Aarón Cogolludo CEO de Personio

Avanzamos hacia la nueva normalidad pero las dudas son muchas con respecto a cómo iniciar un plan de desescalada en una compañía, ¿cómo diseñar la vuelta?, ¿con cuánta antelación hay que empezar a planificar?, ¿qué medidas hay que tener  en cuenta? En las oficinas de Múnich, Alemania, los empleados de Personio, plataforma en la nube de Recursos Humanos, han implementado con éxito el regreso a su lugar de trabajo bajo un período de prueba de dos semanas. El método consiste en que 30 trabajadores, de un total de 400, trabajarán voluntariamente desde la sede para probar y ayudar a mejorar las medidas de seguridad laboral que se han implementado con el fin de permitir que paulatinamente cada vez más compañeros puedan reincorporarse. A través de una encuesta, cuyo resultado arrojó que el 65% de los trabajadores prefería volver a la oficina al menos parcialmente, se han seleccionado los voluntarios y este lunes se ha iniciado el regreso.

Entrevistamos a Aaron Cogolludo, director general de Personio España

¿Qué ajustes se han hecho para que la desescalada sea segura?

Desde Personio consideramos que los aspectos más importantes son la opinión y el bienestar de los empleados. Trabajamos por las personas, así que nuestra primera medida ha sido realizar una encuesta entre nuestro equipo para ver la mejor manera de regresar. De este sondeo extrajimos una valiosa conclusión, el 65% de nuestros trabajadores quería volver a la oficina en este momento, al menos parcialmente.

«Desde Personio consideramos que los aspectos más importantes son la opinión y el bienestar de los empleados»

La desescalada ha empezado en la sede de Personio en Múnich, Alemania, donde trabajan un total de 400 empleados por lo que el primer ajuste que hemos hecho es poner en marcha un piloto con 30 empleados que, durante dos semanas han acudido a la oficina para testar las medidas de seguridad y así contribuir a esta desescalada.

En cuanto a medidas específicas, estas son algunas de las más destacadas que hemos implementado:

· Señalizar en el suelo zonas de libre circulación o de espera, por ejemplo, en la máquina de café.

· Desinfectante de manos en la entrada y en cada uno de los espacios como baños, salas de reuniones, etc.

· Reparto de mascarillas homologadas a todos los empleados, que debe utilizar en todo momento, menos cuando se encuentre en su mesa.

· Distancia mínima de separación de 2 metros entre las mesas de trabajo.

· Especificar el aforo permitido en salas comunes o de reuniones.

· Limpieza y desinfección varias veces al día de la oficina (pomos de las puertas, baños, espacios de uso común y escritorios individuales).

· Cierre de la cocina, y en su lugar se han habilitado “rincones de comida» en varias zonas de la oficina, minimizando los desplazamientos

¿Cómo se organiza la asistencia presencial en términos de flexibilidad?

La asistencia a la oficina seguirá siendo opcional los próximos meses, pero es fundamental que esté organizada. Aquí tenemos un reto que es aunar flexibilidad con control: tendremos dos grupos que acudirán a la oficina dos días fijos a la semana, pero que de momento tendrán que hacerlo de forma paginada y ordenada. Si todo sale como esperamos, la asistencia presencial será por grupos: el “grupo A” trabajará desde la oficina los lunes y miércoles y el “grupo B” los martes y jueves. En este caso la clave es hacerlo de forma progresiva y manteniendo los grupos fijos para cumplir con todas las medidas de prevención y en caso de detectar un caso, poder actuar con rapidez y eficacia.

¿Cuál ha sido el rol de los responsables de Recursos Humanos?

Nuestros profesionales de RRHH han sido fundamentales y absolutamente claves; sin duda han sido los héroes de muchas compañías. Nuestros responsables se han esforzado al máximo para ofrecer las herramientas necesarias para que el teletrabajo fuera un éxito. Además, no se han olvidado de cuidar el bienestar integral de los trabajadores al ofrecer servicios para mejorar la salud durante el período más difícil en casa. Han contribuido de forma esencial que se mantuviera la productividad y la eficiencia del equipo. Esta actuación es un reflejo muy claro del trabajo que hace Recursos Humano dentro de las empresas y que no siempre se visibiliza lo suficiente.

¿Qué desafíos se han presentado sobre la marcha?

Como empresa sin duda el primer desafío es poder garantizar la salud de nuestros trabajadores y la continuidad del negocio. Como hemos comentado anteriormente, para esto los responsables de Recursos Humanos son pilares muy importantes en el momento de ofrecer a los trabajadores una reincorporación segura. Para que la desescalada sea exitosa, es necesario proporcionar a los distintos equipos información clara sobre los procedimientos de seguridad y sobre cómo, a través de la cultura organizativa, la empresa reafirma su compromiso con el papel clave que desempeñan los empleados en momentos de crisis.

Además, se presentan los mismos desafíos que cada uno de nosotros tiene de forma individual. La incertidumbre, el estrés, trabajar en casa con los niños o tener a algún familiar enfermo son sólo algunas de las situaciones derivadas de esta crisis. La comprensión y la cercanía son vitales para que, además, el regreso sea un momento de refuerzo y positividad. Ahora que nos encontramos en la fase de recuperación, hay que tener en cuenta que este proceso no será estático sino más bien gradual que poco a poco derivará en la «nueva normalidad».

¿Qué opinión refieren los voluntarios sobre esta experiencia?

Algunos de los colegas voluntarios de Múnich ya nos han comentado que las distancias entre compañeros, la manera de transitar por la oficina y las rutinas individuales son todas nuevas, pero todo el mundo sigue las medidas de seguridad y está muy motivados con la vuelta. En muchos casos estar en espacio acondicionado para el trabajo vs tu casa es una mejora sustancial y además, volver a trabajar equipo en persona es muy gratificante.

Naturalmente los equipos se han sentido algo extraños al regresar a la oficina con las nuevas medidas de seguridad, pero destacan cómo las se incorporan rápido a la rutina y enseguida se van adaptando a esta nueva situación.