Las reuniones se han consolidado como una parte esencial del trabajo moderno. De media, los empleados dedican hasta ocho horas semanales a ellas con el objetivo de mejorar la colaboración y agilizar la toma de decisiones. Sin embargo, en muchos casos no cumplen su propósito: más de la mitad del tiempo invertido en reuniones se percibe como innecesario y son muy numerosos los profesionales que terminan las sesiones sin tener claros los próximos pasos que deben dar.
Esta es una de las principales conclusiones del informe The Cost of Bad Meetings, elaborado por Jabra, compañía especializada en soluciones profesionales de audio y vídeo. El estudio analiza cómo las reuniones ineficaces afectan al entorno laboral y qué impacto tienen en la productividad, la economía de las empresas y la experiencia de los empleados.
Cómo influyen los fallos tecnológicos en las reuniones
Los efectos de una reunión poco efectiva no siempre son inmediatos. A menudo, las consecuencias aparecen más adelante. Según el informe, el 66% de los profesionales afirma salir de las reuniones sin acciones concretas definidas, lo que provoca la necesidad de organizar nuevos encuentros (59%) y aumenta la carga de trabajo (59%).
Entre las principales causas destacan los problemas tecnológicos. Actualmente, el 52% de las reuniones virtuales presenta fallos técnicos, una cifra que aumenta hasta el 75% en las reuniones híbridas, aquellas en las que participan tanto personas de forma presencial como remota.
Las incidencias más habituales incluyen dificultades para escuchar o ver correctamente a todos los participantes. Como consecuencia, las reuniones híbridas se alargan una media de 11 minutos y se dificulta la fluidez de la conversación.
“Contar con una buena organización de la reunión es casi tan importante como disponer de la infraestructura tecnológica adecuada. Una mala conectividad o incidencias en audio y vídeo impactan directamente en los resultados de la sesión, llegando a duplicar la necesidad de retomar asuntos tratados más adelante”, explica Camile Petit, Sales Manager para Iberia de Jabra.
Ante estas dificultades, algunos participantes optan por apagar la cámara, una decisión que acaba dificultando todavía más la comunicación y aumenta un 43% la necesidad de celebrar nuevas reuniones.
Todo ello alimenta lo que Jabra denomina “deuda de reuniones”: un ciclo en el que una reunión ineficaz genera otra posterior, creando un efecto acumulativo que termina afectando negativamente a la productividad de la empresa.
Impacto económico y fatiga profesional
Las consecuencias de las malas reuniones no se limitan a una gestión ineficiente del tiempo. También repercuten en los costes empresariales y en el bienestar de los empleados.
Según el estudio, en una organización de 5.000 trabajadores, la combinación de reuniones poco productivas y problemas tecnológicos puede generar pérdidas superiores a 130 millones de euros anuales. De esa cantidad, más de 112 millones corresponden al tiempo invertido en reuniones innecesarias o de escaso valor, mientras que otros 7,3 millones están vinculados a incidencias técnicas en reuniones híbridas.
En términos de experiencia del empleado, el 87% de los profesionales reconoce sentir cierto rechazo hacia las reuniones. Además, el 42% asegura alcanzar su límite de energía tras dos horas seguidas de encuentros, porcentaje que asciende al 83% cuando las reuniones superan las cuatro horas consecutivas. Esta fatiga puede traducirse en menor atención, más necesidad de revisar temas posteriormente y una reducción de la participación.
El formato híbrido también influye en la percepción de inclusión. La mitad de los profesionales que se conectan en remoto a reuniones híbridas afirma haberse sentido excluida en alguna ocasión. Esta sensación es todavía más frecuente entre las mujeres, con un 16% más de probabilidades de sentirse desplazadas, y entre los empleados junior, donde el porcentaje aumenta un 26%.
La combinación de reuniones poco productivas y problemas tecnológicos puede generar pérdidas superiores a 130 millones de euros anuales
“Las reuniones virtuales e híbridas son una herramienta muy utilizada por las empresas para agilizar tareas y fomentar la colaboración. Sin embargo, para que realmente funcionen es imprescindible contar con las condiciones adecuadas. En los entornos híbridos, la tecnología juega un papel clave para lograr una participación más inclusiva, equilibrada y útil”, añade Petit.
La IA puede ayudar, pero no solucionar reuniones deficientes
La inteligencia artificial también puede contribuir a mejorar la productividad de las reuniones mediante herramientas de transcripción, generación de resúmenes o seguimiento de acuerdos. En este contexto, la calidad de las reuniones cobra aún más importancia.
Según el informe, tres de cada cuatro profesionales ya han probado este tipo de soluciones, aunque menos de uno de cada tres las utiliza de forma habitual.
Los resultados sugieren que el principal reto no está en la tecnología en sí, sino en cómo se desarrollan las reuniones. Cuando las conversaciones son poco claras, las decisiones no quedan definidas o existen problemas para escucharse y comprenderse, el valor de estas herramientas disminuye considerablemente.
En otras palabras, la IA puede facilitar la documentación y el seguimiento de las reuniones, pero no sustituye la necesidad de contar con encuentros bien organizados y con una experiencia tecnológica adecuada.
“La IA puede potenciar una reunión bien organizada, pero no solucionar una que ya falla desde el inicio. Si las organizaciones quieren aprovechar todo su potencial, primero deben garantizar que los participantes puedan verse, escucharse y comprenderse con claridad. La eficacia de estas herramientas depende, en gran medida, de la calidad de las conversaciones sobre las que trabajan”, concluye Petit.
