Los trabajadores emplean el 15% de su jornada laboral en leer documentos pero gastan hasta el 50% de su tiempo en buscar los papeles que necesitan en su quehacer diario. Este dato, ofrecido por la AIIM (Association for Information and Image Management) pone de relieve además que el 7,5% de todos los documentos se acaba perdiendo fruto de una desastrosa custodia de los mismos.
Esta tendencia no es ajena al sector industrial, en el que además inciden con especial importancia otros factores como la mayor deslocalización en distintos departamentos e incluso entre las fábricas y la central o respecto a los comerciales. Todos ellos causan una mayor, si cabe, preocupación en torno a cómo puede mejorarse el flujo documental dentro de este sector, impulsando la eficiencia en los procesos internos y ahorrando los costes asociados a la mala gestión de su información.
Por ello, desde KYOCERA Document Solutions hacemos repaso a cinco sencillos consejos con los que cualquier empresa del sector industrial puede sacar más valor a sus documentos y manejarlos de forma más sencilla y productiva.
1.- Digitalización de todos los flujos documentales de la empresa à Para 2020, el volumen de información en formato digital que manejan las empresas crecerá 50 veces con respecto a los datos de 2011. Ello vendrá motivado por la necesidad de las compañías de gestionar de forma eficiente las cada vez más ingentes cantidades de documentos que se utilizan a diario. En el sector industrial, las facturas, pedidos, albaranes, documentación asociada a proyectos, planos y ‘roadmaps’ son una fuente inagotable de papeles que sólo con su digitalización (mediante herramientas como MyDOCument) pueden ser entendidos de forma holística, encontrando el documento preciso en el momento exacto.
2.- Acostumbrar a los usuarios a trabajar en digital y abandonar el papel à Al aumentar los esfuerzos de la compañía por trasladar la mayor parte de los flujos documentales al ámbito digital, los empleados deben acostumbrarse a trabajar con sus gestores documentales de forma fluida y efectiva, sacando el máximo valor a las posibilidades de organización, archivado y recuperación de estas soluciones.
3- Correcta localización de la información à Los empleados también deben aprender a etiquetar y categorizar correctamente todos sus documentos, de tal manera que queden clasificados de forma exacta y permitan su recuperación de forma rápida por parte no sólo del propio usuario sino de cualquiera de sus compañeros en cualquier punto de la cadena de producción. No en vano, según varios estudios, el tiempo dedicado a gestionar documentos por la vía tradicional puede llegar a suponer entre un 30% y un 40% de la jornada laboral de un empleado medio, tiempo que caería a un 10,71% si se emplea un sistema de gestión documental.
4.- Control sobre las impresiones à Las industrias también deben controlar el uso que hacen sus empleados de los equipos de impresión, reduciendo costes y consiguiendo que los usuarios siempre tengan disponibles los servicios de impresión y digitalización. Con soluciones como MyQ de KYOCERA, las empresas pueden identificar a los trabajadores que usan sus impresoras mediante tarjetas, PIN o contraseñas personales. Asimismo, estas soluciones permiten establecer políticas de impresión y fijar de cuotas de impresión por usuario o departamento. Además, y para evitar colapsos y colas en determinados equipos, las compañías también pueden llevar a cabo un balanceo de la carga y distribuir el trabajo pendiente entre los dispositivos menos utilizados.
5.- Securización de documentos à La custodia y máxima seguridad en el manejo de documentos es algo clave en un sector con tanta competencia y donde el secreto industrial es clave para mantener un papel destacado en el mercado. Por ello, las herramientas de gestión documental deben garantizar ese máximo nivel de protección y cifrado de todos los datos que se manejen en la empresa.
Son cinco simples consejos con los que cualquier industria puede empezar a aprovecharse de los beneficios de gestionar bien su información corporativa. Sin embargo, para poder extraer el máximo valor de la gestión documental, las organizaciones pueden llevar a cabo una consultoría externa y experta que determine los puntos de mejora en sus flujos de trabajo y establezca las mejores soluciones para remediar la situación.
