La llegada de la «nueva normalidad» ha tenido un fuerte impacto en las organizaciones y en las empresas. Ahora son plenamente conscientes de la necesidad de avanzar al ritmo que lo hace la tecnología y hay una mayor preocupación por mejorar y actualizar procesos internos para obtener un alto valor y ser más eficientes.
En este sentido, la información se ha posicionado como un activo importante en todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan, y es fundamental que todos puedan acceder a ella de forma fácil y rápida. Sin embargo, cada vez es más evidente que la gestión convencional de contenidos empresariales ya no es suficiente por lo que la tecnología debe dar un paso más con los Servicios de Contenidos, que serán el núcleo de la gestión de la información en el futuro.
Las empresas y su transformación hacia los Servicios de Contenidos
El concepto clásico de la Gestión de la Información Empresarial (ECM por sus siglas en inglés), es decir, un repositorio independiente que funciona como un archivador digital para los administradores de registros y el departamento legal, ya no existe. La avalancha de nuevas fuentes y formas de información, con su uso y sus riesgos, debe de ser analizada, contextualizada y gestionada, y esto se escapa del alcance de la ECM clásica.
Es aquí donde los Servicios de Contenidos son ya el presente y el futuro en el desarrollo de las tecnologías ECM. Se trata de un conjunto de plataformas y aplicaciones que se instalan como una capa adicional sobre la infraestructura de ECM existente para ampliar las funciones de gestión de contenidos. Este conjunto de plataformas proporciona la base para el acceso remoto a la información y las distintas funcionalidades, a la vez que mejora los procesos de implantación y las actualizaciones. La arquitectura de contenedores ofrece la flexibilidad y las opciones de despliegue necesarias para la integración en diferentes entornos en la nube y en las instalaciones.
Un acceso a la información eficiente, en cualquier momento y lugar
Los empleados han ido abandonando paulatinamente la oficina y algunos de ellos no volverán a ella como lo hacían antes. Ahora trabajan dispersos en diferentes entornos de trabajo y cada uno en circunstancias únicas, lo que hace mucho más difícil la centralización de la información. Por ello, las propias empresas necesitan asegurarse de que tienen un acceso eficiente a los datos y otros contenidos para innovar, tomar decisiones y mejorar la experiencia del cliente.
Los Servicios de Contenidos son ya el presente y el futuro en el desarrollo de las tecnologías ECM
El fácil acceso a la información es una de las ideas centrales de los Servicios de Contenidos. Al conectar las plataformas centrales de gestión de contenidos con los activos de datos de las aplicaciones (ERP, SCM, CRM, CEM, HRM, etc.), los protocolos de la gestión del ciclo de vida pueden ampliarse a contenidos y datos previamente aislados. De este modo, la información puede identificarse, analizarse y clasificarse automáticamente a medida que surge.
Otra ventaja de las aplicaciones de Servicios de Contenidos basadas en la nube es que los usuarios pueden acceder a la información relevante dondequiera que estén y cuando la necesiten. Esto ayuda considerablemente al personal de TI, que ya no tiene que gestionar él mismo el acceso remoto a cada sistema individual, entre otras cosas, y así no se producen cuellos de botella.
Debido a la pandemia, la continuidad de los procesos de muchas empresas se paralizó al romperse el flujo de información altamente estructurado: la comunicación entre los departamentos falló debido a la falta de personal de los equipos, la información ya no podía crearse, distribuirse o consumirse de forma eficiente.
Actualmente, los equipos distribuidos necesitan acceder a un flujo de datos automatizado y en tiempo real que transporte todos los datos y contenidos relevantes a través de la empresa para mantener la continuidad del negocio. Esto es posible gracias a las capacidades de integración y automatización de los Servicios de Contenidos, que demuestran una vez más ser extremadamente útiles.
El gobierno de la información, siempre presente
Para cumplir las normativas, los departamentos de TI deben de ser capaces de mantener el control sobre el creciente y diverso volumen de información. Las capacidades de los Servicios de Contenidos permiten una mayor integración con los sistemas y procesos de todo el ecosistema de la información. Así, las políticas de gobernanza definidas en el centro de gestión de contenidos pueden extenderse a contenidos y datos previamente aislados, donde se originan y almacenan. Desde el momento en que las empresas distribuyen y utilizan su información a través de diferentes plataformas en red, también deben tener en cuenta los requisitos legales, la privacidad y la protección de datos en general y adaptarlos al estado actual de la información.
Por Jorge Martinez, Director Regional para España y Portugal en OpenText
