La búsqueda de documentos conlleva que aproximadamente la mitad de la jornada laboral del trabajador medio transcurra precisamente dedicada a esta actividad. A diario entran miles de documentos en las empresas desde diversos tipos de canales (mail, fax, correo ordinario…) que en función de varios criterios deben ser procesados de una forma u otra (archivados, eliminados, impresos, enviados…). Esto es lo que se conoce como el Big Data, la acumulación de datos, una tendencia cada vez más en auge y, que siendo bien aprovechada, puede resultar información beneficiosa para las empresas aportando beneficios a la compañía.
La aportación de inteligencia a estos datos supone un importante desafío para las compañías, que necesitan implementar una estrategia de gestión documental adecuada que impulse su eficiencia. Y es que, actualmente las compañías no emplean una estrategia de inversión adecuada, claro ejemplo de ello es que los gastos visibles de la gestión documental apenas suponen el 10% del gasto total que las organizaciones asumen por estas tareas. Aplicando una estrategia documental idónea las empresas garantizarían una mayor eficiencia, además de una garantía en lo que respecta al cumplimiento de trámites legislativos y de seguridad. Entonces… ¿dónde reside la solución?
Es aquí donde entramos en escena los proveedores de tecnología. Fijándonos como objetivo aumentar la eficiencia, integramos los procesos anteriormente descritos, combinando las mejores soluciones de hardware y software, reduciendo los costes de almacenamiento e impresión, simplificando los procesos y garantizando la seguridad de los documentos de las organizaciones.
En esta línea, desde KYOCERA hemos apostado con fuerza por una solución documental de vanguardia que da respuesta a todas estas necesidades: MyDOCument. Esta solución tiene como objetivo que facilitar a nuestros clientes la captura, acceso, archivo y recuperación de todo tipo de documentos, estableciendo flujos de trabajo y distribuyendo automáticamente los archivos. Esto se resume en una mayor flexibilidad, escalabilidad y adaptabilidad del negocio, es decir, en una mayor eficiencia.
Asimismo, MyDOCument es una solución que se caracteriza por su escalabilidad ya que puede ser fácilmente instalada tanto en macrocompañías como en micropymes. Por lo que respecta a las pequeñas empresas, KYOCERA oferta la versión Business. Esto es, que una vez integrada la solución en los equipos multifuncionales de KYOCERA, los archivos entran, son digitalizados automáticamente, enviados a la aplicación deseada (SAP, Outlook…), y da paso a sí a su posterior gestión; Por su parte, la versión dirigida a grandes compañías, Enterprise, ofrece la posibilidad de adaptar los procesos de negocio a partir de la creación de flujos de trabajo en la aplicación..
La implementación de estrategias de gestión documental de máxima calidad como las que ofrece KYOCERA a partir de equipos de primer nivel, tiene un efecto directo sobre la eficiencia Y es que, este proceso se puede resumir en generar mayor productividad a partir del ahorro de tiempo empleado en los procesos que antes iban destinados a la gestión de documentos.
A esto se le ha de sumar un factor fundamental: la seguridad de este tipo de soluciones. Una adecuada gestión de las alertas por ciberataques puede generar ahorros de hasta 1,3 millones dólares al año. En la época en la que vivimos donde se registran un ataque de malware cada 1,5 segundos, contar con un sistema seguro como MyDOCument es vital. Además, gracias a esta solución, se puede controlar qué personas de la compañía acceden a qué documentos y en qué momento, asegurándose de un mayor control interno.
En definitiva, en KYOCERA hemos dado con la receta para lograr un aumento de la eficiencia y una mejora de los servicios prestados por la compañía. Esta fórmula no es otra distinta que aunar una correcta gestión documental y unos procesos de simplificación en consonancia con nuestro lema corporativo: “hacer lo que otros no se atrevan”.
