Recursos Humanos, la punta de lanza de la empresa

Hasta finales de los años 90 la tecnología para gestionar los recursos humanos se basaba en herramientas aisladas que sólo servían para los 3 o 4 profesionales del área de recursos humanos que trabajaban dentro de cada organización y que no reportaba ningún beneficio a managers o empleados. Sin embargo, en los últimos años, la consolidación de Internet y la creciente necesidad de optimización de costes en personal por parte de las compañías, han hecho que este tipo de soluciones hayan evolucionado de forma espectacular, y que hoy en día se cuente con instrumentos que implican a todos los empleados de la empresa, permitiendo una gestión real y de calidad de todas las personas que componen la organización. En la actualidad hablamos de auténticos sistemas de gestión del talento, que abarcan desde el reclutamiento del personal, pasando por su formación, desarrollo y retribución, hasta su fidelización.

La gestión de recursos humanos es, sin duda, un punto neurálgico dentro de las empresas. Los departamentos de recursos humanos tradicionales prestaban una mayor atención a la parte administrativa del personal, considerando al empleado básicamente como un coste. En la actualidad, esta actitud ya se ha superado con creces y los modernos sistemas de gestión de recursos humanos fomentan la integración entre el empleado y la empresa. Esta integración implica y fomenta la participación y comunicación a todos los niveles y estamentos de la organización a través de los portales del empleado, además de una mayor preocupación por parte de la dirección por la motivación de los empleados y el desarrollo de su carrera profesional.

Según afirma José Manuel Villaseñor, Director General de Cezanne Software, “hoy en día, los sistemas de gestión de los recursos humanos se apoyan en las últimas tecnologías, véase la tecnología web 2.0, entre otras, que facilitan el acceso a la información y el intercambio de la misma entre todos los miembros de la organización con independencia del departamento en el que desarrollen su actividad. Recursos Humanos es un área estratégica que aporta valor a la cuenta de resultados. Visto así, la información que se maneja en este departamento debe ser compartida y analizada más allá del propio departamento”.

Por otra parte, como en todos los sectores, la crisis se está dejando notar seriamente en nuestro entorno. Eso es indudable. Sin embargo y, teniendo en cuenta que nuestra orientación a partir de este 2010 es claramente SaaS, podemos decir que la crisis nos influye positivamente ya que vuelve la tendencia de “hacer más por menos”.Para Villaseñor, “la crisis no evita el hecho de que las organizaciones sigan necesitando gestionar con eficiencia su capital humano, pero lo que sí hace la crisis es que los presupuestos que se destinan a estos fines no sólo se congelen sino que se recorten al máximo. Por eso, las soluciones basadas en la externalización de los servicios o, incluso en la utilización de las herramientas en modo SaaS, se presentan como alternativas más que a tener en cuenta, especialmente en momentos económicos tan complejos como el actual. El Software como Servicio se convierte así en una opción válida para cualquier organización con independencia del tamaño que tenga, la actividad que desarrolle o el segmento de mercado en el que opere. Es decir que, la crisis no va a hacer que las empresas dejen de invertir en gestionar su capital humano. Lo que va a conseguir esta crisis es que las compañías reorienten sus inversiones, las minimicen, por supuesto y les saquen el máximo rendimiento a corto plazo. La consecuencia directa para nosotros es que aumentarán considerablemente nuestras ventas en SaaS”. Sonia López Viñuela, Directora de marketing de Grupo Castilla señala: “El mundo de las soluciones para la gestión de los RRHH corporativos está en pleno desarrollo, ya que ahora más que nunca las empresas necesitan conocer de primera mano cuál es el valor qué aportan sus empleados al negocio y de qué forma optimizar su trabajo y su experiencia laboral, y todo ello de una manera muy sencilla. No hay más que fijarse en la importancia que están adquiriendo los departamentos de RRHH con respecto a épocas anteriores. En la actualidad están presentes en gran parte de las decisiones corporativas y su aportación resulta clave”.

En definitiva se puede afirmar que actualmente, el desarrollo de la tecnología abarca a todos los ámbitos y actividades de la empresa y, el de Recursos Humanos, no ha quedado indiferente. Los altos niveles y el grado de funcionalidad que alcanzan las soluciones tecnológicas para el área de Recursos Humanos son sorprendentes, permitiendo optimizar, automatizar y agilizar los medios empleados en este campo.  Todas las innovaciones tecnológicas buscan facilitar las labores en los diferentes procesos y en lo que a RR.HH. se refiere, se encuentran en pleno desarrollo, pues ahora las corporaciones ya no se quedan sólo en que tienen que conocer lo que hace cada uno de sus empleados, sino que necesitan tener información detallada, veraz y rápida que las permitan gestionar de forma exhaustiva  y flexible toda la información relacionada con su plantilla, de cara tanto a coordinar y optimizar su actividad, como a incrementar la productividad y el valor que éstos pueden aportar a la compañía. En este sentido, y tal y como asegura Alfonso Olalla, Country Manager de PRIMAVERA BSS “las empresas avanzan ahora hacia la excelencia empresarial. Se pretende aumentar la eficacia de los trabajadores y la calidad de su trabajo, y por extensión, la de todos los procesos, y para ello las soluciones de RR.HH. han cobrado especial relevancia. Así, éste se ha convertido en un departamento fundamental en las corporaciones y como tal, necesita de herramientas tecnológicas que se adecuen a sus requerimientos y permitan cumplir sus objetivos que, a su vez, son prácticamente los mismos que se ha fijado la organización. Gracias a los avances tecnológicos en el área de RR.HH. una empresa puede medir todo el desempeño de sus trabajadores, así como facilitar el desarrollo satisfactorio de las habilidades y aptitudes del empleado para consigo mismo y con el resto del grupo con el que se desenvuelve. En definitiva, las empresas demandan herramientas que permitan implementar, soportar y automatizar los procesos y monitorizar de forma continua y sustentada la conformidad de sus procesos de negocio con el fin de incrementar sus eficiencias y disminuir los riesgos asociados, consiguiendo una mejora continua del rendimiento con rápidos resultados. La mejora de la calidad en el terreno de los RR.HH, llevará a reducir las tasas de “retrabajo” e incrementar la productividad y la eficiencia de los trabajadores”.

