El Foro de Tecnología Documental y Workflow de Informática El Corte Inglés certifica la apuesta por lo digital de las empresas españolas

El encuentro se centró, específicamente, en mostrar el potencial de las Tecnologías Documentales para alcanzar ahorros sostenibles en las organizaciones y para mejorar su eficacia, en tiempos de crisis. Al mismo asistieron fabricantes de tecnologías ECM/BPM, directivos de TI y responsables de procesos intensivos en el tratamiento documental de numerosas organizaciones públicas y privadas.
El Foro trató temas de actualidad, como el contrato digital, la factura electrónica, los sistemas de digitalización y autentificación digital o la proyección de servicios cada vez más populares, como el outsourcing documental. También se analizaron la adaptación de los sistemas de gestión de documentos a las nuevas normativas y el avance registrado en estas tecnologías.
Como viene siendo habitual, los usuarios fueron los auténticos protagonistas de la jornada. La presentación de los proyectos de Tesorería General de la Seguridad Social, Telefónica, Generalitat de Cataluña, BBVA, Dirección General de Tráfico, Mapfre o RACE, entre otros, mostraron experiencias concretas en el despliegue de las Tecnologías Documentales. También se mostraron ejemplos de la automatización de la producción administrativa y de sus ventajas, tanto para los grandes organismos de la Administración General del Estado, como para las Administraciones locales.
Los asistentes pudieron presenciar debates, con la participación de personalidades de renombre, acerca de los retos que plantea la Gestión Documental en diversos ámbitos.
Una de las mesas, contó con la presencia de Jesús Cabañas, Imaging Product Manager de Fujitsu; Alain Navarro, Software & Solutions Sales Director para Francia e Iberia de Kofax; Jesús González, Senior Systems Engineer de EMC Captiva y Jorge Palomero, Consulting System Engineer de NetApp, con Juan Manuel Sáez, director de BYTE TI como moderador.
¿Desaparecerá el papel?
Esta es la pregunta del millón. Son muchas las personas y analistas que aseguran que el papel va a desparecer en los próximos años de las empresas y oficinas. En este sentido, en la mesa se vieron las discrepancias sobre este tema. Por ejemplo, Jorge Palomero fue tajante: «Claramente el papel va a desaparecer de los entornos empresariales. Bajo mi punto de vista, el papel simplemente va a quedar como un repositorio de documentos históricos o como un soporte de uso temporal. En estos momentos, todo lo que se pueda digitalizar es mucho más sencillo de gestionar y por supuesto es muchísimo más barato».
Los otros tres integrantes del coloquio no compartieron la opinión del Consulting System Engineer de NetApp,. Por ejemplo, Jesús González aseguró que «el papel no sólo no va a desaparecer sino que, según demuestran numerosos estudios realizados por reputadas consultoras, está creciendo el uso de papel en las empresas. Además, se encuentran también las Administraciones Públicas, para las que la utilización del papel es fundamental por ejemplo en la utilización de expedientes.
En estos casos nos encontramos ante un modelo mixto ya que las AA.PP. tienen una parte de los documentos en papel (que es fundamental para ellos) y otra parte digitalizada». En este aspecto, el más taxativo fue Jesús Cabañas, Imaging Product Manager de Fujitsu quien afirmó: «El papel como medio de trabajo y de documentación en sí es prácticamente imposible que desaparezca. Si el papel tuviera los días contados, entonces no se entendería un puesto como el mío en una empresa como en la que trabajo y que sigue apostando por productos y soluciones para trabajar y manejar documentos en papel. Lo que ocurre es que existe un problema que se encuentra en el manejo de la información en formato papel que se hace en las organizaciones empresariales, a las que hay que formar para que esa gestión se haga de una forma mejor y más eficiente de lo que se hace en la actualidad. Así que yo creo que vamos a tener que coexistir con el papel durante bastante tiempo».
Digitalización distribuida o centralizada
Uno de los problemas que se plantea con la digitalización documental se centra en la forma de realizarla: distribuida o centralizada. Las tendencias parece que van hacia una digitalización distribuida, pero los ponentes se manifestaron a favor de un modelo mixto. Por ejemplo, el representante de NetApp apostó por ese modelo mixto aunque con matizaciones: «A la hora de procesar la información se está yendo hacia un modelo centralizado que es por lo que están apostando la mayoría de las empresas, entre las que se incluyen por ejemplo la banca y las aseguradoras. No obstante, cuando estas empresas apuestan por modelos de outsourcing la digitalización distribuida se va imponiendo». Por su parte, el portavoz de Fujitsu cree que «se está apostando claramente por la captura distribuida, esto es debido a que si se capturan los documentos en origen las empresas van a tener muchos menos costes. Por ejemplo, se habla constantemente de las ventajas de los equipos los multifiuncionales pero no son máquinas que sean adecuadas para realizar correctamente en el tema de los procesos de negocio. Mi apuesta, en definitiva es por la digitalización distribuida siempre que tengamos que convivir con el papel. La principal ventaja de esta opción es que estamos traspasando el coste de procesar algo al usuario, con lo que se reducen significativamente los costes. Sin embargo, es cierto que en el caso del histórico sale más rentable llevar la información a los centros de proceso y por tanto apostar por la digitalización centralizada».
