La gestión de los activos del software, SAM, en sus siglas en inglés, debería ser una de las prácticas habituales de los departamentos TIC de cualquier mediana o gran empresa. En muchas ocasiones esto no es así ya que la mayoría de las empresas es ajena a las ventajas que puede aportarle. Para hablar de ello, Byte TI organizó un encuentro conjuntamente con Econocom-Osiatis y CA, que contó con la presencia de responsables de tecnología de la Agencia Tributaria, la Dirección General de la Guardia Civil, el Ministerio de Fomento, Mapfre, la Agencia Tributaria, Bankinter y Acciona.

SAM es un conjunto de procesos y procedimientos que permiten la gestión y la optimización de los activos de TI de una empresa. Si un departamento de TI implementa procesos SAM lo que está haciendo es proteger sus inversiones en software y reconocer las herramientas de software que tiene, dónde se están ejecutando y, quizá lo más importante, saber si la empresa está utilizando esos activos de software de manera eficiente. Tratar de explicar estas claves fue el objetivo de un encuentro que fue introducido por Juan Manuel Sáez, director de Byte TI, y presentado Juan Macías, director general del área de servicios de Econocom-Osiatis, que incidió en que en su compañía tiene como objetivo buscar la mejor solución para que las infraestructuras de sus clientes tengan la mejor disponibilidad posible.

SAM forma parte de las soluciones y servicios que Econocom-Osiatis incluye en su porfolio. Tal y como puso de manifiesto Macías, “la problemática que se pretende resolver es la que hace referencia a la gestión de las herramientas de software de una empresa”. Y es que, según este directivo, “durante mucho tiempo las empresas se han centrado de forma casi exclusiva en la parte de hardware, es decir, en la parte tangible. Sin embargo, esta racionalización no se ha fijado tanto en la parte intangible, es decir, en el software que se encuentra en las máquinas de una empresa”. Ignorantes de esto, muchas veces, las empresas se dan cuenta tarde de que no tienen el control sobre determinadas herramientas de software. Por ello, y tal y como señaló el director general de Econocom-Osiatis, “es necesario volver a tomar el control de la parte de software, saber lo que se está gastando y cómo se está gastando para poder recuperar ese dinero que se puede invertir en otros elementos TI”. En definitiva, lo que se pretende es que el software sea considerado y gestionado como un activo más de la empresa.

La solución perfecta

Para poder ofrecer a sus clientes la mejor de la soluciones de gestión de activos de software, Econocom-Osiatis apuesta por la tecnología que en este aspecto ofrece la multinacional CA Technologies. Tal y como afirmó Macías, se trata de “una tecnología muy potente para acompañar todos los proyectos que nosotros montamos”.

Rufino Honorato, CTO y director preventa de CA Technologies realizó un repaso de la historia de su compañía. Una firma que lleva más de 30 años trabajando en el entorno de la gestión de las TI. En estos momentos, el porfolio de la compañía se ha adaptado a los nuevos tiempos. Tal y como aseguró el propio Honorato, “estos nuevos tiempos se caracterizan porque nos encontramos ante una economía que está siendo empujada por el mundo de las aplicaciones. Los clientes están siendo fieles a una experiencia. Es algo que está ocurriendo todos los días, y las empresas deben ser conscientes de que en esta economía de las aplicaciones podemos ganar o perder un cliente en cuestión de segundos”.

Este es el cambio fundamental que se ha producido en los últimos tiempos y es que, las compañías se están dando cuenta de que las aplicaciones se están convirtiendo en un activo muy estratégico, por lo que el software se está convirtiendo en un apartado fundamental para cualquier empresa. “De esta forma, -añadió Honorato- cuando nos referimos a SAM, estamos hablamos de una iniciativa estratégica de negocio”.

Un activo

La consultora Forrester realizaba hace unos meses una encuesta en la que los responsables de las empresas afirmaban que las TICs son el principal activo de sus compañías. Según el CTO de CA Technologies, conclusiones como estas va a hacer posible que “las empresas apuesten de forma clara por la gestión de los activos de software en los próximos doce meses, en primer lugar porque quieren reducir sus gastos, y soluciones como SAM posibilitan esta reducción”. Durante su exposición, afirmó que las compañías, en los últimos años, han reducido costes de mantenimiento de infraestructura, costes de mantenimiento de todo tipo e incluso han recortado en personal. “Sin embargo no han sido capaces de gestionar y reducir los costes de los activos de software. Esto además, puede ser peligroso ya que si un día a una empresa le realizan una auditoria, se puede encontrar con un problema serio si no tiene gestionados de forma correcta sus aplicaciones software”, concluyó.