Cómo debe actuar la empresa

Poseer un sistema de información que permita guardar datos históricos de sus empleados, para poder hacer análisis de la misma y determinar los colaboradores con mayor potencial así como las necesidades de desarrollo de los empleados es crítico, hoy en día. No se pueden tomar decisiones sin tener los datos de la plantilla. No se puede gestionar el talento sin medir. No se puede recompensar el desempeño de los empleados de forma arbitraria. Para todo ello es necesario disponer de metodologías y herramientas que permitan gestionar el talento. Para Carles Grasas, Product Manager Área Laboral de Sage, “siguiendo la filosofía del ERP, y centrados en el empleado como eje de gestión básica, las soluciones HRM deben ofrecer una serie de módulos totalmente integrados que cubran todos las procesos de gestión del Capital Humano. Por tanto el foco de gestión es el empleado, y en base a él, las soluciones HRM debe contemplar funcionalidades para la administración o cálculo de recibos salariales; así como para la gestión y desarrollo profesional de los empleados. En este capítulo incluiríamos apartados como la gestión del talento, la evaluación competencial, seguimiento por objetivos, procesos para garantizar la equidad interna entre distintos puestos, …; en resumen una gestión lo más completa posible de la carrera profesional en línea con los valores de la empresa”. Por su parte, Pablo Pastor, director de Recursos Humanos de IBM, “las empresas a las que servimos están viendo cómo las nuevas tecnologías pueden convertir sus actuales bases de datos en  información mucho más estructurada y por lo tanto más  valiosa. Sabemos que con esto contribuimos muy directamente a ayudarles  en la toma de decisiones, mejorando por tanto sus ingresos y aumentando la fidelidad de sus propios clientes”.

Mejora de la productividad

Son muchas las dudas que asaltan a los responsables empresariales a la hora de establecer una política de RR.HH. y de contar con un software específico para ello. En realidad, esas dudas vienen por dos motivos: el primero por el factor económico y el segundo, y casi más importante, porque un directivo no las tiene todas consigo de que la productividad de la empresa vaya a mejorar con la implementación de una herramienta de RR.HH. La realidad indica que sí que se produce un incremento de la productividad.  Para Luis Posadas, director general de Savia, “es un hecho probado que la implantación de Portales de Personas reduce los costes de procesamiento y administración. El fomento del desarrollo profesional mediante los sistemas de evaluación del desempeño es un generador clave de la organización. Hay datos contrastados que permiten comprobar cómo la mejora de la comunicación entre la empresa y sus empleados incrementa la eficacia y eficiencia de las plantillas”. Juan Victor Guillén, Director de Comunicación de UNIT4 Ibérica, cree que “tener en cada puesto a la persona idónea, desarrollar sus capacidades para que sea más eficiente, retribuirla de acuerdo a objetivos mejorará sin duda la productividad de la empresa”. En la misma línea se sitúa Reyes Palomares. Directora del área de nómina y gestión empresarial de Seresco: “En estos momentos no se entiende que un departamento de RRHH no disponga de herramientas tecnológicamente avanzadas o de un proveedor externo que le ayude en el diseño de las políticas de RRHH y en el desarrollo de planes de carrera, de la gestion del talento o le ayude a gestionar toda la parte de administración de su plantilla”.

Sólo cuando están alineadas una buena definición de la estrategia de negocio con la buena implementación de las herramientas es cuando las organizaciones pueden tener cierta garantía de éxito. A esto contribuyen las soluciones de gestión de recursos humanos que son capaces de vincular el trabajo que se desarrolla en las áreas de recursos humanos con la cuenta de resultados. Así pues, entender la gestión de recursos  desde el punto de vista del propio modelo de negocio y aplicar el sentido común ayudan a acertar en la elección de la mejor tecnología de gestión de recursos humanos. De este modo, se conseguirá que las estrategias, políticas y procesos que partan de recursos humanos incrementen la competitividad, ayude a la organización a adaptarse a situaciones concretas del mercado y, en definitiva, contribuya a mejorar la cuenta de resultados de la propia organización. En opinión del portavoz de Cezanne, “para que la función de recursos  humanos sea plenamente útil en las empresas, debe estar próxima a la estrategia del propio negocio. Las empresas no somo ONGs por lo que cualquier inversión busca un retorno rápido de la misma. Por eso, las estrategias, las políticas y los procesos que parten de recursos humanos deben tratar de optimizar la competitividad y a mejorar la productividad dentro de las compañías. Para alcanzar estos objetivos, perseguidos por otra parte, por cualquier manager de cualquier área funcional de la empresa, el área de recursos humanos, liderada por su principal responsable debe, desde un enfoque técnico, facilitarle las herramientas apropiadas. Lógicamente, en épocas de recesión económica como la que estamos viviendo, parece claro que cualquier inversión que se realice debe ir dirigida a mejorar los resultados empresariales ya sea a corto, a medio o a largo plazo. Y, las inversiones que se realicen en el área de recursos humanos no pueden ser una excepción.  En este sentido, podremos insistir en el apartado de ingresos o en el de costes, pero al final, el objetivo siempre será el mismo: incidir sobre la cuenta de resultados. En las inversiones en tecnología aplicada a la gestión de recursos humanos no siempre resulta fácil mostrar su incidencia en la primera línea de la cuenta de resultados. Este tipo de inversiones tienden a percibirse más como un sobre-coste para la propia organización”.

