Capítulo 1. El ERP como palanca para empujar la transformación digital

Comenzamos a partir de hoy una serie de entregas en las que, Jorge Iglesias de Ussel, analizará la importancia que está teniendo el ERP en la digitalización de las empresas. Cada semana estará disponible a través de la web un nuevo capítulo.

Evidentemente, todo lo que hoy en día conocemos de la transformación digital va mucho más allá de la concepción de digitalizar los procesos de negocio de una compañía, de hacer más eficientes los procesos internos de la misma o simplemente poner herramientas tecnológicas donde antes había un proceso manual. Es decir, no es sólo esto en lo que se basa el concepto de transformación digital, sino que el concepto es más amplio e impacta a todas las áreas de una organización posicionándose en cómo mejorar la relación con mis clientes mediante la re evaluación de la cadena de valor, la re definición de los procesos de negocio. El objetivo último es poder capturar más rápidamente los cambios en las necesidades de los clientes, de la industria y del mercado.

Por tanto, cuando hablamos de transformación digital hablamos de disrupción en el modelo de negocio incrementando el valor ofrecido a los clientes, siendo más ágiles porque la cultura y los equipos tienen la capacidad de facilitar la innovación y, esto se plasma generalmente en la cuenta de resultados, obteniendo unas mayores ventas o unas ventas con un mayor margen bruto.

El mundo del ERP tiene que ver con los procesos de negocio y como estos procesos son cubiertos por los diferentes ERP, con la gestión única de los datos maestros, integrar soluciones de reporting, proveer de un ecosistema de soluciones integradas al ERP, incorporar funciones de aprobación de tareas, integración con paquetes ofimáticos, etc. Seguramente este planteamiento tiene por objeto ayudar a las compañías a ser más eficientes mediante la gestión única del dato y de la gestión end-to-end de sus procesos, estandarizar procesos, facilitarles el proceso de cumplimiento legal y fiscal, y que permitan realizar un mejor control del negocio. Este incremento de la eficiencia se traduce directamente en una reducción de tiempo dedicado a tareas de poco valor, para dedicarlo a tareas que aporten valor al negocio y a la organización.

Según señala el informe Top Priorities for Finance Leaders in 2021 de Gartner (imagen a continuación), el CFO tiene en su agenda diferentes iniciativas de digitalización y esto le debería acercar a las prioridades del CIO y, por tanto, debe de facilitar una estrategia común en la compañía. Lo más interesante que dentro de las iniciativas, subir el ERP a la nube es una de ellas que se complementa con iniciativas de RPA, Analytics y AI que tienen relación con datos y procesos gestionados por el ERP.

Integrando la tecnología digital de la manera apropiada, el ERP puede ser una palanca que ayude a empujar la transformación digital y jugando un papel relevante en las organizaciones, generando un valor adicional al negocio. Es por ello por lo que los proveedores de soluciones ERPs continúan evolucionando sus productos e invirtiendo en nuevas tecnologías para ofrecer las soluciones más innovadoras a sus clientes. A continuación destacamos las principales.

· Mejorar el uso de datos e incrementar su valor incorporando información adicional. Los ERPs ya han realizado una función relevante a la hora de disponer un dato integrado, o al menos, cumplir la función de ser el repositorio de datos oficial de la organización. Ahora el objetivo es más ambicioso porque se quiere ampliar el uso que se le da a los datos enriqueciéndolos.

· Disponer de datos en tiempo real para prestar un servicio al cliente mejorado. Es decir, todo aquello que permita a la organización disponer de datos constantemente actualizados e integrados facilitará las gestiones y operativas con los terceros y, por tanto, incrementará la eficiencia interna de la organización.

· Aumentar la productividad, con soluciones en la nube y de movilidad ayuda a que las personas tengamos más fácil el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento mejorando la productividad de los equipos. Aquí el avance en los últimos años ha sido muy relevante y, digamos que no existe vendor de solución ERP que no cuente con gran parte del producto incorporado a la nube.

· Debemos añadir que prácticamente todos los proveedores ya cuentan con las soluciones ERP en la nube bajo un modelo SaaS aportando escalabilidad y flexibilidad a las organizaciones, además de que dichas soluciones cuentan prácticamente con las mismas funcionalidades que ya ofrecían con productos on-premise. Destaca su implantación, principalmente, en empresas u organizaciones con negocios que no tienen una gran complejidad, disponibilidad limitada de recursos de IT, o simplemente para pasar el coste a OPEX.

o Aporta mayor flexibilidad para incorporar nuevos usuarios, compañías, y alcance.

o Cuentan con un alto grado de disponibilidad del servicio.

o De manera periódica se actualiza la versión del producto facilitando el mantenimiento de la herramienta y evitando realizar backups, etc.

o El servicio cuenta con mecanismos de seguridad para evitar accesos no autorizados o acciones malintencionadas. Soluciones de disaster recovery, replicación de datos en data centers, etc.

o También ayuda a dar el paso, que digamos pasamos en términos financieros de CAPEX a OPEX en la compra y mantenimiento del ERP.

