Wolters Kluwer ha presentado hoy en formato digital el Foro Asesores, su evento de referencia para el despacho profesional. El Foro ha analizado la situación actual del sector y ofreció las claves para impulsar su recuperación económica y la transformación digital.

Los Despachos Profesionales tienen una oportunidad para posicionarse como emisores de la comunicación telemática y adelantar a sus competidores ofreciendo un servicio novedoso y de uso recurrente.

“El Gobierno ha entendido la importancia de redoblar esfuerzos para impulsar la recuperación y la transformación de la economía española, con el plan Next Generation. Los fondos europeos constituyen una gran oportunidad, y los Despachos Profesionales serán clave”, afirma Joaquín Perez, Secretario de Estado de Empleo y Economía Social.

El despacho profesional del Futuro 

En los últimos meses hemos asistido a un cambio socioeconómico sin precedentes: nuevas formas de trabajar, de relacionarnos con los clientes y cambios normativos de calado. Estamos claramente en una nueva etapa, caracterizada por las siguientes macrotendencias: 

  • Alta velocidad del cambio normativo. Sigue avanzando el modelo de relación más digital con la Administración, y con la irrupción de la Covid-19 se ha generado una enorme cantidad de cambio legal. 
  • Globalidad. La competencia, las tendencias de futuro, el cambio legal, las novedades del sector… todo ello tiene un impacto y un alcance global, y no podemos no mantenernos al día. 
  • Nueva tipología de cliente. Adaptado a las nuevas tecnologías y que exige un servicio a este nivel: online y offline, con reuniones por videoconferencia, evitando el papel, sin presencialismos innecesarios.
  • Digitalización a todos los niveles. La tecnología se ha convertido en garantía de mantener la actividad del Despacho en cualquier eventualidad, gracias al teletrabajo basado en soluciones cloud

En este contexto, las 4 grandes prioridades del Despacho Profesional son:

Un gran volumen de trabajo, con productividad y eficiencia, gracias a los procesos automáticos e inteligentes, los cuales liberarán parte de nuestro tiempo y nos permitirán atender a la demanda reduciendo errores.

Por su parte, la necesidad de adaptarse a la enorme velocidad del cambio normativo, pues no todas las aplciaciones y software han podido mantenerse actualizarse, lo que ha obligado a muchos despachos a buscar alternativas manuales, consultar con la Administración con dudas relevantes, o ha generado demoras y errores.

También es necesario definir una nueva relación y forma de trabajo con el cliente, es decir, fidelizar al cliente antes de que busque una alternativa. Soluciones basadas en un modelo colaborativo. Y por último, seguir apostando por el crecimiento y definir una visión de futuro.

Así será el despacho profesional del futuro según el Foro Asesores de Wolters Kluwer

El registro salarial obligatorio 

¿Qué debe incluir el registro salarial?, la respuesta es muy sencilla, debe incluir 3 valores:

  • Valores medios de salarios 
  • Complementos salariales 
  • Percepciones extrasalariales 

Existen en el mercado soluciones que ya permiten a las empresas y departamentos de RRHH automatizar la gestión del Registro Salarial Obligatorio:

  • Departamentos RRHH
  • Despachos Profesionales 
  • Pymes

En cuanto a la necesidad de actualizar el registro salarial, en el artículo 5.4 RDL 902/2020 se especifica una la presentación anual, además de hacerse hincapié en la actualización del registro cuando se produzcan cambios significativos en la estructura retributiva en la empresa.

Para evitar sorpresas, es recomendable hacerlo por medios informáticos, algo que nos puede liberar de la tarea de estar pendientes cada cierto tiempo para mantener esta información actualizada y a punto en caso de que una inspección o los trabajadores la soliciten.

Notificaciones electrónicas 

En los últimos años la Administración ha hecho una clara apuesta por la comunicación por vías telemáticas, algo tiene como reflejo la progresiva desaparición de las tradicionales notificaciones con papel y acuse de recibo, y su sustitución por las Notificaciones Electrónicas. 

Uno de los grandes cambios que suponen las NEOS es la necesidad que imponen de estar pendientes de las mismas, dado que aunque no se consulten la Administración las considera como entregadas y a partir de los 10 días siguen su curso, lo que puede conllevar en última instancia la imposición de sanciones y recargos. 

Por ello delegar esta tarea en una asesoría que disponga de un sistema de gestión de Notificaciones Electrónicas les ahorra tiempo y preocupaciones y les permite dedicarse a lo que realmente les importa: su actividad. 

En este punto de inflexión, los Despachos Profesionales tienen una oportunidad para posicionarse como emisores de este servicio y adelantar a sus competidores ofreciendo un servicio novedoso y de uso recurrente. Además, esta tarea puede automatizarse fácilmente con las nuevas herramientas que ya se encuentran en el mercado.

La llegada de las NEOS supone un cambio importante de paradigma ante el cual los Despachos profesionales han reaccionado con actitudes muy distintas. A grandes rasgos, existen tres tendencias principales:

  • Despachos que no quieren ofrecer esta opción: son reticentes con respecto a la responsabilidad que les supone, les preocupan los plazos breves de consulta y gestión, o bien no saben cómo afrontar el servicio o les falta formación al respecto.
  • Despachos que están ofreciendo el servicio de forma gratuita: en el momento de la entrada en vigor no quisieron facturarlo a los clientes “de toda la vida”, no se deciden por el modelo de precios, o bien no tienen claro cómo llevarlo a la práctica.
  • Despachos que no ofrecen esta opción como servicio pero que ven una oportunidad en el mismo: son los que desean ampliar su abanico de opciones y las posibilidades de aumentar su facturación, y ven en las NEOS una opción para ello

Cómo facturar con las NEOS

Si nos encontramos en la situación de ya estar prestando este servicio sin cobrarlo, ¿cómo introducimos la facturación a los clientes que ya reciben este beneficio sin coste? 

El concepto aquí es claro: empezar a darle valor a la tarea que ya estamos realizando y hacerla visible a nuestro cliente con argumentos como los siguientes:

  • Estamos prestando un servicio cada vez más complejo por el que no le estamos facturando. Podemos incluso ejemplificar el tiempo dedicado a esta gestión.
  • Cada vez más entidades oficiales se incorporan a las NEOS, por lo que el tiempo dedicado es cada vez mayor, y también lógicamente el coste interno dedicado, lo que obliga a instaurar su tarificación. 
  • Para poder continuar prestando este servicio de forma segura y con todas las garantías, revisando todos los buzones adecuadamente, es necesario hacer el paso a una gestión debidamente reglada y que le permitirá a nuestro cliente despreocuparse totalmente. De hecho, éste es uno de los puntos principales a comunicar sobre las NEOS: estemos atentos o no a su recepción, la Administración las considera como entregadas y por tanto a los 10 días siguen su curso, lo que en el caso más extremo puede acarrear sanciones. Gestionar las NEOS es garantizar una total tranquilidad en este sentido a nuestro cliente.
  • Para los clientes más reticentes o los de “toda la vida” podemos empezar simplemente disgregando en la factura un importe simbólico por las notificaciones, para que quede como concepto de facturación, aunque no subamos el precio final en esta primera comunicación. De esta forma abrimos la puerta a hablar sobre esta tarea y a facturarla en el futuro. 
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