Identificar, desarrollar, motivar y retener a sus empleados, por ejemplo en el área comercial, impacta directamente en la cuenta de resultados. Por lo tanto, es necesario disponer de soluciones tecnológicas que faciliten toda la información relacionada con este colectivo y que automaticen los procesos asociados a las labores comerciales,  Apoyar la motivación con el despliegue y puesta en práctica de los programas de desarrollo adecuados, la fijación de objetivos SMART y la implantación de políticas de incentivos diferenciadores y de reconocimiento, es estratégico. Pero nada de esto será posible si no se disponen de las  soluciones tecnológicas adecuadas.

Por otra parte,  convertir los departamentos de recursos humanos en auténticos aliados de negocio permite a las compañías mejorar sus cifras. En este sentido podrá mencionar otros dos ejemplos en los que la tecnología contribuye activamente a potenciar la gestión de recursos humanos y a vincularla con los objetivos corporativos. Por un lado, un clima laboral favorable mejora el nivel de cooperación interpersonal y también entre los diferentes equipos, aumenta el nivel de compromiso y genera la identificación con la compañía, algo que se convierte en un dinamizador crítico para la buena marcha del negocio.

Además, es importante señalar como referencia algunos datos publicados recientemente por la consultora Gartner y que apuntan que aproximadamente las dos terceras partes del tiempo y del presupuesto  de las empresas se dedican a mantener sus infraestructuras técnicas y la actualización de sus soluciones y que 8 de cada 10 dólares que gastan en TIC es, en realidad, “dinero perdido” porque no influye directamente en el crecimiento del negocio. Este tipo de soluciones permiten que las organizaciones se beneficien de las mejores soluciones de Gestión del Talento, reduciendo al tiempo los presupuestos y recursos destinados al área de sistemas para invertirlos en otras tareas más estratégicas.

Finalmente, para sacar lo mejor de cada empleado hay que conocer bien sus capacidades para alinearlas con las competencias que desempeñan dentro de la organización y ayudar a mejorar su compromiso con los objetivos estipulados. Los managers o directivos de recursos humanos deben liderar la implantación y uso de la tecnología capaz de llevar a la práctica estas tareas que permitirán desarrollar el talento de sus colaboradores en beneficio de los objetivos empresariales.

El modelo SaaS

El modelo de Software as a Service se está imponiendo en este mercado en los últimos tiempos. Son muchos los argumentos que pueden esgrimirse para defender el uso del Software como Servicio, y las empresas poco a poco van siendo conscientes de ellos. Disponer de una solución en modo SaaS evita las grandes inversiones iniciales al tratarse de un servicio por suscripción que implica un pago en función del uso que se haga de la misma (mensual, semestral, anual…)  Por este motivo no hay un impacto positivo sobre la cuenta de resultados de las empresas ya que se trata de un gasto y no de una inversión, con las ventajas fiscales que esto supone. Pero además, SaaS ofrece la posibilidad de ajustar el coste del servicio de forma dinámica en función de la situación real de la empresa. Así, el coste del servicio se calcula en función del número de módulos o funcionalidades que se adquieran pero también del número de empleados o usuarios que utilicen la solución. Desaparecen también los costes de mantenimiento y de actualización y se produce un importante ahorro del tiempo dedicado a la administración por tratarse de un servicio externalizado. José Manuel Villaseñor de Cezanne asegura que “nuestra estrategia responde a ese convencimiento y  hemos apostado claramente por ello.. En estos momentos, somos una de las pocas organizaciones que nos posicionamos claramente en el mercado SaaS convencidos de que es el modo más efectivo para las empresas. Sí es cierto que el mercado avanza lentamente quizá una de las razones tiene que ver con la preocupación que muestran algunos organizaciones con la seguridad que ofrece el modelo SaaS. En este sentido, también tenemos algo que decir. En Cezanne Software contamos con la certificación del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información según el nuevo estándar ISO 27001:2005 por sus soluciones en modalidad SaaS (Software-as-a-Service) para la gestión del Talento y RRHH. El estándar ISO 27001 es el único reconocido a nivel internacional que requiere a las compañías tener un enfoque sistemático para la gestión de los datos confidenciales y para la seguridad de la información. Se trata de un reconocimiento muy importante para nosotros ya que demuestra que Cezanne Software utiliza los máximos estándares de seguridad de los datos en sus operaciones. La información de los recursos humanos tiene un carácter muy confidencial y ahora, gracias a esta certificación, nuestros clientes podrán estar seguros de que estamos aplicando los procesos adecuados y todas las medidas internas necesarias para proteger sus datos y reducir cualquier riesgo potencial de seguridad”.

