CLEFormación, empresa española experta en Capacitación Profesional en el entorno de las Tecnologías de la Información, ha puesto en marcha un proyecto en la Universidad Politécnica de Valencia, UPV, para la creación de un nuevo sistema de digitalización de documentos que permitirá, además de mantenerlos de forma segura y con alta disponibilidad, la eliminación del papel. Para el desarrollo de este proyecto, CLEFormación eligió el software de gestión de contenido empresarial de código abierto (ECM) Alfresco.

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La Universidad Politécnica de Valencia, es una organización pública dedicada a la formación y a la investigación a la que asisten miles de personas. Cuenta con 14 Escuelas y 42 Departamentos distribuidos en 4 campus, siendo el principal el de Vera (Valencia) en estos momentos con casi 37.800 alumnos y 2.600 profesores. En los últimos años, la UPV ha crecido al tiempo que se ha modernizado convirtiéndose en una de las primeras universidades españolas y una de las de mayor proyección internacional. En su afán por mejorar la operativa diaria de la universidad, así como sus Sistemas de Información se encuadra este proyecto de eliminación de papeles e implícitamente la sustitución del antiguo sistema de digitalización propietario con el que contaba la UPV que presentaba importantes deficiencias como la  imposibilidad de realizar modificaciones, de integración con el resto de aplicaciones y de compartir información con ellas.

En palabras de Elena Hervás Ortega, Socia y Directora Técnica de CLEFormación, “el antiguo sistema estaba desarrollado con un software propietario, mientras que el nuevo está basado 100% en tecnologías Open Source de calidad empresarial, lo que supone tanto un ahorro en costes, como una mejora en la eficiencia y eficacia del sistema”.

Características técnicas

El nuevo sistema de gestión documental desarrollado por CLEFormación está basado en la web, funciona directamente sobre el navegador del usuario (IE, Firefox, Safari, Chrome), y se han abandonado las antiguas arquitecturas cliente-servidor.

Entre sus principales características destacan:

  • Soporte a sistemas operativos Windows (32 y 64 bits) y Mac.
  • Compatible con cualquier dispositivo de captura TWAIN (escáneres, cámaras).
  • Los clientes no necesitan instalar aplicaciones cliente difíciles de mantener por el equipo de administración de Sistemas de la UPV.
  • Soporte a escaneado con alimentadores automáticos (ADF) y escaneado de doble cara (dúplex).
  • Edición de imágenes directamente desde el navegador Web, sin necesidad de instalación de programas de edición de imagen  como Adobe Photoshop.
  • Conversión a formato PDF con soporte a multipágina.
  • Posibilidad de búsqueda de documentos eficientes gracias a la creación de un modelo de gestión documental personalizado para la UPV.

Beneficios para la universidad

Entre los beneficios que la puesta en marcha de este proyecto va a suponer para la Universidad destacan; además de la disminución de costes, al suprimir los costes de licencias en el sistema de digitalización y la integración del sistema en su arquitectura de Gestión Documental Empresarial (ECM); la creación de un sistema con una curva de aprendizaje muy pequeña; la posibilidad de acceder al código fuente y realizar modificaciones y sobre todo; un  avance hacia arquitecturas SOA y Open Source de alta calidad.

Señalar por último que la elección de CLEFormación como socio en este proyecto por parte de la UPV se ha debido a la solvencia técnica de la propuesta y a la competitividad de la propuesta en términos económicos.