La evolución de la mano de obra moderna se mueve por necesidad (rapidez, competencia a nivel global y cambios) y oportunidad (permitiendo el paso a las tecnologías). A día de hoy los lugares de trabajo cuentan con equipos fluidos, multifuncionales y globalmente dispersos y móviles. Como resultado, la capacidad de colaborar virtualmente es vital para que un negocio funcione.

Con el fin de entender por completo como los negocios van acercando y comprometiendo la colaboración de sus empleados y clientes, LogMeIn y Ovum han llevado a cabo recientemente un estudio con empresarios líderes acerca del valor de las reuniones de negocio.

Esto es lo que hemos aprendido.

El 92% de los empleados españoles admite que el número de reuniones a las que acuden se está incrementando, con un 70% de los cuales que considera y percibe esas reuniones con muy poco o completamente carentes de valor. En España, entre las principales conclusiones sacamos que las reuniones virtuales — donde uno o más participantes asisten a conferencias web — ahora representan casi un tercio de todas las reuniones. Esta estadística dice mucho de lo que hoy es una realidad en cuanto a los lugares de trabajo móviles, conectados y consumerizados.

Además, más del 25% de todas las reuniones son ahora ad hoc (reuniones improvisadas que ni están programadas con antelación ni son formales). Este tipo está especialmente acotado a reuniones uno a uno, con un 38% de reuniones internas y un 26% de reuniones externas. Un asombroso total de 5 días y medio es gastado al año esperando el comienzo de una reunión que empieza tarde.

Contando con estas estadísticas, ¿cómo pueden los negocios mejorar su colaboración para conseguir resultados?

En un informe reciente de la revista Forbes, se identificó que las empresas líderes reconocen que la colaboración eficaz conduce inexorablemente a la creación de valor. Una colaboración mejorada ayuda a informar sobre la toma de decisiones y mejora los procesos de negocio. Jaclyn Kostner, consultor en gestión de encuentro virtual y fundador y CEO de Bridge the Distance, revela que la colaboración requiere de tres elementos cruciales. Estos incluyen:

  1. La elección de las herramientas adecuadas

Como explica Kostner, las herramientas virtuales pueden potenciar la eficacia de lacolaboración. Sin embargo, las empresas tienen que elegir las herramientas adecuadas, que sean intuitivas, fáciles de usar y eficaces. Lo que significa, dice Kostner, que «necesitan hacer lo que tienen que hacer.»

El estudio de Ovum encontró que el 66% de las empresas están buscando nuevas herramientas de colaboración web. De este 66% el principal motivo que están buscando para cambiar es una mejor experiencia de usuario. Mientras tanto, el 35% de los ejecutivos dicen que están utilizando las soluciones de colaboración adicionales a las obligatorias o proporcionadas por sus empresas.

2. Activación de los dispositivos adecuados

La encuesta Ovum también revela que el 80% de los participantes en reuniones traen sus propios dispositivos. En conjunto, los resultados de la encuesta indican que las herramientas de colaboración virtuales se están convirtiendo en importantes incluso en las reuniones cara a cara. Esto también apunta a la necesidad de contar con herramientas que sean fáciles de implementar y de usar.

Las herramientas de colaboración deben ser capaces de trabajar sin problemas con una amplia gama de dispositivos. La simplicidad es la clave, explica Kostner , porque «no debe existir la necesidad de llamar al departamento de IT cada vez que se quiera organizar una reunión.”

3. Proporcionar una formación adecuada

Las empresas tienen que hacer algo más además de poner en práctica las nuevas oportunidades que ofrecen las reuniones. Si van a aprovechar el valor de estas nuevas herramientas, los miembros del equipo necesitarán una formación.

«Los ejecutivos necesitan aprender no sólo cómo ‘tocar los botones’ de las herramientas, sino también cómo comprometerse a una forma de trabajo virtual; cómo dar a la gente un sentido por el que sentirse valorados y comprometidos con participar en todas las reuniones y en cada llamada.” Un estudio a menudo citado por Kostner muestra que» sólo el 16% de las personas han recibido formación para trabajar eficazmente en un entorno virtual. «Incluso en los casos en que se realiza la formación, la pregunta es si el enfoque es puramente técnico o si está diseñado para mejorar realmente la eficacia de un encuentro virtual. En general, dice Kostner, «hay mucho que aprender para aprovechar al máximo estas herramientas”.

Por último, la complejidad va en aumento y la necesidad de gestionar esta complejidad impulsa el valor de la colaboración. Si se despliegan correctamente, las tecnologías de hoy en día ofrecen mejoras exponenciales en la capacidad de colaborar.

Colaborar con eficacia se traduce en una enorme ventaja competitiva. Las empresas tienen que promover las culturas que valoran la colaboración. Además, necesitan dotar a sus equipos de herramientas que permitan una colaboración más estrecha entre las funciones clave del negocio. Por un lado, para que el personal encuentre el valor de estas herramientas, y por otro, para que las empresas puedan aprovechar sus beneficios, las cuales necesitan ser fáciles de usar y fáciles de implementar. En pocas palabras, elegir las herramientas adecuadas, llevará a los dispositivos adecuados y a proporcionar una formación adecuada.

Bárbara Sánchez. Regional Enterprise Representative para España y Portugal. LogMeIn