Ayuntamientos, diputaciones, ministerios y, en general, cualquier institución perteneciente a la Administración Pública guarda y gestiona información sensible de los españoles. Toda esta información, que se acumula en edificios de todo el país y se cuenta por millones de papeles, ocupa un enorme espacio físico y representa un verdadero reto a la hora de llevar una organización y una protección de datos adecuada.
Además, un pequeño error en el manejo del papeleo puede hacer posible una “fuga de información”. Algo así comprometería la privacidad del ciudadano o los ciudadanos en cuestión, al dejar expuesta toda su información más sensible como números de DNI o Seguridad Social, pasaporte, lugar y fecha de nacimiento, libros de familia, información fiscal e incluso el domicilio de cada uno.
Por eso, y teniendo en cuenta tanto los problemas de eficiencia administrativa como los riesgos de un robo de información, es indispensable que los documentos sean protegidos a buen recaudo con las máximas garantías de protección de datos. Para ello, lo más recomendable es que los funcionarios públicos hagan uso de las herramientas más adecuadas a la hora de gestionar toda esta información crítica.
Lo cierto es que el momento en el que un archivo es más susceptible de ser expuesto es cuando es manejado. Un escaneo, una impresión o un cambio de fichero son procesos que, en ocasiones, acaban con la sustracción de la información o, simplemente, su extravío. Por eso, es indispensable que las instituciones públicas se adapten y organicen con un sistema potente.
En este sentido, el Kit de Autenticación de Tarjetas de KYOCERA, permite que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los equipos de impresión de las instituciones púbicas, garantizando un mayor nivel de seguridad para los archivos. Esto es así ya que el departamento de sistemas puede controlar quién y qué se imprime en cada equipo, pudiendo disponer únicamente del archivo mediante una identificación previa con la tarjeta. De este modo, se dispone de un completo control de acceso y contabilidad, que puede ser integrado en todo el parque de equipos de las instituciones públicas.
Por otro lado, con el gestor documental MyDOCument de KYOCERA Document Solutions, la Administración Pública puede digitalizar archivos fácilmente, con un sistema de etiquetado automático que permite encontrar los datos de cualquier documento de la forma más rápida. Procesar de esta forma el papel tiene múltiples ventajas, ya que al guardar toda la información en un único lugar es mucho más sencillo tener un control estricto sobre ello, a la vez que todos los datos se encuentran cifrados.