Por ello, SAM se muestra como una herramienta fundamental para poder realizar esta labor. La unión entre CA Technologies y Econocom-Osiatis, para este entorno, supone una ventaja cualitativa para los clientes y también para ambas compañías. En palabras de Honorato, “para CA y para nuestros clientes, trabajar de forma conjunta con Econocom-Osiatis es una gran ventaja ya que nosotros aportamos una de las piezas, que es la tecnología, pero Econocom-Osiatis proporciona su know-how con los clientes y su amplio conocimiento de los servicios y de la tecnología además de contar con personal altamente especializado en este mercado”.

La solución que desarrolla CA Technologies y sobre la que trabaja el área de servicios de Econocom-Osiatis ofrece de forma clara lo que está pagando una empresa por el software que tiene instalado una empresa, qué programas tiene, cuándo se va a acabar el periodo de licencia de una determinada solución, etc. Lo que viene a realizar la solución SAM que proponen ambas compañías no es otra cosa que ayudar a las empresas a optimizar su estructura de costes y reasignar aquellos activos que se encuentren infrautilizados. En definitiva lo que proporciona SAM es una correcta planificación de las necesidades en lo que a licencias de software se refiere de tal forma que además de reducir gastos y llevar una correcta gestión de todas las soluciones instaladas en una empresa también se puedan evitar multas relacionadas con las auditorías y sanciones, compras innecesarias y gastos excesivos. Como aseguró Rufino Honorato durante el encuentro, “SAM permite tener un completo inventario que te dice cuántos derechos de uso tienes y que por ejemplo permitirá negociar un nuevo acuerdo de licencias con el fabricante del software. Además, en CA, mantenemos un catálogo actualizado de las soluciones de software que hay en el mercado y lo conectamos con los principales ERPs, con lo que no solo somos capaces de mapear las soluciones de software que están instaladas sino que sabemos cuáles son las mejores opciones que ofrece un determinado fabricante sobre un software concreto para que el cliente pueda renegociar el siguiente acuerdo de licencia de forma mucho más ventajosa para su empresa y que permitirá una renovación de licencias con un ahorro de casi el 20%”.

CA-Econocom-Osiatis

Están claras las ventajas que proporciona SAM, pero otro de los puntos fuertes es la unión para implementar esta solución en el sector empresarial entre CA Technologies y Econocom-Osiatis. Y es que si la primera aporta la tecnología, Econocom Osiatis proporciona un grupo de expertos que entiende las necesidades de las empresas. En este sentido, Inma Granados, partner account manager de CA Technologies, añadió que una de las ventajas de la soución SAM es que “no podría tener un desarrollo como el que tiene si no cuenta con la ayuda de un integrador experto y especializado. Desde que venimos trabajando con ellos, nos encontramos con que hablamos de proyectos, no sólo del producto. Por ello Econocom-Osiatis sigue siendo nuestro principal integrador y por eso, cuando nos llama un cliente, CA nunca va sola sino que siempre confiamos en un experto que conoce nuestra solución”.

Por qué SAM

Tras estas intervenciones el evento se centró de forma más específica en señalar por qué es necesario que una empresa o una Administración Pública apuesten por SAM para gestionar sus activos de software. Para Mario Romero, director de offering de servicios de Econocom-Osiatis, el negocio de una empresa ha pasado a explicarse gracias al software. En su opinión “el componente intangible, es decir, el software, está creciendo cada año, incluso en periodo de crisis, dentro del presupuesto global de TI de cualquier empresa o Administración. Incluso en periodos de crisis”. Para este directivo, el problema es que para cualquier empresa el software es algo complicado de controlar y gestionar: “Siendo intangible, no podemos verlo ni tocarlo, muchas veces no se conoce el modo de licenciamiento, que también puede ser muy complejo. Todo esto hace que la gestión del activo de software sea diferente a la gestión de otros activos tradicionales”.

