Iron Mountain, ha presentado 7 pasos clave a seguir para asegurar que la digitalización ofrezca beneficios, tanto a corto como largo plazo, junto con su informe Ctrl-Alt-Repetir sobre el estado de digitalización tras la pandemia por Covid-19.

El estudio encargado por la compañía y en colaboración con Censuswide, concluye que los departamentos que más se han digitalizado debido al Covid-19 son;

  • Los departamentos de soporte de TI (40%)
  • Los de gestión de relaciones con los clientes (36%)
  • Los de planificación de recursos de equipo (34%)

7 pasos para asegurar que la digitalización ofrece beneficios a largo plazo 

Esta guía práctica para ayudar a las empresas a poner a prueba sus viajes digitales en el futuro y maximizar el valor del almacenamiento físico propone 7 pasos;

  1. Recopilar información: La pandemia de Covid-19 permitió a las empresas probar y aprender. Las empresas deben asegurarse de que estos conocimientos se utilicen para desarrollar soluciones más robustas.
  2. Usar la gobernanza como inteligencia: La gobernanza y el cumplimiento de la información son fundamentales para el manejo de los datos. Pero las condiciones contextuales no son sólo un conjunto de reglas, sino que contienen valiosos conocimientos que pueden convertirse en inteligencia procesable. Las compañías deben explorar su contexto para extraer aprendizajes.
  3. Descubrir el perfil de riesgo: Un paso inicial clave es analizar dónde se es más vulnerable. Con datos cambiantes y personas trabajando en remoto, ¿qué registros están en riesgo? ¿Qué se puede trasladar a la nube? ¿Tus proveedores son resilientes?
  4. Concentrarse en el lugar donde lograrás el mayor impacto: Para priorizar con éxito, se necesita saber dónde se conseguirá el mayor impacto. Esto implica mirar más allá de los costes iniciales de establecimiento hacia los beneficios holísticos de la digitalización, incluyendo la reducción del tiempo dedicado a la digitalización manual y el riesgo de violaciones de cumplimiento.
  5. Extender la mano y colaborar: Estamos todos juntos en esto. Los equipos de IT, seguridad, cumplimiento y gestión de instalaciones se enfrentan a los mismos retos. Hay que asegurarse de colaborar en todas las funciones para desarrollar soluciones robustas e integradas.
  6. Encontrar un proveedor que pueda relacionarse con su viaje digital: Para las empresas que todavía dependen en gran medida de las soluciones analógicas, la digitalización puede ser desalentadora y arriesgada. Vale la pena encontrar un proveedor que haya hecho el mismo viaje, que entienda sus procesos en papel y que pueda guiarte a través del mundo digital.
  7. Priorizar y desarrollar los programas de comunicación y formación: Para cosechar todos los frutos de cualquier iniciativa de digitalización, es fundamental una comunicación y una formación minuciosas y continuas. Resulta alentador que nuestra encuesta haya revelado que el 81% de los gestores de datos han recibido formación para trabajar digitalmente, lo que constituye un excelente paso en la dirección correcta, pero hay que tener en cuenta que los equipos que van más allá de la gestión de datos deben tener un verdadero éxito.

Principales conclusiones del Informe Ctrl-Alt-Repetir

El informe nace como resultado de las nuevas investigaciones sobre la forma en que las empresas de Europa han digitalizado el acceso a los datos durante la pandemia. La encuesta descubrió que el 93%  de las empresas han acelerado la digitalización durante la pandemia y el 86% cree que esto les ha dado una ventaja competitiva.

Sin embargo, la mayoría (57%) teme que estos cambios sean efímeros y que sus empresas vuelvan a los medios tradicionales después de la pandemia. Y es que, un 80% todavía depende de los datos físicos para hacer su trabajo, ahora es un momento crítico para implementar métodos más robustos y digitales para acceder al almacenamiento físico.

De esta manera se puede mejorar la eficiencia y obtener un retorno de la inversión al descubrir un nuevo valor en los datos almacenados mediante el uso de la tecnología para extraer y revisar información.