Desayuno Gestión documental Byte TI
Desayuno Gestión documental Byte TI

No encontramos ante un mercado que todavía no ha alcanzado la madurez total ya que como afirmó Xavier Ciaurriz de A3 Software-Wolters Kluwer, “algunos clientes han visto que la gd pueden darles mayor eficacia y eficiencia pero aún estamos empezando”. Para Antonio Marín de Kyocera, también es un mercado que “está en crecimiento pero detectamos que el crecimiento en la pyme es mayor ya que este tipo de empresas apuestan cada vez más por soluciones muy sencillas y lo están haciendo gracias a que cloud está entrando con fuerza”. Para Marta Olbés de Canon, “el mercado está en auge porque la gran cuenta que era el impulsor, ya no es el único jugador. Ahora la empresa pequeña también requiere de este tipo de soluciones”. Noelia Nieto de HP opinó que “la gestión documental está en auge y en algunas ocasiones nos encontramos con un mercado muy maduro, sobre todo en lo que se refiere a las grandes empresas. Nos falta enseñar a modelizar los procesos documentales de los clientes porque no explotan de forma correcta la plataforma. No solo se trata de montar procesos sino de diseñarlos y enseñarles a llevarlos. Estamos ante una oportunidad muy buena”. Ángel Rodríguez de Samsung aseguró que “gestión documental significa productividad y el mercado está creciendo peor si lo analizamos en detalle vemos que en la pyme no es así. En la pyme queda mucho por avanzar. Todavía quedan muchos procesos manuales y esto es por la falta de confianza porque piensan que la gestión documental se va por encima de sus necesidades”. Por su parte Javier Gómez de Informática el Corte Inglés afirmó que “estamos en un momento de relanzamiento. La crisis ha ayudado a que los clientes vean que pueden ser más productivos, pueden cumplir las normativas, etc. Incluso en las grandes empresas, que ya tienen gestores, tienen un nivel de desarrollo muy básico y hay que ayudarles a ser eficientes en esos procesos. En el sector público es esencial la gestión documental”. Por su parte el portavoz de Konica-Minolta concluyó que “el motor de una compañía son los flujos del documento. Pero hay que saber que lo que el cliente quiere es la gestión de los procesos. Curiosamente, tanto las pymes como las grandes cuentas demandan lo mismo. La pyme busca cosas que le resuelvan el día a día y porque con modeloscloud lo pueden solucionar”. Para Sabine Holocher las tendencias hay que buscarlas en que “la eliminación total del papel suena algo utópico porque el papel ha sido un elemento muy utilizado a lo largo de nuestras vidas, pero reducir de forma significativa el consumo del papel es una tendencia muy realista. Utilizando menos papel en nuestra vida y en nuestro trabajo nos aporta ventajas tanto ecológicas como económicas, duplicando estas ventajas si hablamos de industrias y grandes empresas. Una de la tendencias más significativas en este mercado es la compra de soluciones basadas en la combinación de escáner y software, ya que no solo nos permite convertir elementos en papel a información digital si no que también permite integrarlo en otras aplicaciones”
¿Pyme o gran cuenta?
El portavoz de Konica-Minolta continuó asegurando que “hemos descubierto que las grandes cuentas no sacan el partido a los gestores documentales que ya tienen. Nadie se ha molestado en adaptarlo a los procesos que han sido cambiantes por lo que ahora piden soluciones mucho más pequeñas que sean más ágiles y con las que se tarde menos tiempo en adaptarlas a los procesos”. Por su parte Javier Gómez también se mostró de acuerdo en este sentido: “A las Grandes Cuentas hay que decirles que tienen las soluciones pero no les han sacado partido. Los procesos y como lo organizas es lo complicado. Las empresas evolucionan y tienen que adaptar sus procesos y la gestión documental es la base de eso. No es un simple repositorio. Antes se te vendía un gestor documental pero ahora hay que ir con soluciones que valgan, que se puedan implantar y que hayan demostrado que son eficientes”.
