Qué pedir a una solución LegalTech para cumplir con la reforma laboral

Los continuos cambios normativos en el ámbito laboral, y la, cada vez, mayor complejidad para su cumplimiento, requieren de constante asesoramiento especializado y de tener implementados procesos y sistemas de gestión eficaces y dinámicos que aseguren, de un lado, el cumplimiento de las obligaciones normativas, y de otro, la prevención y gestión de eventuales incumplimientos normativos en esta materia.  

Entre los estándares internacionales de compliance más relevantes destaca la reciente Norma ISO 37301 sobre Sistemas de Gestión del Compliance (abril 2021). El objetivo de este nuevo estándar internacional es proporcionar a las empresas una metodología de control interno para el diseño y la evaluación continua de la conformidad de los sistemas de gestión de compliance (cumplimiento normativo). 

Los sistemas de gestión de compliance basados en la norma ISO 37301, son certificables ante terceros, y aplicables para el cumplimiento de cualquier bloque normativo, incluido el socio-laboral, tanto de las de cumplimiento obligatorio o hard law, como las normas internas de cumplimiento voluntario en el ámbito de la empresa o soft law. 

La implementación de estos sistemas de cumplimiento mediante herramientas de LegalTech, mediante tratamientos automatizados de la información, ayudan a las empresas a identificar los riesgos de incumplimiento normativo de una forma más eficaz.   

Permiten a la empresas identificar, prevenir y gestionar los principales riesgos de carácter normativo en los que pueda incurrir la entidad y, específicamente en el ámbito laboral, por las específicas obligaciones de compliance laboral exigidas con respecto a este concreto bloque normativo, implantando con ello un sistema eficaz de evaluación y monitorización de dichos riesgos de compliance de una forma eficaz para minimizar o reducir su impacto y/o probabilidad en la organización (Labour Compliance). 

La implementación de sistemas de cumplimiento mediante herramientas de LegalTech ayudan a las empresas a identificar los riesgos de incumplimiento normativo

Entre los principales beneficios prácticos de los sistemas de gestión de compliance laboral, destacan los siguientes: 

• Permitir una mayor comprensión de la propia organización, de su contexto y de la normativa laboral de aplicación (obligaciones de compliance), tanto interna como externa, así como de los intereses y relaciones de los Stakeholders (grupos de influencia o interés en la empresa), como pueden ser los mandos directivos o los representantes legales de los trabajadores, en relación con el cumplimiento normativo.
  

• Identificación, y valoración, de los concretos riesgos de compliance laboral por incumplimiento de la normativa de aplicación, tanto en términos de impacto como de probabilidad en la organización, mediante sistemas de control y check list, así como de canales internos de denuncia (Whistleblowing).
  

• Prevención y, en su caso, gestión, de los riesgos de incumplimiento laboral, a través del monitoring, así como de las medidas correctivas ante faltas de conformidad o de incumplimientos normativos, reduciendo o minimizando el riesgo de sufrir sanciones o perjuicios por dichos incumplimientos. 
  

• Capacidad de reacción de una forma temprana ante cambios organizativos o legislativos que pudieran modificar el mapa de riesgos (labour risk assessment) inicialmente elaborado por la organización. 
  

Ante los diversos cambios normativos que se están produciendo en el ámbito laboral, se hace necesario contar con un sistema eficaz de gestión de Compliance Laboral que permita realizar un Risk Analysis de todas las nuevas obligaciones normativas, así como de los riesgos de incumplimiento asociados a dichas obligaciones, al objeto de actualizar el catálogo normativo y diseñar los controles necesarios para evitar o minimizar el riesgo de incumplimiento.   

La actual reforma laboral, operada por el RDL 32/2021, de 28 de diciembre, de Medidas urgentes para la reforma laboral, ha introducido importantes cambios normativos y nuevas obligaciones de compliance laboral, que requieren su identificación, e incorporación en los correspondientes sistemas de cumplimiento con la finalidad de identificar y evaluar los riesgos de compliance laboral asociadas a las mismas.  

Entre las novedades legislativas más importantes destacan, especialmente, las nuevas obligaciones exigibles en materia de contratación temporal, por la supresión de la modalidad del contrato por obra y servicio y la presunción de contratación indefinida; la reforma de la negociación colectiva; la contratación y subcontratación; la nueva regulación de los ERTES; o la nueva modalidad de contrato fijo-discontinuo; con un incremento no sólo de las infracciones, sino también, y especialmente, por el endurecimiento generalizado de las sanciones por incumplimientos en estas materias. 

En este caso, el LABOUR RISK ANALYSIS debe partir necesariamente de: 

• Una previa identificación de las Áreas de riesgo objeto del análisis, que en la Reforma Laboral serían cinco grandes áreas de riesgo: Fomento de la contratación indefinida; reforma de la contratación temporal; reforma de la negociación colectiva; contratación y subcontratación; ERTES). 
• una Identificación de las distintas obligaciones normativas por cada bloque objeto de la reforma laboral (ej.: obligación de justificar la nueva causa de temporalidad en el contrato; o la obligación de informar a la RLT y a los fijos discontinuos de las vacantes de puestos fijos ordinarios);  

• los controles necesarios de cumplimiento de cada obligación normativa identificada (ej.: supervisión de la observancia de la temporalidad en las nuevas modalidades de contratos por circunstancias de la producción; o de la observancia de la modalidad de contrato fijo discontinuo por concurrencia de la nueva causa de estos contratos); 
• Una valoración de los riesgos normativos (impacto y probabilidad), en caso de que se materialicen eventuales incumplimientos (ej.: infracción grave de entre 1.000 y 10.000 euros por cada trabajador afectado por la transgresión de la normativa en materia de contratación laboral ex nuevo art. 7.2 y 40 LISOS), obteniendo una matriz de riesgos que pueda identificar fácilmente la empresa; 
• así como una batería de medidas correctivas necesarias y adecuadas para evitar o reducir dichos incumplimientos o su impacto en la empresa (ej.: implementación de procesos de check o verificación de los puntos de causalidad temporal con carácter previo a la contratación; o alertas automatizadas de vacantes fijas para su información a la plantilla fija-discontinua y, en su caso, a la RLT). 

ECIJA, a través del LABOUR RISK ANALYSIS Reforma Laboral y de una metodología propia basada en su experiencia y en los estándares internacionales en materia de compliance, pone a disposición de las empresas una herramienta para realizar una labor de auditoría externa, al objeto de la adecuación normativa con respecto de todas las obligaciones que establece la nueva reforma laboral para la prevención de incumplimientos normativo y la reducción o minimización de sanciones en esta materia. 

En definitiva, con la implementación de estos sistemas de gestión, mediante el uso de soluciones LegalTech, se asegura que la actividad empresarial se realiza conforme a los principios de buena gestión corporativa, evitándose o reduciéndose no sólo el impacto negativo que pudieran conllevar la imposición de sanciones administrativas debidas a irregularidades o incumplimientos de la normativa laboral, por acción u omisión, sino también posibles riesgos reputacionales derivados de dichos incumplimientos.