En todo caso, según un informe realizado por IDC España, en los tres próximos años el modelo de software como servicio (SaaS) evolucionará progresivamente en el mercado hasta convertirse en un modelo de referencia frente al tradicional esquema de cliente-servidor, con una penetración del 18%. De esta manera, triplicará su implantación actual (6%) tanto en pequeñas y medianas empresas, como en grandes corporaciones. El desconocimiento y el miedo al cambio son los principales frenos para su expansión, aunque el entorno económico actual favorecerá su implantación. Por su parte, el portavoz de Pirmavera BSS, asegura que “la tendencia que se está imponiendo actualmente en el mercado, no sólo en materia de soluciones de Recursos Humanos, sino en general, viene marcada por la demanda de aplicaciones bajo la modalidad SaaS, puesto que ha demostrado que aporta múltiples beneficios, sobre todo para las pymes.  Aunque  todavía se aprecia cierta reticencia por parte de las empresas en términos de implantación de estas soluciones en modo SaaS, esta alternativa irá ganando poco a poco terreno frente al licenciamiento tradicional, habiéndose convertido en la apuesta de muchos fabricantes, como es el caso de PRIMAVERA. Nosotros hemos adaptado nuestra oferta de soluciones de gestión a esta modalidad. Sin duda SaaS es un modelo que las empresas están empezando a valorar y a tener cada vez más en cuenta dados los importantes ahorros de tiempo y dinero que aporta. La situación de la economía en la actualidad hace que aspectos como reducir los costes y minimizar los riesgos operativos y tecnológicos pasen a ser cuestiones prioritarias para las empresas, de ahí que SaaS esté calando profundamente en el tejido empresarial español en general. En términos generales, los ahorros de costes en hardware y software, un mayor retorno de la inversión, un CTO menor, actualización constante de las aplicaciones y mayor flexibilidad, son sólo algunos de estos beneficios que el SaaS aporta a las empresas. La paradoja hoy es que son las empresas más grandes las que evalúan esta alternativa, y por razón de su tamaño es donde más difícil es encontrar la justificación. En cambio las pymes, que pueden verse más afectadas por hacer frente al coste de un servidor con todas las medidas de seguridad, redundancia y prestaciones, son las que menos confían en esta alternativa, pues existen reticencias a la hora de pensar que sus datos van a estar alojados en un servidor externo. Sin embargo, en mi opinión, creo que la escasa aceptación de las pymes por el SaaS, se debe en cierta medida a factores psicológicos, que están siendo superados gracias a la importante tarea de concienciación que se está realizando tanto por fabricantes como por el canal de distribución”. En esta misma línea se sitúa el portavoz de Sage que asegura que el modelo SaaS “es una demanda en auge. Optar por plataformas en la nube permite una mayor adaptación, capacidad de reacción, agilidad en los trámites y en el control de cualquier tipo de dato relativo a los empleados. Por lo tanto, su uso seguirá en aumento año tras año”. Un poco menos optimista en este sentido se muestran en Meta 4: “El modelo SaaS esta creciendo de forma moderada pero constante. Así, de continuar a este ritmo, se puede concluir que a medio plazo será el modelo de distribución mayoritario”. Finalmente, Álvaro Marfany, Gerente de Consultoría de Audalia StepStone afirma que “Cada vez más se está tendiendo a este modelo en el mercado de HRM por tres razones fundamentales: menores costes, mayor funcionalidad y mayor rapidez de implantación. Esto es debido a que bajo el modelo SaaS el cliente debe acoplarse a un estándar de mercado. Al no haber personalizaciones los costes bajan y los tiempos de implantación se acortan. Eso sí, es importante que la solución elegida contenga funcionalidad los suficientemente profunda para poder adaptarse mediante su configuración a la realidad del cliente. Dada la situación del país y la tendencia a reducir costes, es probable que la cuota de mercado de este modelo de implantación siga creciendo en los próximos años”.

Los problemas

Y, ¿cuáles son los principales problemas con los que se encuentra una empresa a la hora de adoptar una solución HRM o de contratar con una empresa para que le gestione esta área? El director general de Primavera BSS señala dos: “Uno de los principales aspectos en los que las herramientas de RR.HH deben incidir es en la seguridad. No podemos olvidar que es un área donde se maneja información muy sensible y que, por tanto, la configuración de los accesos, la definición de perfiles de usuarios, la autenticación y la auditoría, entre otros, debe quedar garantizado por este tipo de herramientas. La adaptabilidad es otra de las características relevantes que debe reunir una herramienta de RR.HH. El entorno es cambiante y la tecnología debe ayudar a las empresas a adaptarse fácilmente a las circunstancias de cada uno de los mercados en los que actúa. En este sentido, el área de RR.HH, junto con el área Financiera, son las que más se ven afectadas ya sea por nuevas normativas y exigencias legales o fiscales, como por las propias realidades sociales y culturales de los diferentes países en los que la empresa esté presente y a las que la tecnología debe dar cobertura”. Por su parte, Carles Grasas, Product Manager Área Laboral de Sage cree que “el área de Recursos Humanos ha sido siempre muy tradicional en cuanto a las herramientas utilizadas para su gestión, y este es el principal obstáculo. Pero una vez solventado con la implementación de un software completo pero sencillo a través de una empresa que le aporte fiabilidad y soporte técnico, de actualizaciones legales y de mantenimiento, el área de Recursos Humanos estará completamente preparado para manejar y optimizar su trabajo con cualquier herramienta”. Luis Posadas, director general de Savia ve la problemática desde dos perspectivas: “Por el lado de la oferta, detectamos una escasez de sistemas integrados y especializados Por el lado de la demanda detectamos una falta de estrategia interna clara de RH en las organizaciones; en este contexto algunas organizaciones no gestionan nada más que los aspectos que se refieren a la administración de personal, obviando los generadores de valor clave para la organización”.

