Los líderes empresariales europeos reconocen que las tareas administrativas y los procesos manuales exponen a las compañías a riesgos innecesarios, pero muy pocos toman medidas para cambiar la situación. De hecho, los empleados afirman que esta sobrecarga continúa distrayéndoles del trabajo que realmente genera valor. Estas son algunas de las conclusiones de un nuevo informe realizado por Ricoh en seis países de Europa: España, Reino Unido, Países Bajos, Francia, Alemania e Italia.
Tareas ajenas a su función principal
En estos seis mercados, empleados y responsables de la toma de decisiones coinciden en que se dedica demasiado tiempo a tareas de bajo valor. En lo que respecta a los datos de España, uno de cada cinco responsables de la toma de decisiones (19%) considera que sus empleados dedican la mayor parte de su jornada laboral a tareas administrativas ajenas a su trabajo principal, una visión reforzada por una proporción aún mayor de empleados (29%), que opina lo mismo.
Según el estudio, en España los empleados dedican un promedio de unas 16 horas a la semana a cinco tareas administrativas, lo que equivale a casi dos días laborables perdidos en tareas rutinarias como la gestión de documentos y procesos manuales. Es especialmente preocupante que solo el 43% de los empleados afirme dedicar la mayor parte de su jornada a tareas que generan valor real para la organización.
Las consecuencias van más allá de la pérdida de productividad. La gestión documental ineficiente expone a las organizaciones a riesgos operativos y de cumplimiento normativo. Más de la mitad de los responsables de la toma de decisiones (61%) y el 51% de los empleados de oficina han sido testigos de errores graves, o de la posibilidad de cometerlos, debido a información obsoleta o incorrecta causada por sistemas o procesos ineficientes en los últimos cinco años. En el mismo periodo, el 67% de los responsables de la toma de decisiones afirma que su organización ha experimentado o ha estado a punto de sufrir una vulneración de datos o de cumplimiento normativo relacionada con la mala gestión documental que afecta directamente al trabajo diario de los empleados.
Las cinco tareas administrativas que más frustran diariamente
Los empleados españoles aseguran que enfrentan una serie de frustraciones diarias y evitables con la administración que minan silenciosamente la productividad, como tener que volver a introducir la misma información en múltiples sistemas (30%), gestionar bandejas de entrada de correo saturadas (29%), buscar archivos en múltiples sistemas o unidades compartidas (32%) y actualizar informes manualmente (27%). Todos estos problemas afectan negativamente al tiempo, la eficiencia y la motivación de los empleados.
Las consecuencias son graves. Una cuarta parte de los empleados (25%) afirma que su carga administrativa limita su productividad y el 20% considera que también limita su creatividad. Además, los empleados tienen claro qué supondría una reducción de esta carga: mayor disfrute del trabajo gracias a tareas más creativas (28%), mayor aportación de valor (28%), así como mejoras en su capacidad para tomar decisiones estratégicas más sólidas (25%), resolver más problemas de clientes (21%) y agilizar la entrega de proyectos (21%).
Falta de acción
A pesar del impacto, muchos empleados sienten que el problema no se reconoce plenamente. El 27% de los encuestados afirma que quienes toman las decisiones subestiman el tiempo que los empleados pierden en tareas administrativas, el 18% considera que la carga administrativa está distribuida de forma injusta y, quizás lo más preocupante, solo el 24% cree que a su empleador le importa realmente la carga administrativa de sus empleados. Sin embargo, el 62% de los responsables de la toma de decisiones opina que las nuevas herramientas y sistemas han simplificado los flujos de trabajo y reducido la carga administrativa, y más de la mitad (53%)[2] cree que las herramientas de automatización que eliminan tareas manuales repetitivas tendrían el mayor impacto positivo tanto para la organización como para los empleados.
Los empleados españoles aseguran que se enfrentan a una serie de frustraciones diarias y evitables con la administración
Josep Costa, responsable de soluciones de Automatización en Ricoh España, afirma: “España y Europa no tienen un problema de talento ni de compromiso, sino de cómo se emplea el tiempo de las personas. Cuando empleados cualificados dedican dos días a la semana a tareas administrativas repetitivas, no solo se pierde productividad: se frena la innovación, se debilita la toma de decisiones y se incrementan los riesgos operativos. La automatización ya no es una cuestión de eficiencia, sino de competitividad y resiliencia. Las organizaciones que actúen ahora liberarán el verdadero potencial de sus empleados y estarán mejor preparadas para crecer de forma sólida y sostenible”.
En virtud de los resultados del informe de Ricoh, la sobrecarga administrativa sigue reapareciendo de diferentes formas porque poco está cambiando. Estas tareas continúan suponiendo una enorme pérdida de tiempo para los empleados. “Las empresas deben actuar. Los beneficios son demasiado significativos como para ignorarlos, desde mejorar el bienestar de los empleados hasta impulsar la productividad y liberar tiempo para que las personas se concentren en el trabajo de valor añadido que impulsa el crecimiento. Y más allá de la productividad, la automatización eficaz fortalece la gobernanza y reduce el riesgo de incumplimiento, al garantizar que la información se gestione de forma coherente y precisa. Algo tan sencillo como automatizar la gestión documental debería ser un éxito fácil”, concluye Costa.