Dentro de SAM es muy importante la gestión de expectativas y su desarrollo e implementación se debe realizar de manera gradual. Se trata de un proyecto que implica a personas, tecnología y procesos. Tal y como se puso de manifiesto durante el encuentro, implantar SAM es algo rápido, el problema es que esa herramienta al cabo de una semana no ofrece ningún valor si no acompañan los procesos y las personas. Así que de lo que se trata es de gestionar el alcance de forma gradual porque del éxito de la implantación se beneficiarán los departamentos de compras, los departamentos de TI, los de recursos humanos, etc.

Y es que, tal y como apuntó Romero “si cuando me toca renegociar un contrato de mantenimiento sé qué software tengo instalado y qué software necesito, voy a poder elegir entre los diversos modos de licenciamiento y voy a llegar a un acuerdo que sea beneficioso para mis intereses. Si no controlo los activos software, muchas veces por desconocimiento, se pueden producir, por ejemplo, más instalaciones de  software a las pactadas, con lo que se produce un incumplimiento y tenemos un software que no está legal. En definitiva, si esto no se gestiona correctamente el problema crece”.

Uno de los problemas de la gestión de activos de software es que implica un dinamismo que es muy difícil de asumir por parte de las organizaciones. Tal y como señaló el directivo de Econocom-Osiatis, “en muchas ocasiones ni siquiera el comercial de Microsoft sabe las ultimas políticas de licenciamiento. Si a ello le sumamos las del resto de fabricantes, para una empresa, la problemática se incrementa”.

La solución de CA Technologies se basa en el modelo en A en el que primero se realiza una revisión de contratos, después se procede al análisis con la identificación de las instalaciones de software y su uso, el número de empleados que la utiliza, así como el tipo de hardware. A continuación se pasa a realizar la clasificación de los productos y con un proceso de validación de datos para finalmente pasar a la optimización en el que la empresa sabrá qué software tiene, qué utiliza y qué necesita. En definitiva, SAM mejora la entrega del servicio, ya que soporta los procesos automatizados de revisión, autorización y cumplimiento de las solicitudes de hardware y software. Mario Romero señaló que además, “SAM tiende a convertirse en un servicio. Hay muchas empresas que lo enfocan en este sentido y la tecnología queda encapsulada dentro de ese servicio y el proveedor me mantiene informado sobre el estado en el que se encuentran mis aplicativos y me ayuda a eliminar el GAP entre el software que tengo instalado, el que he adquirido y el que realmente necesito”.

En definitiva, apostar por SAM implica reducir costes, riesgos y tener un control sobre el software que se utiliza en una empresa. Tal y como destacó Ignacio Anaya, business development manager de Econocom-Osiatis, “externalizar SAM como servicio nos permite delegar en especialistas el control de los activos software. El modo de licenciar de Oracle, Microsoft o VMware requiere mucho esfuerzo y conocimiento y necesita la ayuda de personas expertas que sepan entender esta serie de contratos”.

Para finalizar el evento algunos de los responsables de TI de las empresas que asistieron al encuentro pudieron resolver dudas sobre las capacidades y las ventajas que ofrece SAM. En este sentido, Rosa Domínguez, de la Agencia Tributaria, señaló que para las organizaciones supone mucho esfuerzo gestionar las licencias y si SAM reduce ese esfuerzo de gestión. La respuesta por parte de Mario Romero fue clara: “SAM posibilita que el inventario no se tenga que procesar de forma manual. CA SAM, por ejemplo, viene estructurado para más de 170 fabricantes, facilitando la normalización y reconciliación automática del inventario. Además, la propia herramienta viene preparada para actualizarse dinámicamente, ajustándose así a los cambios en los modos de licenciamiento de los fabricantes ”.

A preguntas del representante de la Dirección General de la Guardia Civil, Juan Salom sobre los derechos de uso y sobre la posibilidad de utilizar SAM como servicio, Romero aseguró que “SAM no es sólo inventario. Si se quiere ser más eficiente hay que tener herramientas y procesos que permitan optimizar las decisiones y reducir los costes, y eso es lo que posibilita SAM. Muchos clientes lo quieren como servicio y confían en una firma como Econocom-Osiatis para que les gestionen esa tarea. Lo bueno de este tipo de soluciones es que aportan valor y, en poco tiempo, una empresa puede tener una gestión de activos de software completa”.