El digital workplace es la evolución del trabajo hacia un entorno más amigable y productivo. Desde la pandemia los procesos de digitalización de los entornos de trabajo se han acelerado. En la actualidad, la apuesta por los entornos híbridos ha obligado a las compañías a avanzar en la transformación del puesto de trabajo para ir al digital workplace.
Para tratar cuál es la evolución Byte TI organizó un encuentro, patrocinado por Kyocera, Incentro y Zoom, que contó con la participación de José Manuel Medina, CTO de LaborMatters Abogados; Raquel Pinillos Gil, Business Solutions Director de Kyocera; Manuel Tarrasa Sánchez, CIO de Prosegur; Miguel Ángel Ramos, Responsable Digital Workplace en Leroy Merlin; Manuel Asenjo, Director IT y Ciberseguridad en Broseta Abogados; Daniel Damas, IT Security Manager de Nationale-Nederlanden; Rafael Corrales, CIO de Nuubo; Raúl Belber, IT Director de Northgate; Néstor Cortés, Google Workspace Technical Lead de Incentro; Antonio Gómez, Enterprise Account Manager de Zoom; José Morales, Director TIC de Acciona y Diego Carbajales, IT Workplace & Service Delivery Manager de Dufry.
El encuentro lo comenzaron las tres empresas patrocinadoras que dieron a conocer cuál es su punto fuerte en esta materia. Así, Néstor Cortés, Google Workspace Technical Lead de Incentro, explicó que su compañía “es una consultora de Transformación Digital que es partner de Google con 14 oficinas alrededor de todo el mundo y especialistas en soluciones cloud. Somos especialistas en la modernización de entornos de trabajo”. Por su parte, Antonio Gómez, Enterprise Account Manager de Zoom comentó que “además de lo que somos conocidos por la mayoría del público, nos dedicamos a implementar proyectos de Digital Workspace y también estamos posicionado en los ámbitos de telefonía o Contact Center”. Finalmente, Raquel Pinillos Gil, Business Solutions Director de Kyocera, explicó que uno de los puntos fuertes de esta multinacional “es haber recogido la experiencia que tenemos en lo referente a la gestión documental en la nube y hemos desarrollado una plataforma API low code que nos sirven para modernizar aplicaciones que tienen que ver con el puesto de trabajo”.
Forma de trabajo
Tras ello, fueron los diferentes representantes los que explicaron cómo han transformado el puesto de trabajo. Así, Manuel Tarrasa Sánchez, CIO de Prosegur explicó que “nosotros llevábamos un camino de teletrabajo antes de la pandemia, pero ésta nos ha servido para acelerarlo mucho. Con esto, la cantidad de viajes se ha reducido mucho por el uso de estas herramientas y hemos realizado grandes inversiones en apostar por esta transformación del puesto de trabajo. Ha cambiado mucho la cultura de trabajo y la forma en la que se colabora. Ahora que casi todo el mundo teletraba, la posibilidad de participación es mucho más democrática porque la relación se hace mucho más simétrica”.
Raúl Belber, IT Director de Northgate explicó que “a nosotros se nos complica ya que hay puestos en los que es imposible implementar el teletrabajo y maridar los puestos que sí y los que no. El puesto de trabajo trasciende de la tecnología a otros atributos que no habíamos tenido en cuenta. Hemos puesto herramientas que nos han dado la posibilidad de dar continuidad de negocio, pero todavía estamos lejos de esa hibridación. Está muy bien el teletrabajo, por ejemplo para la retención del talento, pero todavía tenemos que aprender a diferenciar entre los puestos que tienen posibilidad de teletrabajo y aquellos en los que no”.
En el encuentro quedó clara la diferencia que existe entre las compañías y cómo la implementación del digital workplace depende mucho del sector en el que opere. Para Miguel Ángel Ramos, Responsable Digital Workplace en Leroy Merlin, “la mayoría de nuestros colaboradores son de atención al público. A todos ellos, les ofrecemos escritorio y también movilidad en lo que se refiere a digital workplace. Así hemos conseguido adaptar las tiendas. Justo antes de la pandemia empezamos a trabajar con escritorios virtuales. Al principio hubo cuellos de botella porque la mayoría de los equipos no eran portátiles. Superado el cuello de botella, hemos retirado los sobremesa y todo trabajador que necesita un equipo trabaja con un portátil”.
Antonio Gómez de Zoom explicó lo que están viendo en las diferentes empresas: “Nosotros vemos lo que necesitan las empresas que tienen que gestionar grandes volúmenes de trabajo y quieren hibridar lo híbrido. Los fabricantes tenemos que dar soluciones a todas las tipologías de empresa y a sus necesidades. Para mí es difícil saber cuál va a ser la evolución en los próximos 4-5 años, porque la vuelta a la oficina se ha basado en utilizar las instalaciones que ya tengo pagadas. Al final, las soluciones son más complejas. Por ejemplo, en una sala de reuniones ya no vale con una webcam. Por otro lado, tenemos la gestión de los espacios físicos de trabajo, que cambian de usuario y que no tienen un puesto de trabajo físico fijo y eso hay que adaptarlo. Estoy viendo también que hay tipos de gran cuenta de un entorno familiar que quiere volver a lo anterior e implementando las herramientas que tenían antes. El objetivo, al final, debe ser ofrecer la productividad total”.