Para Ángel Rodriguez de Samsung, “la oportunidad de negocio existen en tanto en pyme como en gran cuenta. El enfoque sin embargo es totalmente diferente. Quizá en grandes empresas han abordado ciertos procesos de gestores documentales y nos encontramos un tejido empresarial que necesita un poco de consultoría porque la pyme ni siquiera sabe qué es eso de la gestión documental”.
Pero es que a la hora de vender las soluciones de gestión documental se han cometido errores. Concretamente y según Noelia Nieto, el fundamental es que “antes todo se centraba en la tecnología, en la plataforma tecnológica, con lo que ahora hay grandes compañías, incluso alguna pequeña, que tienen una gran plataforma tecnológica a la que no sacan apenas partido y siguen trabajando igual. Una gran plataforma es muy difícil parametrizarla y adaptarla a procesos específicos. Ahora se tiende más a procesos específicos, y por lo que se apuesta es por una verticalización”. Para Marta Olbés de Canon, en las grandes organizaciones “hay muchas situaciones: desde empresas que siguen trabajando con el papel a empresas que tienen el gestor, pero que no han adaptado a los procesos cambiantes que se han producido en la empresa. Desde hace unos años el enfoque de los proveedores ha cambiado y ahora hablamos de procesos y no de tecnología”. En la misma línea se situó Antonio Marín: “Oportunidades hay tanto en pyme como en gran cuenta. Ahora lo que se vende es una solución a un problema concreto. Nuestro enfoque, viniendo de ser una empresas de printing, es lanzar soluciones muy pegadas al equipo multifunción, para que a la pyme le resulte muy atrayente”. Para Xavier Ciaurriz la clave es que “en la pyme, la gestión documental ha cambiado. Lo importante es la mejora de procesos en cualquier tipo de compañía. Para la pyme nosotros les solucionamos una forma de solucionar sus procesos más habituales”
Diferentes marcas o solución completa
A la hora de apostar por las gestión documental, ¿qué es mejor? ¿Un único proveedor o varios? Para Xiaurriz “lo ideal para la pyme es que haya un sólo proveedor. Es bueno porque de esta forma ligas los procesos de la gestión con la gestión documental de forma automática” Sin embargo desde Kyocera consideraron que “se trata de tener soluciones muy flexibles que te permitan integrarlas en el entorno del cliente sin causarle problemas, con lo que lo mejor es darle la mejor solución sin tener que centrarse en un único proveedor. Depende del cliente y la funcionalidad que necesite”.Para la portavoz de Canon, “si es un único proveedor se producen importantes sinergias y así el cliente puede tener un soporte global y la posibilidad de que la solución crezca hablando con un único proveedor. El cliente tiene muchos beneficios además de coste si solo tiene un único proveedor”. También para HP la apuesta por un único proveedor es clara: “Un único proveedor es fundamental y es una ventaja para nosotros para conocer al cliente, conocer su cultura de trabajo etc. Somos conscientes de que el cliente no siempre tiene un único proveedor, y por eso tenemos la mente abierta y nos adaptamos a trabajar con diferentes proveedores. Pero un único proveedor sería lo ideal”. En esta misma línea se situaba el representante de Samsung: “Idealmente, sería estupendo trabajar con un único proveedor pero la realidad es que tenemos diferentes interlocutores y cosas en la empresa que ya existen. Hay veces que se puede empezar de cero pero la mayoría te tienes que adaptar a lo que ya existe”. Y es que, como aseguró el portavoz de Informática El Corte Inglés, “que una compañía integre una sola marca es muy difícil. Para nosotros es mas complicado, e incluso nos tenemos que relacionar con nuestra propia competencia, pero tu no puedes ir en contra de lo que el cliente quiere. Lo que queremos es ayudar al cliente a resolver sus necesidades”.