Soluciones de futuro
A pesar de que se ha avanzado mucho en todo lo referente a la digitalización de documentos, todavía queda mucho camino por recorrer. ¿Cuáles serán las tendencias del futuro? ¿En qué soluciones están trabajando ahora las compañías de TI? Parece que, según las conclusiones extraídas por los componentes de la mesa las Administraciones Públicas, que son una de las mayores generadoras de documentos, tienen la clave de lo que pueda suceder en el medio-largo plazo. Según la opinión de Jesús González, Senior Systems Engineer de EMC Captiva, “una iniciativa muy buena y que ha potenciado este mercado en nuestro país ha sido todo lo relacionado con las facturas electrónicas conforme a las reglas estipuladas por la Agencia Tributaria. Gracias a iniciativas de este tipo el usuario está seguro ya que nadie le va a pedir cuentas por no tener un papel físico. Además, la ventaja principal de este tipo de tecnología es que produce un Retorno de la Inversión muy rápido. Otro de los campos en los que se va a incidir con fuerza es el de la gestión de los expedientes sobre todo en las Administraciones Públicas. Esta serie de actuaciones se van a ir incorporando a la realidad del día a día. La gran ventaja es que con la tecnología existente en estos momentos es una tarea bastante sencilla de realizar y además es muy fácil su implementación”.
Por su parte, Jesús Cabañas, Imaging Product Manager de Fujitsu marcó tres tendencias claves de cara al corto-medio plazo: “ En primer lugar, las AA.PP. van a incorporar estas nuevas tecnologías progresivamente y se van a ir centrando en la digitalización en origen, en el sellado y el envío digitalizado del documento. Esto va a ser así porque, a pesar de que hay muchos ciudadanos que pagan impuestos o envían solicitudes a través de Internet y empleando documentos digitalizados, no es menos ciertos que todavía son muchos los que se acercan a una ventanilla a entregar el papel de turno. En segundo lugar yo destacaría a las entidades financieras. Debido a la gran cantidad de fusiones y adquisiciones que ha habido y que, probablemente siga habiendo vamos a ver que este año va a ser muy importante para este tipo de tecnologías en este sector. Finalmente, yo destacaría a las Pymes, que han llegado tarde a este mercado pero han entrado en él por la puerta grande. Y es que, la totalidad de las empresas, da igual del tamaño que sean, se están dando cuenta de las ventajas que tiene la digitalización de facturas, documentos expedientes, etc. Se trata, por tanto, de un mercado muy emergente”.
Como no podía ser de otra manera, el portavoz de NetApp también consideró que las Administraciones Públicas serán las protagonistas del desarrollo de este tipo de soluciones. Concretamente se centró en “ la importancia de la administración electrónica tanto en el área de educación como en el terreno de la sanidad, por ejemplo”. En este punto, el moderador de la mesa preguntó a los intervinientes cómo era posible que la Sanidad Pública estuviera mucho más desarrollada que la privada en lo que al uso de las TI se refiere. En respuesta a la pregunta Jesús Cabañas señaló que “por ejemplo, en Estados Unidos el mercado sanitario (prácticamente privado al 100%) supone la mitad de las ventas de escáneres. En España, sin embargo, la sanidad privada no está tan desarrollada como en EE.UU. y es verdad que también la pública está más desarrollada en este aspecto”.
Finalmente, el representante de Kofax apuntó que “la digitalización ha permitido aumentar la productividad en las empresas por lo que seguramente van a seguir apostando por introducir más herramientas de estas características. Además, como tendencia de futuro creo que la denominada valija electrónica va a ir imponiéndose poco a poco por la rapidez que supone, por su comodidad y por su fácil manejo”.
Los costes
Como siempre que se aborda el tema de incorporar nuevas tecnologías en las empresas, el aspecto del coste cobra vital importancia. Sobre todo en tiempos de crisis como los actuales. Así que es fundamental que las empresas conozcan cuál va a ser la inversión que van a tener que realizar a la hora de abordar un proyecto de digitalización y, sobre todo, el ROI de dicho proyecto. Para Jorge Palomero, Consulting System Engineer de NetApp, “en este aspecto hay que fijarse en el coste y en la dificultad de gestión del almacenaje de documentos. Con la digitalización tanto la gestión como el coste se reducen sensiblemente. Además hay que señalar que las soluciones tienen las misma funcionalidades independientemente del número de discos y de la capacidad de los mismos. Por poner un ejemplo la tecnología está perfectamente disponible y se maneja igual tanto en un ayuntamiento de 100 habitantes como en el de una gran urbe”. Para Alain Navarro, Software & Solutions Sales Director para Francia e Iberia de Kofax, “no se trata de ver cuánto cuesta una determinada solución sino del ROI que proporciona. Y en este aspecto es claro porque la digitalización reduce el personal e incrementa la productividad ya que por ejemplo, los contables de una empresa se pueden dedicar a sus funciones reales y no a picar los datos de las facturas que les llegan. De todas formas, en cualquier proyecto, lo importante es que el cliente tenga adhesión al proyecto, para que éste tenga éxito y se produzca un rápido retorno de la inversión”. Por su parte el portavoz de Fujitsu señaló que los costes hay que valorarlos siempre “desde el punto de vista del Coste Total de Propiedad o TCO. El problema es que hay que ver todo el coste global y eso es muy complejo de medir. Una empresas tiene que valorar cuánto se va a ahorrar en papel, cuánto tiempo van a ganar sus empleados, para poder realizar otras funciones, etc. De todas formas, la tecnología cada vez es mas barata. Por ejemplo, en tres años se ha amortizado un escáner, mientras que un multifuncional no, puesto que consume mucho más. Es decir se trata de valorar todo en su conjunto y ver que herramientas se adaptan mejor a las necesidades de una empresa”. Finalmente, Jesús González, Senior Systems Engineer de EMC Captiva, aseguró que “estamos hablando de captura y digitalización de documentos por lo que la empresa más que enfocar el tema en cuánto le cuesta la solución, tiene que fijarse, por ejemplo, en el coste que le supone la impresión de una hoja. Con detalles como este, se va a obtener el coste de de la inversión y va a poder ver cuánto se ahorra por ejemplo, en valijas”.