Cómo prevenir la fuga de información a través de reuniones en línea

Desde el 2020 debido al Covid-19 muchas organizaciones han solicitado como medida de seguridad a sus empleados que trabajen desde casa. Y como las reuniones en línea han permitido la comunicación exitosa entre empleados y jefes. Por lo que tiene sentido que la mayoría de las herramientas de videoconferencia experimenten grandes cambios para mejorar sus servicios.

Pero justamente la adopción masiva de estas herramientas permite el planteamiento a muchas preguntas en torno a la seguridad cibernética. Estas plataformas permiten que los usuarios compartan archivos, graben conversaciones y más. Cosas que pueden convertirse en una fuente de fuga de datos.

Y aunque estas plataformas cuentan con pautas de seguridad, así como normas para salvaguardar la propiedad intelectual o no divulgar secretos comerciales, no están exentas de sufrir ataques de piratas informáticos.

Es por eso que tú también debes tomar medidas para evitar que tu información sea robada o que algún otro usuario se conecte a controlar tus archivos, sobre todo si eres el propietario de una empresa y te comunicas por estas plataformas con tus empleados.

A continuación, te contamos cómo proteger tus datos cuando estas utilizando una plataforma de videoconferencia:

Controla el acceso

Lo primero es crear ID corporativos, así como las herramientas empresariales para el ingreso al sistema. La seguridad y la tecnología informática de ir de la mano. Es decir, todos los que se conecten deben hacerlo desde cuentas o correos electrónicos corporativos y no desde cuentas gratuitas que cualquiera pueda usar.

Asimismo, reforzar la seguridad de tu web aplicando cambios que mejoren la seguridad desde los inicios de sesión de las plataformas de videoconferencia. Puedes integrar opciones de “sombras TI”, una aplicación en la nube que permite la supervisión de las actividades en línea de los empleados.

Este tipo de protección también tiene la capacidad de brindarte la visibilidad de las actividades en tu red no autorizadas.

Cifra el tráfico que envía y recibe tu dispositivo

Los datos enviados a través de internet son vulnerables a ser interceptados. Y no hablo solo de la foto de tu última fiesta, sino de las contraseñas que colocas en el inicio de sesión de la banca en línea, la declaración de los impuestos, una conversación con un cliente.

Todo esto y más si no es cifrado antes de enviarse puede ser interceptado. Lo mejor para proteger tu información personal antes de enviarla, es contar con un programa VPN que permite cifrar los datos blindándolos con capas de seguridad.

De esta forma nadie podrá hacer uso de tu información o secuestrarla y pedirle algo a cambio. Prueba por ti mismo a través de una prueba gratuita de la VPN Cyberghost los servicios de seguridad que este software te puede brindar.

Educa sobre cómo controlar el acceso a las reuniones

Si quieres que las reuniones en línea sean asistidas solo por las personas que se suponen deben asistir, debes enseñarle a los empleados a solicitar contraseñas de participación.

Esto permite que no todos puedan ingresar en una reunión, y más si se trata de una donde se tocarán temas confidenciales. La mayoría de las plataformas te permiten crear ID únicas para reuniones. Así controlas quién asiste y quién no.

Todos tus empleados deben conocer estas funciones para que ellos al momento de crear una sala para reunión tengan también la posibilidad de no permitir el ingreso de intrusos.

Restringe las grabaciones de llamadas

La mayoría de las plataformas y aplicaciones de videoconferencias permiten grabar las videollamadas y almacenar en la nube dicha grabación.

Esta puede ser una herramienta muy útil para revisar los puntos importantes de la reunión y tomar mejores notas. Pero, si un usuario graba una reunión en una máquina local, puedes perder datos o información importante de dicha reunión.

En este caso lo mejor es limitar de forma automática las grabaciones de las reuniones en línea. Así evitas que la información y archivos de la videoconferencia se mueven fuera de la plataforma o dispositivo de punto final, por un tercero.

Limita el uso compartido de archivos en el chat

Es vital tener visibilidad y control sobre los movimientos de la información confidencial de tu empresa. Si durante una reunión en línea se comparten especificaciones técnicas de un producto, datos personales de un cliente, etc. Es posible que un usuario las tome y las comparta en otro chat.

Por eso limitar que los usuarios compartan esta información en un chat es ideal para resguardar todos los datos confidenciales de la empresa.

Las plataformas y aplicaciones de videoconferencia son herramientas muy útiles para la productividad de una empresa. Sobre todo, si hablamos de empleados trabajando en casa o colaboración con socios que están lejos.

Sin embargo, siempre debemos supervisar la información que fluye a través de estas plataformas. No solo debes asegurarte de que los empleados sepan cómo controlar el acceso de los participantes, sino que deben evitar la fuga de infracción.

Asimismo, todos deben conocer las amenazas, riesgos y consecuencias que la fuga de datos implica para tu negocio. Ya que el mayor bien de una empresa es su información. Todo esto ayudará a mantener los datos confidenciales seguros.

Depende de ti crear la estrategia de ciberseguridad para proteger la información de tu trabajo desde dondequiera que este se realice. Así que ya lo sabes, aplica estos pasos para conseguir que los datos estén seguros durante las reuniones en línea.