CIO ayudas por COVID-19, Tecnología gratuita para combatirlo

Las empresas han tenido que adaptarse a la nueva realidad impuesta por Covid-19. Muchas de ellas han tenido que rescatar los planes de contingencia que tenían escondidos en el cajón y que nunca pensaron que llegaría un día en que se tendrían que utilizar. Pequeñas, medianas y grandes empresas. Ninguna de ellas estaba preparadas para mandar a la totalidad de sus empleados a trabajar desde su casa. Tal vez alguna de ellas ya tenía medidas para determinados trabajadores. Tal vez otras, por aquello de la conciliación de la vida laboral y familiar. Así que, todas han tenido que aprender de golpe. “La letra, con sangre entra” que decían antaño.

El departamento tecnológico es el que más ha sufrido. Muchos directivos han descubierto, por fin, el valor que tiene ese departamento y, gracias a la Covid-19, la figura del CIO, a quien muchos auguraban su desaparición, ha cobrado el protagonismo que se merece.

Ese protagonismo viene por haber hecho un trabajo intenso de todos los departamentos de tecnología de las empresas, en algunos casos de 24 horas diarias, todo con el objetivo de que las organizaciones pudieran mantener la productividad habitual. En algunos casos no sólo se trataba de mantener la actividad de los empleados sino también de otros usuarios. En el caso de las organizaciones educativas, por ejemplo, mantener conectados a los alumnos, mantener las clases y reforzar la comunicación profesor-alumno ha sido un hándicap añadido que la mayoría de las instituciones han sabido superar con éxito. Un ejemplo es el de la Universidad Pontificia de Comillas donde “se han reforzado los canales de atención online, hemos actualizado los contenidos web que daban ayuda a estos canales de comunicación, y hemos reforzado la formación en herramientas y servicios TIC que ayudan al teletrabajo y la docencia online. Están siendo necesarias ingentes horas de videoconferencias para coordinar, alinear y sincronizar esfuerzos. Lo más importante ha sido informar y comunicar de la manera eficiente todo lo que ya existía en relación a procedimientos y usos de las TIC, y adaptarlo ligeramente a la nueva situación”, asegura Luis Francisco Blanco, CIO de la Universidad.

Cada sector tiene su idiosincrasia y sus necesidades pero, en general, un porcentaje muy amplio de las necesidades TIC de las empresas son similares: conectividad, garantizar la comunicación,… En el caso de un despacho de abogados como Cuatrecasas fueron previsores y se adelantaron en casi una semana a la proclamación del estado de alarma. Tal y como afirma Francesc Muñoz, su CIO, “en la primera semana aceleramos un proyecto que empezábamos en piloto y por ejemplo el miércoles 11 instalábamos Zoom a toda la compañía y les asignamos también un auricular inalámbrico. Desde el viernes 13 toda la compañía, 1800 personas 98% con portátiles, estamos trabajando desde casa a pleno rendimiento y con todos los procesos y sistemas funcionando. Esa semana doblamos nuestro caudal de acceso a Internet en previsión de una posible saturación. El viernes 13 estresamos nuestro sistema de conexión remota (Firewall VPN). Al superar el millar de conexiones se saturó. Tuvimos que organizar inmediatamente una alternativa para dotar de los servicios más críticos y en paralelo a través del fabricante y distribuidor localizamos uno de mayor capacidad que instalamos esa madrugada. Todo al 100% desde entonces. Adicionalmente hemos lanzando multitud de sesiones de capacitación online tanto de uso de Zoom, como de trabajo remoto, etc., y también estamos aprovechando la oportunidad para desarrollar procesos más digitales como es la firma de contratos digitales, la realización de reuniones online y webinars con clientes, etc”.