Finalmente, Reyes Palomares. Directora del área de nómina y gestión empresarial de Seresco cree que “aunque no se puede generalizar, porque depende de cada empresa, pero yo diría que fundamentalmente la complejidad y el tiempo que deben dedicar los responsables a poner en marcha los proyectos. En cuanto a la adaptación lo habitual es diseñar una nueva versión para cada uno de los países en los que se quiere estar presente. Sin embargo en una solución de gestion de RRHH no es implemente hacer una localización, sino que es algo más complejo pues interviene muchas variables que te obligan a diseñar en muchos casos de productos desde el principio. Esta complejidad es la que ha llevado precisamente a muchos proveedores a no entrar en las áreas de nómina y administración de personal por la agilidad y la actualización continua a la que te obliga. Es precisamente en ese momento cuando se perciben las ventajas del outsourcing. Una empresa que tenga diversas filiales en diferentes paises debe buscar el mejor outsourcer en cada país y si además tienen acceso a la herramienta, control del proceso, etc. pues es la solución perfecta, y esta es la forma de trabajar de Seresco”.

Las tendencias

Según numerosos expertos y directivos del sector como el responsable de Cezanne Software parece que el futuro seguirá construyéndose sobre la utilización del Software como Servicio. En los últimos años y siguiendo la norma estadounidense, estamos asistiendo a la eclosión de SaaS. Sin duda, algunas de las razones que han contribuido a esta circunstancia han sido la reducción del Coste Total de Propiedad, la posibilidad de controlar el coste fijo, la menor dependencia tecnológica del proveedor o la menor exigencia de formación de cara a los usuarios, y es bastante predecible señalar que el uso de este modelo seguirá aumentando progresivamente y con el objetivo de alcanzar la situación de liderazgo en los próximos años en este segmento de mercado.

Pero además, el futuro de estas soluciones está íntimamente ligado al desarrollo de Internet y las ventajas que aporta. Así, ya se puede apreciar como la creación de Portales del Empleado y del Manager son herramientas fundamentales para la reducción de costes y tiempos, y para la comunicación con los empleados sin importar su localización. A través de este tipo de herramientas, que ya están presentes en las suites HRIS más avanzadas, los empleados pueden consultar y actualizar de forma autónoma sus datos personales. También se facilitan todos los procesos implicados en la gestión de equipos, de formación y planes de carrera, se impulsa la gestión del conocimiento y se consigue una mejora del clima laboral.

El software y hardware irá evolucionando hacia soluciones más próximas al usuario final. De vez en cuando vemos nuevos dispositivos, como el iphone, con una Interfaz muy novedosq que tienen una gran acogida gracias a que permiten al usuario interactuar de manera más intuitiva y próxima. En el caso de las soluciones para la gestión del capital humano, la Web 2.0 es un primer paso pero seguiremos viendo soluciones cada vez más funcionales, más vistosas y amigables y que realmente serán facilitadoras de las políticas de recursos humanos hacia el resto de los empleados de la compañía.

Para José Manuel Villaseñor, Director General de Cezanne Software, “en estos momentos, las soluciones para la gestión de Recursos Humanos de nueva generación ofrecen funcionalidades que dotan a los jefes de equipo de unas herramientas informáticas flexibles, potentes y fáciles de utilizar para la óptima gestión del talento, de su desempeño, de su carrera y del clima laboral. Más allá de eso, se trata de buscar las fórmulas adecuadas para emplear el tiempo de los jefes de equipo en aquellas labores que impliquen un mayor compromiso en la gestión del talento, para dar soporte a los aspectos relacionados con el cumplimiento de los objetivos. Por otra parte, la democratización en el uso de la Red y el trasvase de sus capacidades hacia la gestión de las personas, están convirtiendo a los Portales del Empleado y del Manager en una herramienta fundamental para la reducción de costes y tiempos, y para la comunicación con los empleados sin importar su localización. Estas herramientas, presentes en las más avanzadas suites HRIS, no sólo facilitan la consulta y actualización autónoma de los datos personales por parte de los empleados, sino que además facilitan todo tipo de procesos relacionados con la gestión de equipos, de la formación y de los planes de carrera, impulsan la gestión del conocimiento y mejoran el clima laboral. Las soluciones HRIS de nueva generación hacen hoy especial hincapié también en la seguridad y en la complejidad. El área de Recursos Humanos es un centro de información muy importante dentro de la empresa, donde se trabaja con datos sensibles, que exige los más altos niveles de protección. El área de Recursos Humanos es, en la actualidad, una de las dos áreas con mayores exigencias de seguridad en las empresas, junto quizás con el área de I+D, y los riesgos para la misma han crecido de manera importante, desde la aparición y democratización en el uso de Internet”.

