caso del departamento TIC, por ejemplo, para medir la productividad del empleado ya teníamos herramientas y habíamos avanzado mucho, por lo que hemos sido la punta de lanza para el resto de los departamentos de la empresa. Estas soluciones, que han funcionado con nosotros, se van a incorporar a otras áreas de la empresa”. Todo ello se tiene que realizar de forma rápida, segura y sin apenas coste porque como aseguró José Luis García Martínez de Appian, “estas son las necesidades que vemos en nuestros clientes: quieren tener las soluciones de un día para otro. La buena noticia es que esto se puede conseguir gracias a la capacidad que ofrece la plataforma low-code de Appian que permite construir aplicaciones críticas de negocio a una gran velocidad”.