Seguridad
Otro apartado importante es el referente a la seguridad. Sabine Holocher, Manager PR & Social Media PFU, la filial de Fujitsu en el entorno documental, la seguridad es fundamental: “la seguridad es muy importante en los entornos empresariales ya que hay un intercambio de información y en ocasiones esa información es confidencial. Disponer de la información en formato papel, no te asegura que esa información este protegida ya que se puede extraviar, y estar expuesta a cualquiera. Mientras que si la información se encuentra en formato digital hay un gran abanico de soluciones para la protección de la información asequibles para cualquiera. En este sentido otra de las ventajas de digitalizar la información es que siempre conocemos lo que está sucediendo con los datos y nos permite autorizar o denegar el acceso a los diferentes usuarios”. Por su parte, para Antonio Ramírez de Konica Minolta son las grandes cuentas las que dan una mayor importancia a este apartado pero “nosotros hemos visto que se ha incrementado la seguridad en el mundo cloud, pero se ha olvidado la seguridad en el documento físico. El 50% de las ocasiones los robos vienen por el documento físico. La información sale desde alguien que está dentro,. Hay que tener mecanismos para saber si una persona esta empleando esa información de forma poco honesta”. También para la portavoz de Canon, la seguridad es uno de los aspectos más importantes. En su opinión, “un apartado muy importante es el referente a la LOPD: cada vez hay más inspecciones de las que salen un mayor número de sanciones. Todas las empresas están condicionadas por esta norma. Es muy importante que cada vez exista menos riesgo y la realidad es que cada vez prevenimos más la fuga de información”
Movilidad y cloud
Se trata de dos de las tendencias del mercado de la gestión documental. Tal y como señaló Xavier Ciaurriz de Wolters Kluwer, “tanto cloud como móviles van de la mano. Cada día más nuestros usuarios tienen elementos que en muchos casos son más potentes que muchos ordenadores que tienen. Hoy en día los procesos pasan por la gestión móvil. Muchos procesos de aceptación van por el móvil”. Por su parte el portavoz de Kyocera señaló que “Cloud ha tenido un impacto tremendo tanto a nivel financiero como de tecnología. Nos ha permitido llegar a negocios que no se plantean realizar grandes inversiones pero que sí están dispuestas a pagar por un servicio o solución en cloiud. A nivel tecnológico nos ha permitido llegar a muchos clientes que por ejemplo tienen muchas oficinas en varios países y en las que es posible desplegar soluciones para ellos en cuestión de minutos”
La portavoz de HP aseguró que la movilidad “aporta flexibilidad para la empresa. Solo con las apps que te permitan capturar la imagen o una tableta que te permita cerrar un contrato y su firma desde una tableta estamos hablando de que supone un avance espectacular. El tema del cloud en gran cuenta, todavía lo veo verde en los procesos. No en el caso del almacenamiento”. Ángel Rodríguez de Samsung aseguró que “todas las tendencias se aúnan en la movilidad. Esto es un hecho en todos los negocios”: Por su parte Antonio Ramírez de Konica Minolta consideró que “cloud va a hacer que todo cambie”.
Finalmente y a modo de cierre, Sabine Holocher aseguró que “la captura de información basada en papel es un requisito previo para la gestión del conocimiento de las grandes compañías. Cada vez más las empresas reconocen que pagan por manejar su información. Una regla de oro es, cuanto más fácil sea encontrar la información mayor aceptación tendrá por parte de los usuarios que utilizan las aplicaciones que la gestionan. El ‘Scan-to-Cloud’ representa otra de las tendencias de las compañías para potenciar la movilidad con sus trabajadores. Gracias a las tecnologías de captura en constante evolución los trabajadores tienen la oportunidad de digitalizar sus documentos directamente a aplicaciones cloud, hecho que les permite sincronizar su información en un solo paso, desde cualquier lugar y en cualquier momento”.