Muchas directivos han descubierto, por fin, el valor que tiene departamento TI y, gracias a la Covid-19, la figura del CIO ha cobrado el protagonismo que se merece

Pero no siempre la tecnología puede valer, sobre todo si tus clientes tienen que ver con uno de los sectores más castigados por la pandemia de Covid-19 como es el turismo. En este caso una de esas empresas que prefiere mantenerse en el anonimatos afirma que “en el departamento de TI no hemos tenido problemas pues ya estábamos acostumbrados al teletrabajo y al uso de la VPN, crear cuentas nuevas no ha sido complicado y se ha afrontado bien.  En los equipos de desarrollo, con equipos bastante más potentes de escritorio, en algún caso especial, se les ha autorizado a llevar el ordenador a casa firmando un papel de autorización. La mayoría de información y servidores ya estaban en la nube y por tanto no ha habido problemas con el teletrabajo. En algún caso para videoconferencias se ha tenido que ampliar contratando la aplicación Zoom que permiten más conexiones simultáneas. En las reuniones de con otras áreas noTI se está utilizando Teams y Hangouts de google sin problemas”. Pero claro, el principal problema de este tipo de empresas es que al tener como equipo una empresa informática orientada al sector turístico se ha tenido que implementar un ERTE reduciendo la jornada de la plantilla pues muchos de los clientes están afrontando una situación de ingresos cero que va para largo con poca perspectiva de ayudas económicas.

Retos afrontados

Los retos que un departamento de tecnología de una organización ha tenido que afrontar son variados. En general, el uso de cloud les ha facilitado bastante la tarea. Muchos reconocen que sin la nube, como pasaba hace unos años, esta situación de haber podido seguir con la actividad habría sido del todo imposible. Pero todos coinciden en que, una vez pasada la primera fase de estrés hay que consolidar la situación por si ésta se prolonga. Tal y como afirma Francesc Muñoz de Cuatrecasas, “una vez superado el reto tecnológico, los principales retos son mantener la actividad del negocio y el ánimo de las personas. Es una situación sin precedentes que se puede alargar bastante más de lo que todos desearíamos por lo que ahí va a estar la clave. Personas y negocio, negocio y personas. Mantener la salud en todos los sentidos de ambos”.

En el caso de Luis Francisco Blanco de la Universidad Pontificia de Comillas, “uno de los mayores retos ha sido el de alinear la mejor tecnología para este entorno de teletrabajo y docencia online, los procesos ya existentes y definidos, con las personas que no estaban habituadas a usar y operar ese binomio inicial y más maduro de tecnología-procesos. Y por supuesto, la dificultad para realizar teletrabajo con la situación personal de cada uno en esta crisis, tanto la global de afinamiento como la particular de empleados enfermos, con síntomas o con familiares afectados”.

Y el futuro

Todo parece indicar que las medidas de confinamiento se van a ir relajando poco a poco pero nadie duda tampoco de que en los próximos meses puedan producirse nuevas restricciones si los contagios vuelven a aumentar. Además, y aunque no hubiera más contagios, lo que está claro es que la realidad será completamente distinta a la que nos encontramos antes de entrar de lleno en la pandemia. El tener planes desarrollados ha permitido que muchas empresas y entidades puedan trabajar con normalidad en esta pandemia, pero si se alarga más, ¿qué sucederá? En opinión de Luis Francisco Blanco, “nosotros, por ahora no hemos sufrido con los proveedores, ya que teníamos los mejores partners posibles en cada servicio y nos anticipamos a la situación modificando la escalabilidad y disponibilidad de los servicios más core, pero si esto se alarga, deberemos revisar con garantías todos los acuerdos actuales con proveedores para revisar sus nuevas condiciones de servicio, continuidad del negocio y SLAs. Internamente, tendremos que modificar los horarios actuales, ya que la demanda del servicio actual se está modificando, la no presencialidad está alargando las jornadas de trabajo y docencia, y la oferta de soporte puede empezar a desincronizarse. Igualmente habrá que valorar medidas de control de la presencialidad laboral y la productividad en este modo de teletrabajo”.

En el caso de Francesc Muñoz, “a pesar de que somos optimistas, estamos alerta día a día a la situación para irnos adaptando paulatinamente. Churchil, Eisenhower o Peter Drucker lo han dicho: “no es el plan lo que importa, es la planificación”. Esto es más cierto que nunca con este escenario incierto y cambiante, así que lo que tenemos es agilidad para ir implementando los cambios que sean necesarios. Pero insisto estamos muy alerta a los niveles de actividad del negocio, a la caja, a los clientes, etc. Nuestro negocio es más resiliente que otros ante periodos de crisis pero aun así sufrimos la inactividad de nuestros clientes. En el departamento de TI sí que estamos revisando la prioridad de nuestro portfolio para tener ya un plan B o C para aplicarlos si procede en función del impacto y sí que se pueden retrasar alguna de las inversiones planificadas”.

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