En lo que se refiere a la complejidad, las tecnologías de Recursos Humanos hoy deben permitir la gestión de procesos críticos y muy complejos, donde estas herramientas se utilizan por profesionales que, en muchos casos, no cuentan con un amplio “background” técnico. Es por eso que debemos ser capaces de ofrecer herramientas de gestión funcionalmente muy avanzadas, completas y potentes, que sean a la vez muy fáciles de manejar.

Además en estos momentos no sólo debemos hablar de herramientas que permitan planificar los Recursos Humanos, más allá de limitarse al control de las tareas administrativas asociadas a los departamentos de Recursos Humanos, como puede ser la gestión de nóminas, sino que debemos hablar de aspectos tan estratégicos como la presupuestación, el análisis salarial o la planificación de la compensación. Algunas compañías especialistas en RR.HH., como la propia Cezzane, se están centrando en ofrecer herramientas que permiten gestionar la evaluación de los candidatos, la formación de los empleados o el desarrollo de planes de sucesión o de carrera en entornos colaborativos, alejándose así de herramientas desintegradas y complejas. Esa es la verdadera tendencia evolutiva de este tipo de soluciones, más allá de encontrar cada vez más aplicaciones que mejoren la gestión o el trabajo de los jefes de equipo. No sólo eso, sino que cada vez se diseñan este tipo de  soluciones han de ser potentes y completas, pero sin olvidar su fácil manejo ya que sus usuarios, al fin y al cabo, no son técnicos informáticos. Deben de permitir, además, no sólo realizar las tareas administrativas asociadas a RR.HH sino aspectos altamente estratégicos como la presupuestación, el análisis salarial o la planificación de la compensación.

Para Sonia López Viñuela, Directora de marketing de Grupo Castilla, “En 2010 hemos visto surgir tendencias que en el año en curso seguirán desarrollándose. Podemos destacar un mayor énfasis a la gestión de talento, que facilita nuevos datos sobre la gestión del reclutamiento, rendimiento y compensaciones, sucesiones laborales y más.

Otra tendencia que se va asentando es la integración con las redes sociales, que han cambiado la forma en la cual muchas organizaciones manejan sus capacitaciones y el talento empresarial. Hoy día redes sociales como LinkedIn, Facebook, MySpace, y Twitter están agregando elementos al panorama cambiante de los RRHH. Además, los proveedores de RRHH están empezando a ofrecer redes sociales empresariales como parte de sus funcionalidades para los empleados. La tercera de las principales tendencias que podemos destacar es la cada vez mayor importancia de los proyectos de subcontratación para los recursos humanos, tanto para áreas específicas dentro de los RRHH, como en procesos empresariales, como reclutamiento o nómina”. Finalmente para el portavoz de Meta 4 Los valores de futuro para nuestro ámbito empresarial tendrán como objetivo incrementar el negocio entorno a unos modelos que permitan variabilizar el coste. Estaríamos hablando del Software as a Service (SaaS) o del Business Process Outsourcing (BPO), ambos modelos en auge y en detrimento de otros tradicionales de venta de producto bajo licencia”.

¿Qué pedirle a una solución HRM?

Lo principal que nos ayuden a ahorrar tiempo y que consigan alinear los objetivos individuales con los objetivos corporativos. En todo caso, a nosotros particularmente nos preocupa qué es lo que le piden nuestros clientes a sus soluciones HCM y qué es lo que más valoran.

Así pues, las ventajas más valoradas por nuestros clientes tienen que ver con la  autonomía que ofrece en la gestión tanto a recursos humanos como a los propios managers y empleados. Pero además, destacan de esta solución su capacidad para ofrecer información consolidada y fiable y, por tanto, su capacidad para mejorar la calidad en la toma de decisiones estratégicas.

Aspectos como la seguridad en el acceso a la información o la sencillez y flexibilidad de la solución para obtener de ella una alta rentabilidad a corto plazo,  son también estratégicos y así, lo han visto nuestros usuarios. La facilidad de uso y el hecho de tratarse de soluciones modulares que vayan creciendo en función de las necesidades de la compañía, también son peticiones que nos encontramos en nuestros proyectos.

En términos generales, las principales reticencias que muestran las organizaciones a la hora de implantar una solución de gestión de recursos humanos,  tienen que ver con el sobre-esfuerzo que perciben que deberán hacer para llevar a cabo la implantación. Para Álvaro Marfany, Gerente de Consultoría de Audalia StepStone, “el ERP intenta llegar mediante personalizaciones a lo que ciertos sistemas específicos para Recursos Humanos llegan mediante su funcionalidad estándar. El origen del ERP son las áreas más tangibles del negocio como pueden ser finanzas o compras, aunque posteriormente también entraran en la gestión administrativa de los Recursos Humanos (nómina, control de presencia, vacaciones, etc.). En cambio, existe un nicho de soluciones especializadas las cuales vienen desarrollando su funcionalidad estándar en base a procesos más estratégicos de Recursos Humanos (la llamada Gestión del Talento) los cuales el ERP no ha desarrollado con la misma fuerza que otras áreas”.



