En un entorno empresarial cada vez más competitivo y caracterizado por la creciente presión de cumplimiento normativo, las empresas  buscan soluciones para capturar, almacenar y gestionar de forma eficiente la información, a menudo dispersa en diferentes sistemas, aislada en diversos departamentos o repartida en distintas ubicaciones geográficas. Según un estudio reciente realizado por el Economist Intelligence Unit, el 70 por ciento de los directivos de las pymes cree que la gestión de datos en diferentes silos limita la consecución de sus objetivos de negocio. Hoy en día los proveedores ofrecen una gran variedad de herramientas de consulta, comunicación y aplicaciones que soportan el intercambio de información; sin embargo, estos sistemas funcionan como entidades independientes y no llegan a formar parte del núcleo de los procesos de negocio. Esto conlleva esfuerzos innecesarios, malos entendidos entre las divisiones de la empresa y, en última instancia, que las compañías pasen por alto sus objetivos de negocio.

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Los sistemas de colaboración, diseñados para poner en práctica estrategias más efectivas mediante la optimización de los procesos de negocio, forman parte de la “columna vertebral” de cualquier empresa y reúnen información de sus clientes, empleados, socios, proyectos y finanzas en una única plataforma. Una colaboración efectiva debe unir  elementos dispares de las operaciones de una compañía -un ingrediente crucial para el éxito.

En un momento como el actual, con menos recursos, menores economías de escala y un mercado dominado por las grandes corporaciones, muchas pymes tienen también que hacer frente a una gran carga regulatoria. Para afrontar este desafío, las estrategias de colaboración de las pymes se están alineando con las iniciativas estratégicas de negocio y las operaciones. Es imprescindible por tanto, que la colaboración convierta la información en acciones inteligentes para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus principales objetivos.

Las herramientas de gestión del conocimiento son un componente fundamental de la colaboración en las empresas de tamaño medio, al sustentar las decisiones de negocio con información actualizada sobre el rendimiento de la empresa y el mercado. Independientemente del departamento al que se pertenezca, la colaboración facilita que todas las unidades de negocio puedan comunicarse y compartir información entre sí permitiendo mayor eficiencia y agilidad en la toma de decisiones sobre cuestiones estratégicas. Una base de datos empresarial única o un sistema ERP ampliado permite que la información sea digitalizada y almacenada de inmediato, pudiendo estar estructurada y enriquecida por medio de hipervínculos entre los datos. Las opciones de Palabras clave Obligatoria y Texto libre ayudan a asegurar que cada persona tenga acceso a la información que necesita.

El hecho de que cada vez existan unos requisitos de cumplimiento más rigurosos hace que las empresas están más presionadas que nunca para mantener y gestionar correctamente sus informes empresariales. Sin embargo, la cantidad de datos que genera una sola empresa puede ser asombrosa, y muchas compañías invierten gran cantidad de tiempo y recursos para obtener datos actualizados y archivarlos correctamente. Sin embargo a pesar de estos esfuerzos, numerosas organizaciones siguen teniendo dudas sobre los datos que deben archivar y conservar. Los sistemas de colaboración se caracterizan porque disponen de una fuente de información única, lo que facilita el cumplimiento normativo, haciéndolo más sencillo y accesible. Incluso las empresas que cuentan con múltiples ubicaciones saben exactamente dónde buscar la información. Este planteamiento hace innecesarios los costosos inventarios de información y los complejos análisis.

Una exitosa automatización de los procesos de negocio permite a las empresas planificar, ejecutar y supervisar las actividades, así como establecer indicadores clave de rendimiento y realizar el seguimiento en un momento dado para tomar una determinada decisión. Una parte fundamental de esta infraestructura es la creación y mantenimiento de datos seguros. Los datos se introducen una sola vez, en una sola base de datos y por ella circulan todas las transacciones. Esto crea un entorno de gestión de información eficiente donde la información se entrega al destinatario cómo y cuándo la necesita.

La comunicación organizacional debe establecerse como una parte del trabajo diario de las personas. La gestión documental y de conocimiento trata de hacer accesible el conocimiento de un empleado al resto de la organización. Toda la información debe ser capturada y gestionada en un sistema de gestión y creación de documentos, flexible y fácil de usar, que permita a las organizaciones optimizar sus   comunicaciones internas y externas.

Las herramientas de colaboración están, en su mayoría, diseñadas para aumentar la productividad de los empleados con herramientas de gestión de proyectos que proporcionan mejoras cuantificables que repercuten en los resultados de la organización. Una solución de gestión de proyectos ofrece a los empleados acceso a información relevante, como disponibilidad de las personas y recursos, plazos y presupuestos. Este tipo de solución también funciona como una base de conocimientos para el almacenamiento de toda la información sobre los proyectos que han finalizado, y que se puede utilizar como una plantilla para nuevos proyectos, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.

Las mejoras en el producto son un factor clave en la determinación del retorno de la inversión en software empresarial. Las empresas necesitan una plataforma para captar y retener ideas innovadoras que impulsen el desarrollo de toda la organización. El trabajo colaborativo permite a los empleados conectar y entender mejor a sus clientes para que puedan actuar en consecuencia y atender las necesidades actuales y futuras. En última instancia, esto significa que las empresas pueden desarrollar, comercializar y vender sus productos y servicios con mayor facilidad.

El departamento de Marketing genera habitualmente el segundo mayor presupuesto de gastos de una organización, mientras que el departamento de Ventas es el encargado de generar ingresos. Una solución de colaboración que promueva la cooperación entre marketing y ventas puede ayudar a las empresas a identificar mejor los contactos comerciales, convertir esos contactos en oportunidades y las oportunidades en nuevos contratos. También es posible reducir los plazos de ventas, optimizar traspasos entre los equipos de marketing, ventas y servicios, y redoblar tiempo para el personal de ventas.

Una cuestión muy importante es que el software debe ser fácil de usar; y aquí el jurado no es el departamento de TI sino las personas que utilizan la solución como parte de su trabajo.  A la largo, la facilidad de uso acelera el retorno de la inversión: cuanto más rápido se aprenda a usar una tecnología, antes se beneficiará la organización.

Cualquier esfuerzo de colaboración debe estar estrechamente alineado con las principales iniciativas de negocio de una organización. Para las PYMES, en concreto, una solución que incorpora una base de datos única y centralizada debe ser considerada como una solución ágil, sencilla y menos costosa de implementar.

Las capacidades de colaboración son una parte intrínseca del sistema que se utiliza diariamente para minimizar el riesgo que puede derivarse del cambio. Las mejores soluciones pueden tener sentido para las grandes organizaciones en las que los presupuestos y recursos de TI son proporcionalmente mayores. Pero dichas soluciones tradicionalmente han tenido una implementación lenta, son costosas y tienen un bajo retorno de la inversión. Los sistemas de colaboración empresarial ofrecen todos los elementos necesarios para conseguir una buena colaboración, al formar parte del núcleo de los datos y procesos de negocio existentes.