No hay ninguna duda de que actualmente los contenidos se generan a la velocidad de la luz. Una navegación casual por Internet  revela que el gran número y amplitud de sitios web y blogs, sobre cualquier tema, continúa en aumento. Sólo los periódicos producen 100 terabytes de contenidos en un año. Sin embargo, aunque parezca que la explosión de contenidos sólo se da en el ámbito público, lo cierto es que en el sector privado es aún mayor. Las alrededor de 5.000 páginas de Google y Yahoo palidecen en comparación con mi compañía, que genera esa cantidad de contenido diariamente a través del correo electrónico y otros tipos de contenido. Cada mes el contenido se duplica en las empresas y antes de que la década finalice esta cifra será diaria. Esto no es sólo resultado del uso de ordenadores de sobremesa sino de los smartphones, redes sociales como Facebook® y Twitter™, y otros medios como Youtube®, dispositivos como los iPads® e incluso automáticamente de servidor a servidor.

El crecimiento astronómico del contenido junto con los nuevos métodos de distribución del mismo y las herramientas Web 2.0 hacen necesario que las empresas conozcan bien cómo gestionar las personas, procesos y contenidos que conforman la nube.

Son precisamente las compañías que aprenden a gestionar y utilizar de manera efectiva los contenidos que están ahí fuera y que cuentan con sistemas para este diluvio continuo las que mantendrán una posición más competitiva frente al resto. La nube aporta simplemente un método mejor para suministrar contenido a un mayor número de gente, sin embargo para las empresas las ventajas son otras: las nuevas ideas que surgen de los empleados que tienen mejor acceso a la información y herramientas eficaces de colaboración lleva en última instancia a la innovación.

Muchos de nosotros empleamos gran parte de nuestro tiempo en la nube, utilizando correo electrónico basado en Web, sitios de redes sociales, servicios de fotos, vídeos y en nuestros smartphones. En un futuro próximo, se espera que la mayoría de las operaciones informáticas se produzcan en la nube, no en nuestro software residente o PCs. Esto puede realizarse bien a través de una infraestructura cloud (laaS), donde se accede al almacenamiento y a los servidores virtuales a través de un tarifa que cubre sólo el espacio que se necesite; una plataforma cloud (PaaS), el suministro de una plataforma informática o serie de software como un servicio; o una aplicación cloud, conocida como Software-as-a-Service o SaaS. La nube existe en tres modelos – pública, espacio de trabajo (privada) o la combinación de los dos, llamada híbrida.

El modelo de cloud pública suministra recursos a través de Internet mientras un espacio de trabajo o cloud privada hace lo mismo a través de redes privadas. Nuestra recomendación a las empresas es establecer un modelo híbrido para disponer la seguridad que proporciona un entorno cloud privado y la disponibilidad de ofertas de la nube pública.

Espacio de trabajo Social

Las tecnologías Web 2.0 incluyendo wikis, blogs, RSS y redes sociales así como la nueva Web 3.0 donde el contenido está altamente personalizado son los vehículos para navegar a través de la nube. Y afortunadamente, las compañías cada vez las consideran más como herramientas de productividad. Esto es porque están creando nuevas y excitantes formas de conectar, interactuar y colaborar. Dentro de la empresa, las formas de colaboración son la base de un espacio de trabajo social, que se organiza según áreas de interés. La jerarquía trabajador/directivo tradicional se deja a un lado y se anima a los empleados a compartir ideas y conocimiento dentro de comunidades y foros en las intranets de su compañía. Y el hecho de compartir aporta una mayor satisfacción en el trabajo lo que lleva a una mayor innovación – el beneficio clave para las empresas.

La clave por supuesto es un “entorno empresarial gestionado”. La naturaleza de los medios sociales es la apertura, lo que está bien para el usuario privado pero supone más de un riesgo para las empresas. Cuando se utilizan aplicaciones de terceros en entornos de negocio, se expone a las compañías al malware que puede colarse sin ser detectado. La utilización de herramientas fuera del firewall pone en riesgo la información corporativa. Sin embargo, las prácticas efectivas de gestión de contenidos empresariales pueden reducir los riesgos de seguridad de las herramientas Web 2.0. Para determinar si el contenido está en riesgo, una organización necesita determinar cómo se almacena el contenido Web 2.0, cómo se gestiona el contenido y si los métodos de gestión y almacenamiento cumplen las regulaciones normativas y las políticas de control internas.

ECM en la nube

La nube presenta oportunidades a las organizaciones para ahorrar “alquilando” software, servicios y plataformas en vez de gastar tiempo y dinero construyendo una infraestructura desde cero. La asignación de tareas informáticas como la gestión de documentos, archivo y workflow a una ubicación remota permite a las organizaciones dedicar su tiempo y sus recursos a actividades que realmente aporten un valor significativo al negocio. Pero los problemas de protección de datos, integridad operacional, continuidad de negocio y recuperación ante desastres que acompañan a las herramientas Web 2.0 suponen también una barrera para que las empresas decidan llevar su contenido a la nube. A pesar del atractivo ahorro de costes, algunas organizaciones tienen miedo de tener los datos sensibles “ahí fuera en la nube” y no protegidos y salvaguardados detrás del firewall.

Sin embargo, a medida que el contenido continúa su inexorable crecimiento, la nube y su gran potencial de compartir información, tiene un aliado en la ECM, que de forma análoga sigue expandiéndose y ampliándose. Las plataformas cloud ofrecen a los departamentos de TI la capacidad de eliminar la implementación de hardware de la foto completa de ECM. Como resultado de ello, las organizaciones pueden suministrar nuevas aplicaciones sin tener que adquirir nuevo hardware o software y sin necesidad de consultores para poner en marcha los sistemas corporativos. Lo que queda es la gestión de contenidos empresariales que, operando a través de la nube, mejora enormemente la potencia de computación, semejante a las decenas de trillones de computaciones por segundo de un conocido motor de búsqueda en Internet frente a la media de 3.000 millones de computaciones de PC por segundo. Como servicio cloud, la ECM ofrece a las empresas una capacidad tremenda para recopilar, correlacionar y analizar datos. Y la ECM no está limitada por el idioma, un obstáculo en las bases de datos tradicionales. Las aplicaciones ECM pueden diseñarse para almacenar contenido que es traducido a muchos idiomas distintos, incluso aquéllos con caracteres simbólicos como los asiáticos.

Con el advenimiento de Unicode que soporta todos los lenguajes escritos del mundo, las herramientas de Social Media continúan siendo cada vez más personalizadas. Los usuarios encuentran ayuda en sus búsquedas online a través de una inteligencia añadida que puede entender el significado y el contexto, como rellenar las palabras a medida que se teclean en los motores de búsqueda. Esto es la base de la Web 3.0, también llamada Web Semántica por su capacidad para determinar el significado en las intenciones de búsqueda. La ECM seguirá el desarrollo de la Web Semántica, llegando a ser más flexible, multi-plataforma y segura.

A medida que las empresas consigan controlar los problemas de seguridad y privacidad que impiden la adopción generalizada de la nube, sus ventajas serán evidentes. Los empleados tendrán mayor y mejor acceso los unos a los otros a través de blogging, comunidades y otros foros, rompiendo las barreras jerárquicas que limitan a las organizaciones y  generando ideas frescas que inevitablemente llevarán a la innovación. En el pasado, con las nuevas tecnologías empresariales, las compañías podían quedarse al margen un tiempo antes de adoptarlas. Pero con la rápida evolución del cambio, ya no se pueden permitir ese lujo. El momento para ponerse en marcha es ahora.