SaaS: una apuesta segura para la gestión del capital humano en las empresas

 

Autor: Jose Manuel Villaseñor, Director General de Cezanne Software Ibérica


Dados los tiempos que corren, las empresas necesitan hoy más que nunca herramientas especializadas que les permitan ejercer una gestión profesional de su negocio sin tener que “empeñar” para ello gran parte de su patrimonio. En este sentido, el modelo de comercialización basado en el Software como Servicio (SaaS), permite a las empresas disfrutar de soluciones tecnológicas de gran complejidad sin necesidad de destinar recursos específicos para su implantación o su mantenimiento. Este modelo ofrece así un amplio abanico de posibilidades sin grandes esfuerzos económicos por parte de las empresas.

La gestión del capital humano es sin duda uno de los pilares básicos para el éxito de una organización. No sólo en los procesos de selección, sino en el diseño de los perfiles de los candidatos que cubrirán un determinado puesto, resulta crucial alinear los objetivos corporativos con los objetivos profesionales y personales de los empleados. Para ello, es necesario diseñar una política de recursos humanos que marque las líneas de actuación que cada compañía debe seguir para gestionar con éxito su talento. Como en cualquier estrategia empresarial que se precie, el ajuste presupuestario resulta absolutamente necesario y para ello, el modelo de comercialización SaaS permite a las empresas reducir su inversión en soluciones para gestionar el talento focalizándose en ventajas competitivas más que en infraestructuras.

¿Mis datos en manos de terceros?

Sin embargo, a pesar de estas ventajas, son muchas las compañías que recelan de este modelo al no poder ejercer un control físico y a tiempo completo, de los datos de sus empleados. Por naturaleza, muchos directivos desconfían ante el hecho de que una información tan sensible como es la relativa al área de Recursos Humanos, se encuentre en manos de terceros, pero si se analiza detenidamente, resulta un proceso mucho más seguro que el que se lleva a cabo internamente.

Por poner un ejemplo, el tener la información alojada en servidores externos, evita que empleados curiosos “cotilleen” datos privados de otros compañeros relativos a los salarios, planes de carrera o incentivos, o incluso que extraigan esa información de la empresa sin que nadie tenga constancia de ello, como podría suceder al tenerla almacenada dentro de la compañía.

Otro caso que puede parecer extremo, pero no por ello imposible, es el de algún desastre que dañe o haga desaparecer los servidores que alojan los datos más relevantes de la organización, ya sea por un incendio o por un robo de los equipos, por ejemplo. El modelo SaaS, permite alojar la información en diferentes servidores conectados entre sí, lo que ofrece una garantía adicional ante desastres como los ya mencionados. Y es que, dado que los datos se encuentran disponibles utilizando cualquier explorador Web, es posible disponer de la información desde cualquier parte, incluso desde cualquier otra ubicación en caso de que nuestra oficina hubiese quedado destrozada por algún incendio, inundación, robo, o cualquier otro desastre.

Asimismo, existen otras muchas amenazas informáticas que afectan a la seguridad de la información, como es la constante proliferación de virus, ataques de hackers y diversos tipos de malware que pueden destruir una gran cantidad de datos sensibles de la organización en un abrir y cerrar de ojos, produciendo daños irreparables. Una vez más, el hecho de que un proveedor externo se ocupe de la custodia y almacenamiento de estos datos relativos al área de RRHH evita muchos quebraderos de cabeza.

En definitiva, con SaaS los datos están protegidos de manera externa por un “ejército” de especialistas en seguridad y personal de asistencia altamente cualificados.

Seguridad con las máximas garantías

Para garantizar esta seguridad, lo recomendable es que la solución se base en roles sobre una arquitectura de N capas, diseñada específicamente para los sistemas que operan en Internet. De este modo, es posible ejecutar múltiples instancias en un único servidor manteniendo las bases de datos separadas. Es así como operan algunos de los proveedores más destacados del mercado.

Así, ese sistema multi-capas ofrece una gran seguridad, con independencia del lugar de origen donde se esté realizando la conexión al servidor central. De esta manera, aunque uno o varios ordenadores dentro de la empresa se hayan infectado con un virus u otro tipo de malware, las diferentes capas que ofrece el modelo SaaS garantizan la integridad de la información y que ésta se encuentre siempre “a salvo”.

Desde el punto de vista de los proveedores, resulta imprescindible ofrecer a las empresas sistemas altamente seguros, porque de lo contrario, perderían su confianza, algo irrecuperable en muchas ocasiones. Para ello, un paso fundamental es contar con la certificación ISO 27001, una normativa internacional que garantiza la seguridad de la información. A día de hoy, se trata del único estándar europeo de seguridad, auditado independientemente y que define los requerimientos de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (ISMS). Así pues, cualquier proveedor que cuente con esta certificación, estará ofreciendo una garantía de seguridad extra, ya que dicha certificación ofrece, además, una seguridad “física” de la información, incluyendo réplicas de la misma en diferentes localizaciones geográficas.

Para lograr esta certificación, los proveedores han de seguir un proceso riguroso y detallado que les permita alinear su enfoque en la gestión de los datos de una manera confidencial con un efectivo sistema para regular las prácticas, procesos y procedimientos de trabajo. Todo ello conduce a que clientes y partners tengan la seguridad de que las soluciones se suministran a través de un entorno Cloud Computing altamente seguro.

Rentabilidad y fiabilidad “todo en uno”

En definitiva, el modelo SaaS no es sólo un modelo efectivo y rentable, sino que cualquier empresa puede estar segura de que es altamente fiable y seguro. Porque, el hecho de que un proveedor cualificado se encargue de custodiar nuestros datos a través de un SLA que garantice el nivel de servicio y seguridad, resulta algo mucho más fiable que tenerlos dentro de la organización. Por ello, las compañías pueden abandonar sus recelos y estar seguras de que implantando SaaS, sus datos estarán siempre protegidos y totalmente disponibles.

