Reducir costes con ERP

Tras la elección del ERP, hay que tomar la decisión del vendor o partner tecnológico que queremos seleccionar para que nos acompañe en el proceso de implantar, evolucionar y mantener la solución ERP elegida. Se trata de una decisión clave dentro del camino crítico de implantar una solución de mercado y requiere de una toma de decisión basada en criterios objetivos y compartidos internamente en la organización.

Existen procesos de selección del proveedor que pueden partir de una RFI (Request for Information) compartiendo la misma con un número de proveedores mayor y poder realizar una primera selección. Y, continuar en una RFP (Request for Proposal) que me permita tanto trabajar con una short-list de proveedores como que me facilite gobernar el proceso. Estos documentos tienen por objeto gobernar y ordenar el proceso de selección siendo una herramienta valiosa en grandes organizaciones, y aporta transparencia interna y externa.

El punto calve es identificar los criterios que son más relevantes para la toma de decisión del proveedor y definir unos pesos para cada criterio. Este punto es importante analizarlo y prepararlo antes, para tener los criterios y pesos antes de entran en el proceso a fondo.

Para identificar los criterios para seleccionar a un proveedor, se han identificado en las fases previas del proyecto la identificación de los requerimientos de negocio, funcionales y técnicos como el alcance geográfico que debemos de utilizar para sondear el mercado de proveedores con experiencia en el mundo ERP. A partir de aquí, algunos criterios pueden ser los siguientes:

Experiencia del proveedor:

  • Conocimiento del cliente y requerimientos del mismo. Valorar las experiencias previas que ha tenido el proveedor dentro de la organización y valorar si el proveedor entiende los objetivos y principales requerimientos.
  • Conocimiento del sector/industria de la organización: valorar el conocimiento del proveedor en la industria de mi organización mediante diferentes tipos de proyectos. Un proveedor que tenga una experiencia en la misma industria es terreno ganado porque entenderá de manera natural mucho de los retos a los que se enfrenta y podrá entender mejor muchas de las preocupaciones.
  • Experiencia del proveedor en la solución ERP, es decir, que el proveedor presente referencias vivas en proyectos de implantación de la solución ERP en los últimos 3 años.
  • Referencias relevantes vivas del proveedor en la implantación del ERP en clientes del mismo sector de mi organización.
    • El proceso requiere de la validación de dichas referencias, identificando aquellas que sean más relevantes por su contexto, alcance de proyecto, equipo y complejidad para validar las mismas. Esto implicará realizar una pequeña due dilligence de las referencias que permita entender las credenciales presentadas, ponderarlas y validarlas.
  • Referencias vivas en servicios de mantenimiento de la solución ERP. Este punto puede tener cierta relevancia si se tiene en mente que el mismo proveedor pueda evolucionarnos y mantenernos la solución que el mismo proveedor ha implantado. Por tanto, en el proceso de evaluación es importante identificar un criterio para ponderar los servicios de AMS para los diferentes proveedores.
  • Servicios del proveedor en regiones concretas o en ciertos países donde tenga presencia la organización y que sean localizaciones clave del proyecto.

Equipo del proveedor:

  • Valorar la experiencia del equipo que estará dedicado al proyecto, solicitando al proveedor la experiencia de sus equipos para asegurar que existe un compromiso por parte de proveedor en términos de experiencia del mismo. De esta manera se asegura que el proyecto estará liderado por equipos expertos de la solución/industria y que conocedores de los requerimientos del cliente.
  • Requerimientos en términos de certificaciones profesionales. En muchas ocasiones es conveniente que personas claves del proyecto tengan certificaciones relevantes que validen y certifiquen los conocimientos de los equipos. Por ejemplo, en términos de solución se pueden requerir que miembros clave del equipo estén certificados en procesos clave del ERP, en términos de gestión que el Project manager esté certificado en la Gestión de Proyectos, Agile, etc.
  • Grado de compromiso del proveedor poniendo a disposición del cliente personas clave a nivel de gestión.
  • Herramientas o soluciones adicionales del proveedor: por ejemplo, valorar si el proveedor dispone de soluciones prepaquetizadas para mi industria/sector o cuenta con otro tipo de herramientas que ayuden en la gestión del proyecto, herramientas de ejecución de ciertas tareas clave como la extracción, migración de datos, limpieza, formación, etc.

Enfoque del proyecto:

  • Como no hay dos propuestas iguales, otro criterio a evaluar sería el alcance presentado por los proveedores valorando el alance de la solución.
  • Valorar la propuesta de proyecto en términos de plazo para valorar si es asumible internamente en la organización.
  • Valorar las metodologías de gestión del cambio y gestión de proyectos propuestas por los proveedores.

Dedicaciones equipos internos:

  • Valorar, en función del tipo de proyecto propuesto por el proveedor, que identifique una dedicación estimada de recursos internos de la organización. Este punto es relevante, porque se pueden presentar desalineamientos en las dedicaciones delos equipos por falta de entendimiento de la solución o del sector que conviene valorar y muchos proyectos terminan causando un impacto relevante en términos de dedicaciones de personas clave en el cliente y esto debe de ser evaluado para que la organización sea conocedora de las estimaciones necesarias para la ejecución del proyecto y que pueda gestionar dichas dedicaciones.

Presentación del proveedor

  • Valorar la demo de producto del proveedor con el objetivo de entender como los procesos clave del cliente son abordados por el producto y analizar el gap que pueda existir entre los requerimientos de negocio y el proceso mostrado.
  • Aprovechar la presentación del producto para conocer al equipo clave del proyecto y valorar su experiencia mediante una sesión de dudas y preguntas para contrastar experiencia en el sector, procesos de negocio y entendimiento de las necesidades concretas del cliente. Normalmente se preparan una serie de preguntas de los principales procesos por parte del equipo core del cliente.
  • Otro tipo de criterios más soft y que pueden ser considerados en la evaluación: certificaciones de calidad, GDPR, políticas de igualdad, integridad, éticas, etc.
  • Costes: en función de los puntos anteriores se completará el escenario de costes del proyecto. Los costes se pueden presentar desde la perspectiva de las fases, equipo y tarifa, etc. Para proyectos de gran complejidad es normal desglosar para cada una de las fases detallando el coste por perfil y dedicación. Esto permitirá comparar costes entre los proveedores pero los costes muchas veces no son exactamente comparables por diversos motivos, costes del equipo diferentes en función de la tecnología, experiencia del equipo, certificaciones, etc.

PUEDES LEER LOS PRIMEROS CAPÍTULOS DEL LIBRO DE ERP EN LOS SIGUIENTES ENLACES:

Capítulo 1

Capítulo 2

Capítulo 3

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