Un reciente estudio llevado a cabo por RICOH sobre la eficiencia en los procesos de negocio, Índice de Eficiencia de los Procesos de RICOH, arroja una luz nueva sobre los principales retos a los que deben enfrentarse las empresas en lo que respecta a sus procesos de gestión documental, entre los cuales la facturación tiene un papel destacado.

En la era de la información, cada vez más empresas están migrando al mundo digital con la intención de que sus empleados y clientes sólo tengan que pulsar un botón para obtener la información que desean. Aún así, casi todas las facturas que emiten las empresas sigan elaborándose y distribuyéndose de forma manual en formato papel.

A pesar de las muchas dificultades que plantean los procesos poco fiables de gestión del papel, de los 30.000 millones de facturas que se enviaron en Europa durante el año 2010, solo un 10 % eran electrónicas.[1] En una economía global en la que la mayoría de los procesos ya están automatizados, resulta cada vez más peligroso confiar totalmente en los sistemas basados en papel.

Por otro lado, y según los resultados de este estudio, en Europa, los empleados encargados de gestionar los procesos documentales cruciales para las empresas invierten aproximadamente 362 millones de horas al año en el desempeño de esta tarea, lo que para la empresa supone un coste total de 147.000 millones de euros.[2]

Obstáculos que impiden la reforma

Según muestra el estudio, existen aún muchas dificultades que impiden a las organizaciones migrar a la gestión digital de los documentos corporativos más importantes; entre los principales obstáculos se encuentran la fragmentación, costes y dudas sobre estándares legales e interoperabilidad. No obstante, el surgir de los servicios gestionados está comenzando a derribar estos impedimentos. Los servicios gestionados son capaces de ofrecer un enfoque híbrido a una gestión completamente digital de las facturas para ayudar a las empresas a realizar una transición gradual hacia la facturación electrónica gracias a un procesamiento de las facturas tanto en formato papel como en formato electrónico, según las preferencias del comprador y el proveedor.

El Índice de Eficiencia de los Procesos de RICOH muestra que, por término medio, el 42,5 % de toda la información crucial de las empresas sigue almacenándose en formato papel, siendo la facturación una parte muy importante de esta estadística, ya que es uno de los últimos bastiones del procesamiento manual. Se trata de un proceso que requiere muchas horas de dedicación, y es además ineficiente, caro y proclive al error. Los analistas de quocirca estiman que el coste de la tramitación de facturas en papel por medios manuales oscila entre 8 y 10 euros por factura,[3] una cifra importante si se tiene en cuenta el gran número de documentos que se procesan en las empresas a diario.

Deficiencias de los procesos basados en papel

Los procesos manuales hacen que la reconciliación de las facturas sea muy lenta, de manera que a las empresas les resulta muy difícil garantizar descuentos por pronto pago, lo que puede suponer un deterioro de las relaciones con los proveedores. Además, las empresas que siguen confiando en los métodos de facturación basados en papel podrían encontrarse con muchas dificultades en la realización de procesos de auditoría de cierre de libros y para cumplir con los requisitos de las Directivas Comunitarias europeas en vigor en torno al IVA.

El estudio de RICOH indica que solamente un 39 % de las compañías tienen la capacidad de seguir un proceso de auditoría de aquellos documentos corporativos importantes. Confiar en demasía en el papel también acarrea un gran coste medioambiental, no solamente en términos de consumo, sino también en lo que respecta a los costes energéticos asociados al transporte de las facturas físicas. Asimismo, los procesos basados en papel pueden plantear grandes problemas cuando se necesita recuperar información que se ha perdido. Como apunta Carsten Bruhn, Vicepresidente Ejecutivo de RICOH Europe: “Si se procesa la información más importante utilizando los métodos de papel tradicionales, se incrementa el riesgo para las empresas, ya que es menos probable que pueda realizarse una copia de seguridad de los datos”.

A pesar de estos problemas, la investigación realizada por el Índice de Eficiencia de los Procesos demuestra que una abrumadora mayoría de empresas europeas reconoce que aún queda mucho por mejorar en lo que respecta al procesamiento de documentos. Los encuestados para el estudio explicaron que sus tres prioridades principales para los procesos documentales en el año 2011 son incrementar la puesta en común del conocimiento, mejorar la seguridad y aumentar la eficiencia del personal. 

Además, resalta que cada vez hay más empresas que desean implantar la facturación electrónica (o e-invoicing) para suprimir los procesos manuales, acelerar los ciclos de facturación y eliminar actividades que no añaden ningún valor en los departamentos de contabilidad. Las ventajas de la facturación electrónica inciden de manera muy profunda en toda la empresa.

Según estimaciones de Quocirca, el proceso de e-invoicing puede incrementar la eficiencia de la empresa hasta en un 70% gracias a una reducción de los costes de tramitación de las facturas.[4] Las ventajas más evidentes son los ahorros de costes directos que supone el envío de las facturas (papel, envío por correo e impresión) y los de procesamiento (aceptación de la factura, tramitación y aprobación) por parte del receptor.