Así las cosas, el único camino a seguir tanto para fabricantes como para clientes es vencer el miedo al cambio y dar el salto definitivo a un modelo que se centra en la manera de obtener el máximo rendimiento al menor coste posible, haciendo “más con menos”. Por ello, y como consecuencia del actual entorno económico, tiene el terreno abonado para el éxito.


Empresa 2.0: la nueva dimensión de la red social


José Luis Femenía, director de Comunicación Interna de Alcatel-Lucent


Las empresas más punteras pasan en la actualidad de un entorno ‘web 2.0’ a uno más específico ‘empresa 2.0’. La información en las grandes organizaciones tiende a contar cada vez más con la contribución de todos sus miembros, pues colaborar y compartir el conocimiento es el gran tesoro de las compañías, algo que ya se puede aprovechar gracias a las nuevas herramientas de comunicación en red.


Una tendencia natural

Los profesionales de la empresa son ciudadanos que en su vida privada compran en el mercado, celebran cumpleaños, se preocupan por su familia… y que utilizan con sus allegados de forma creciente instrumentos como Facebook, Tuenti, Twitter, los blogs, wikipedia o la mensajería instantánea. Por ello, es lógico pensar que en su vida profesional acudan también a esos instrumentos de comunicación para relacionarse y compartir asuntos en su ecosistema laboral (clientes, socios, compañeros, jefes, subordinados, suministradores…). Y ésta es una situación nueva en cierta medida: en contra de lo que ocurrió con el ordenador (que llegó a los hogares después de que estuviese ya bien asentado culturalmente en los lugares de trabajo), las redes sociales llegan desde nuestra casa a la oficina, y lo que es más revolucionario: llegan desde los adolescentes a los ejecutivos.


La peculiaridad de la red social en la empresa

Y ese paso, desde el ocio y la relación familiar al negocio y la relación con los grupos de interés, es el que las empresas deben gestionar: las relaciones en las redes sociales ya no pueden establecerse según la jerarquía organizativa, pues la realimentación impregna a todos los escalafones en todas direcciones. La comunicación abierta, la colaboración, la generación conjunta de contenidos estará en la raíz de los resultados que la empresa obtenga con su uso. Por ello, en este momento de desarrollo, debemos hacernos una pregunta doble: ¿responde el uso de la red social en la empresa a las expectativas que entre sus profesionales (y en especial entre los más jóvenes) despierta?  Y por otro lado, ¿sabe la empresa con claridad qué puede conseguir, hasta dónde puede ayudar al negocio y a sus empleados? La respuesta no es clara, pero sí es evidente que este ‘software social’ no puede ignorarse, es indicador de progreso y puede ser útil para todos.


Una red de herramientas

Las herramientas de la web 2.0 adaptadas a la empresa 2.0 no pueden ser islas separadas dentro de la red de comunicación de las compañías. Peca de ingenuidad el pensar que incluir una red social o un blog en el entorno de comunicaciones de la empresa va a dar fruto por sí misma. Todas estas herramientas deben tratarse de forma conjunta con los otros instrumentos de información, comunicación, incluso de formación. Combinar de forma estratégica el contenido (el rey de las redes sociales), el tipo de herramienta (1.0 como las intranets empresariales o 2.0 como las redes sociales) y el usuario (empleados), hará óptimo el resultado.

 

Un ejemplo de aplicación

En las empresas multinacionales de tecnología punta, con miles de profesionales en todo el mundo, que trabajan a diferentes horas y con diferentes culturas, que necesitan ser innovadoras continuamente, la adopción de las redes sociales internas puede, en principio, integrarse con mayor facilidad en su forma de trabajo. Así, en Alcatel-Lucent, desde mediados de 2010, y basado en experiencias piloto previas, se lanzó ‘Engage’, una red social interna para compartir y colaborar, donde se busca información, se conecta con personas, se abren debates, se encuentran expertos… en resumen, se amplía la comunidad de relaciones de cada uno. Engage se fundamenta en la comunicación abierta con unas normas mínimas de cortesía (respetar la diversidad cultural -uno de los pilares de la compañía-, respetar las opiniones vertidas, no resultar hiriente). Tras casi un año de andadura, un buen porcentaje de los 78.000 empleados lo usa con continuidad, se han creado gran número de grupos (desde los dedicados a desarrollos técnicos específicos hasta los que tienen por objetivo actividades culturales para los empleados, pasando por todas las variaciones de las actividades profesionales) y, lo que es más importante, ha aumentado el intercambio de conocimiento y el aumento del conocimiento compartido.


Al final, cuantificar: métricas de todo tipo

Como en la adopción de cualquier instrumento, cuantificar el grado de avance y resultado de la utilización de las herramientas 2.0 es fundamental para la empresa. En este caso, además de las métricas de corte estadístico clásico dedicadas a presentar el grado de acogida y de uso (número de usuarios total, usuarios con una cierta frecuencia, grupos y proyectos creados, tráfico generado, rendimiento de la plataforma utilizada…, hay que valorar el grado de satisfacción que una nueva vía de comunicación, totalmente abierta, supone para los profesionales y el aumento en el ‘know how’ que se crea en la compañía al compartir.



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