La importancia de la pandemia
Lo que está claro es que la pandemia cambió la forma en la que trabajaban las organizaciones. En este sentido, José Morales, Director TIC de Acciona explicó que “a nosotros la pandemia nos pilló con un presupuesto muy grande para hacer Campus Acciona. Justo nos pilló cuando empezábamos a establecer el proyecto de construcción. En aquel momento, salvo el equipo TIC, nadie teletrabajaba. Dos semanas antes del estado de alarma previmos lo que podría pasar y nos pusimos a trabajar y no tuvimos problema. Transcurrida la pandemia seguimos trabajando en el Campus y tan buena experiencia hemos tenido que lo vamos a exportar a otras localizaciones. Nosotros seguimos planificando lo que teníamos antes y estamos en la continuación de los proyectos que teníamos y ahora trabajamos de otra manera: el trabajador tiene que reservar su mes, una sala, y todo lo hace a través de su móvil. Esto ha requerido una reorquestación de diferentes proveedores pero somos muy potentes en TIC para hacer una infraestructura robusta. Los empleados están encantados con esta nueva experiencia. Lo que no sé es en que quedará el teletrabajo porque las filosofías de las empresas son diferentes: hay empresas que solo quiere el presencial y otras que tienen el teletrabajo implementado de forma total”.
La implementación del digital workplace depende mucho del sector en el que opere la empresa
Para Manuel Tarrasa Sánchez, CIO de Prosegur, “es curioso porque la gente joven que ha salido de la facultad se pierde muchas cosas, también en su formación, si hacen todo en remoto. Nosotros intentamos hacer un mix entre lo físico y lo remoto. Es verdad que no está nada claro donde va a ir el teletrabajo, aunque creo que si la fuerza laboral es escasa y demanda teletrabajo, iremos hacía allí. Está cambiando todo a tanta velocidad que es difícil predecir a dónde vamos”.
Diego Carbajales, IT Workplace & Service Delivery Manager de Dufry tiene, además de su labor habitual, una tarea extra: “A primeros de año compramos Autogrill. Esto nos ha movido toda nuestra planificación y básicamente nuestro esfuerzo se basa en integrar a la nueva compañía. Tenemos muchas oportunidades para trabajar de forma más sencilla. Tenemos la premisa de que cualquier aplicación tiene que ser cloud first, pero es que ahora también lo tienen que ser las integraciones. Tenemos una estrategia de 3-2 en cuanto a ir a la oficina. Tenemos demanda de gente que quiere ir a la oficina y gente que quiere solo teletrabajo. El tema de seguridad también es muy importante y lo estamos cubriendo con tecnologías de virtual desktop”.
Manuel Asenjo, Director IT y Ciberseguridad en Broseta Abogados cree que “la feria va a ir por barrios. Yo represento a un despacho pequeño de abogados y nosotros, por las diferentes ubicaciones geográficas, tenemos que tener un workplace para poder trabajar en esas ubicaciones o en casa de los clientes, a pesar de que no tengamos implementado el teletrabajo de forma total. Hacemos mucho foco en la seguridad y todos nuestros equipos son portátiles salvo los de las personas de recepción”.
Por su parte, Rafael Corrales, CIO de Nuubo explicó que en su compañía, “ahora mismo estamos inmersos en implantar un ERP. Hay cosas que no podemos hacer en un entorno físico al tener presencia en diferentes localizaciones y países. Por eso, es importante para nosotros tener un digital workspace. Ahora mismo no nos planteamos un cambio de modelo que es hiperflexible ya que cada uno va a la oficina cuando quiere y cuando lo necesita. Tenemos también hiperflexibilidad en el horario y ya tenemos casi 5 ó 6 grupos de horarios de diferentes”.
La unión entre TIC y RRHH
Para Raquel Pinillos Gil, Business Solutions Director de Kyocera, la clave del éxito en la implementación del nuevo puesto de trabajo radica en el departamento de Recursos Humanos. Tal y como explicó la portavoz de la multinacional nipona “es fundamental que el departamento de RR.HH. trabaje de forma conjunta con el departamento de tecnología. La implementación del digital workspace no es sólo un asunto de implementar determinadas soluciones o de dotar a las trabajadores con un equipamiento específico. Hablamos de formas de trabajar, en las que las personas cobran un papel imprescindible. Por eso, una transformación del puesto de trabajo sólo es efectiva si se cuenta con ese trabajo conjunto entre ambos departamentos”
Por su parte, Néstor Cortés, Google Workspace Technical Lead de Incentro aseguró que “desde la pandemia vemos un cambio radical. Ahora observamos que cada empresa tiene filosofías diferentes. En nuestro caso tenemos flexibilidad total. Nos dimos cuenta que los espacios de trabajo digitales habían venido para quedarse. Creemos que hay una serie de características a tener en cuenta: accesibilidad para no depender de estar en un lugar físico. Colaboración en tiempo real que, en nuestro caso, ha permitido reducir los viajes. La organización de la estructura, que permite la organización de los archivos y los proyectos. La integración de las aplicaciones para facilitar que no haya ninguna caída del trabajo. La seguridad y la privacidad es otro de los elementos importantes. Y todo ello apostando por la nube”.
Pinillos explicó, por su parte que “la madurez de un negocio depende de la capacidad para medir que tienen las empresas. La parte del digital workspace tiene que ver con las aplicaciones y los procesos. Si los procesos en el back office no están alineados con el front office entonces hay una congestión importante. Eso es lo que ofrecemos desde Kyocera: la descongestión. En la parte que tenemos en conversaciones con CIOs lo que vemos es que hay una preocupación por descongestionar ciertas áreas o procesos que hacen que la tecnología no fluya para dar determinados servicios.”
