Tech Data ha dado a conocer 10 sugerencias para mejorar la calidad de las videoconferencias, pues dada la situación de confinamiento decretada por el Gobierno, ahora más que nunca usamos esta solución para continuar con las presentaciones y reuniones.
Los últimos estudios e investigaciones indican que estas reuniones remotas son las reuniones peor gestionadas, menos participativas y aquellas en las que la concentración de los asistentes se pierde más, y más rápido. Entonces, ¿qué podemos hacer para mejorarlas?
Consejos para mejorar las videoconferencias durante el confinamiento
Marc Torné, BDM Collaboration en Maverick AV de Tech Data, propone 10 consejos para seguir construyendo relaciones y ofrecer reuniones más productivas;
1. No Invitemos a gente de más
La calidad de las reuniones cae en picado a medida que el número de asistentes aumenta. Está comprobado que no estar invitado a una reunión es una de las cosas que más nos suele molestar. Es normal que pueda parecernos duro, pero si lo pensamos bien ¿a cuántas reuniones se nos ha convocado y que, cuando nos conectamos, automáticamente pensamos, esto no va conmigo?
Por ello debemos cambiar nuestra mentalidad y pensar en respetar el tiempo de nuestros compañeros, para que ellos lo hagan con el nuestro. Además, gracias a la posibilidad de grabar estas reuniones, siempre se pueden enviar.
2. Preparemos una agenda
¿Por qué no preparamos una agenda con las preguntas a responder? Nos ayudará a centrar la reunión y nos permite saber mejor quién tiene que estar presente. Naturalmente deben ser las personas relevantes a las preguntas.
Si la reunión va a contar con participantes de varios países, tengamos en cuenta las diferencias horarias y, si es posible, los usos sociales de esos países, como fiestas y días de descanso.
3. Duración
Recordemos la Ley de Parkinson: una reunión se extiende hasta ocupar todo el tiempo disponible. Es importante que las reuniones duren el tiempo estrictamente necesario para que no se generen situaciones de estrés ni frustraciones.
Además, se calcula que nuestra capacidad de atención baja exponencialmente a partir de los 45 minutos. Las reuniones de 15′-20’ pueden ser igual de efectivas.
4. Moderación Activa
Es fundamental distinguir entre asistentes y participantes. La clave es hacer partícipes a los asistentes y tratar de asegurarnos de que todo el mundo pueda contribuir.
Moderar o animar una reunión implica además gestionar conflictos, gestionar tiempos o capturar información en forma de actas para su seguimiento posterior.
5. Silenciar nuestro micrófono cuando no hablamos
Silenciándonos evitamos ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que habla en ese momento.Podemos pedir a los participantes que prueben como silenciarse, pidiéndoles que se identifiquen las primeras veces que participen en la reunión, así ayudarnos a que ganen confianza con la herramienta colaborativa y sobre todo, creamos presencia.
Los últimos estudios e investigaciones indican que estas reuniones remotas son las reuniones peor gestionadas
Pero también debemos ser conscientes de que el silencio no equivale a estar de acuerdo con lo que otros dicen. Puede ser muy conveniente usar funciones o aplicaciones de votación o de realización de encuestas en tiempo real para validar puntos.
6. Fomentar el uso de la cámara
Queremos que los asistentes estén completamente involucrados, activos y participativos y no realizando múltiples tareas: contestando el correo, navegando por la web.
Activando el vídeo mejoraremos mucho la comunicación y evitaremos malentendidos. Dejándonos ver y gracias al lenguaje no verbal, aumentaremos muchísimo la probabilidad de realizar una reunión efectiva.
7. Usar herramientas colaborativas
Durante las reuniones es importante utilizar las herramientas colaborativas y tecnológicas con las que contamos. Algunas de estas herramientas son:
- Chat: Los participantes pueden notificar cualquier incidencia o incluso enviar ficheros
- Pizarras: Fomentamos la lluvia de ideas y la ideación.
- Encuestas: Qué mejor manera de mantener al atención y validar los puntos tratados.
8. Buenas prácticas
Si no hay vídeo, decir nuestro nombre al empezar de hablar es conveniente, no todo el mundo nos tiene que conocer de antes ni conocer nuestra voz; probar que todo funciona e intentar conectarnos unos minutos antes por si acaso hubiera que resolver alguna incidencia; sed puntuales; si varios participantes se encuentran en una misma sala, intentad evitar entrar en conversaciones de grupo.
9. Empezar y acabar las reuniones bien
Todos los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión, por qué y para qué, y la agenda de la reunión.
10. Recoger opiniones y sugerencias: ¿Qué podríamos hacer para mejorar?
Todo realimentación o feedback debe ser bienvenida. Toda contribución constructiva nos ayudará a organizar reuniones más efectivas en un futuro.
