Expensya ha dado a conocer sus soluciones de software para hacer frente a los posibles fraudes en las múltiples áreas de una empresa, más en concreto, con el engaño de los reembolsos de informes de gastos. El informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) estima que las organizaciones pierden un 5% de sus ingresos anuales por gastos fraudulentos. 

A pesar de este dato y el gran riesgo que corren las organizaciones, un 58% de estas, no cuentan con los niveles óptimos de personal y recursos para luchar contra el fraude. Por ello, ser capaz de identificar dónde puede ocurrir una posible fuga supone un paso importante para detener el fraude en las notas de gastos de corporativas.

“El fraude en las notas de gastos responde principalmente a una gestión inoperante de los mismos y a procesos de control inadecuados. La implantación de una solución inteligente de gestión de notas de gastos como Expensya, que cuenta con módulos antifraude que alertan de los gastos duplicados y de la manipulación manual del importe de un gasto ingresado a partir del reconocimiento inteligente, facilitará esta labor, afirma Karim Jouini, CEO de Expensya. 

Puntos clave para detener el fraude

La solución inteligente de la compañía además de automatizar, facilitar y optimizar la gestión de informes de gastos, puede ayudar a las empresas en sus labores de cumplimiento y en sus procedimientos de control gracias a varias funcionalidades esenciales, tales como: 

  • Capacidad de entrada automática de datos: la tecnología de reconocimiento inteligente OCR+ captura los gastos de los empleados y permite recopilar gran cantidad de información de la factura. Así, OCR+ puede detectar datos de hasta el nivel 3, como el número de noches en un hotel, extraer el precio por noche, el monto del impuesto turístico o incluso verificar el número SIREN o RCS del comerciante.
  • Detectar automáticamente duplicados: los duplicados son una de las principales fuentes de fraude corporativo. Por ello, una buena herramienta debe ser capaz de automatizar la detección de gastos duplicados a través del uso de algoritmos que comparan diferentes variables para determinar si existe un riesgo. Utilizando un sistema de alertas, el verificador puede comparar directamente el supuesto duplicado con los gastos que le parecen cercanos.

Un 58% de las organizaciones no cuentan con los niveles óptimos de personal y recursos para luchar contra el fraude

  • Optimizar flujos de validación optimizados y controlar los informes de gastos: el sistema de alerta advierte al validador de gastos que puedan parecer duplicados o sospechosos, ofreciéndole acceso al calendario para comprobar la consistencia de los gastos incurridos. Y es que, la validación a través de dispositivos móviles supone un importante ahorro de tiempo.
  • Automatizar el cumplimiento de la política de gastos: gracias a una herramienta que permite configurar reglas de gastos para alertar al auditor, bloquear ciertos gastos y establecer límites automáticos, entre otras. Estas reglas deben ser configurables de acuerdo a parámetros, como: monto del gasto, fecha, tipo de gasto, presencia o ausencia de invitados y posibilidad de refacturar el gasto. Lo que facilita la automatización de dos elementos: comunicación sobre las reglas de gasto de la compañía y control de cumplimiento.
  • Inteligencia de negocio: a través de un módulo de BI ultra avanzado basado en tecnologías Data Lake y con una representación generada por Power BI, y a diferentes algoritmos, lo que permite un análisis en profundidad de los gastos para detectar muchas anomalías. Las comparaciones en diferentes niveles facilitan la detección de quién gasta más que los demás e incluso qué gastos parecen anormales en comparación con los precios del mercado.