· Al gestionar procesos, los ERPs tienen una integración directa con soluciones de process mining que pueden aportar un análisis adicional a la organización en identificar procesos cuello de botella e implementar diferentes soluciones para eficiente los procesos. Soluciones de mercado como Celonis integrar la información desde el ERP para poder explotar dicha información para su análisis. Otras soluciones como UiPath también disponen de conectores estándar con ERPs.

· Además, con tecnologías RPA, hoy en día es relativamente sencillo poder implementar soluciones RPA que nos ayuden en la automatización de tareas repetitivas y de poco valor, hecho que permitirá a los usuarios poder focalizarse en procesos y tareas de valor añadido para la organización. Existen soluciones en los ERP que ya incorporan la solución de RPA como en SAP, Oracle.

· La aplicación de Matching learning a los procesos gestionados por los ERPs favorece el incremento de la eficiencia. Un caso de uso relevante es en SAP S4Hana Cash Management, donde existe la posibilidad de aplicar lógicas de ML a los procesos de conciliación de cobros facilitando que el sistema aprenda por el uso que hacer el usuario. También la precisión se verá mejorada por el uso de ML en la generación de informes o la explotación de analítica avanzada. o Ejemplo, SAP Cash Management https://news.sap.com/2017/05/sapphire-now-sap-cash-application-powered-by-sap-leonardo-machine-learning/

· IoT, con la llegada del 5G este tipo de tecnología se terminará ampliando para su uso en los ERPs. Ya existen ciertas integraciones entre la tecnología IoT y los ERPs que enriquecerán los datos en el ERP provenientes de los diferentes dispositivos IoTs, haciéndolo, además, en tiempo real. Esto a su vez, incrementará el volumen de datos, que a su vez incrementará las necesidades de analítica predictiva, AI y ML.

o Un ejemplo de uso es incrementar la visibilidad en tiempo real del estado y la utilización de ciertos activos, por ejemplo, maquinaria, ayudando a predecir eventos futuros.

o Esto también incrementaría el uso de datos que se señaló anteriormente.

· También habría que mencionar algunas soluciones de realidad virtual y realidad aumentada aplicados a procesos de negocio de la industria 4.0 son tendencias claras y necesidades de las empresas que los ERPs deberán de contemplar para que el ERP contemple un papel relevante dentro del proceso de transformación digital en las empresas.

· Por último, y no menos relevante son las preocupaciones del top managment sobre la ciberseguridad y, como los ERP deben de proporcionar a sus clientes soluciones más eficaces para mitigar los riesgos de cualquier tipo de amenaza.

Estos son algunos de los retos que los proveedores de soluciones ERP están incorporando a su entorno de gestión, y otro son tendencias que en unos años serán imparables. Mientras que este proceso de enriquecimiento de funcionalidades al ERP sigue su camino, siempre existe la posibilidad de analizar alternativas para un proceso concreto fuera del mundo ERP, por ejemplo, para el cloud computing existen servicios como Amazon Web Services (AWS), Google Cloud o Microsoft Azure donde integrar datos de diferentes fuentes, enriquecerlos e incorporar lógicas avanzadas es relativamente sencillo.

Destacamos, por tanto, 4 elementos clave para las organizaciones en el proceso de transformación:

• Flexibilidad en las posibilidades de enfocar el alojamiento de las aplicaciones y soluciones ERP en modelos privados, híbridos o modelo 100% cloud y, su uso alojamiento con diferentes proveedores (Google Cloud, AWS, Microsoft Azure, etc). De esta manera las organizaciones podrán contar con una mayor disponibilidad y disponer de herramientas de mayor rendimiento.
• Las soluciones ERP que integren soluciones de movilidad, robotización, IA, matching learning, IoT, etc con los objetivos de seguir avanzando en la optimización de los procesos, obtener más información y datos, automatizar una mayor cantidad de procesos, y mejorar la productividad.
• El punto anterior incrementará el uso de datos, creando estructuras de Big Corporate Data, que deben de componer la base para definir una estrategia que saque partido a los datos mediante la tecnología que los ERPs ponen a disposición. Los ERPs incluyen soluciones para integrar y gestionar datos de diferentes fuentes, en tiempo real y en grandes cantidades. La explotación, uso y la implementación de patrones y lógicas predictivas serán otros puntos clave donde los ERPs están avanzando.
• La ciberseguridad es un elemento de preocupación de los CIOs y CDOs de las organizaciones, y los proveedores de los ERPs dan respuestas mediante medidas en Ciberseguridad.

Como conclusión, podemos afirmar que los proveedores de soluciones ERP conocen estas tendencias y las necesidades de sus clientes, y éstos requieren hacer frente a problemáticas de negocio más complejas y diversas, integrar o segregar negocios, integrar nuevos procesos, incorporar nuevas compañías, dentro de un mundo cada día más cambiante que hace que el entorno sea cambiante-. En el fondo, los ERPs están incorporando innovaciones para ofrecer soluciones que faciliten la transformación digital de sus clientes constituyendo un punto más del roadmap digital de una compañía.