De hecho, los resultados de un estudio llevado a cabo por KYOCERA Document Solutions en el año 2008 son claros: con una buena Política Corporativa de Impresión, la mayoría de las organizaciones podrían obtener un 25% de ahorro en sus procesos de impresión. Este hecho se debe sobre todo a que hoy día, muchas empresas no tienen en cuenta cómo, dónde y cuánto imprimen sus empleados.

Una Política de Impresión eficiente consta principalmente de varias reglas básicas y comunes dirigidas sobre todo a la concienciación de los trabajadores. Unos ejemplos son: usar papel reciclado para imprimir, limitar la impresión a color, implementar un horario de impresión, asignar cuotas de impresión a usuarios o departamentos, etc. Pero no sólo el control y la concienciación, sino también las herramientas usadas constituyen la diferencia para obtener un ahorro importante. En este sentido, el ahorro se consigue por un lado con impresoras y equipos multifuncionales que permiten escanear, hacer fotocopias, enviar por email o fax, etc., y, por otro lado, mediante herramientas de software específicas que permiten a las empresas aplicar sistemas de control de impresión, como cuotas por usuario, etc. Por ese motivo, es esencial adquirir un software documental eficiente y específico, y comunicarse con los trabajadores para que estén informados de los efectos positivos en temas medioambientales y económicos.

Hacia la ´oficina del futuro´

La oficina del futuro es una oficina donde el papel es casi inexistente. Resulta lógico concluir que con una Política Corporativa de Impresión eficiente, una empresa podría llegar a convertirse en una oficina sin papeles. En este proceso, las tecnologías son esenciales, y por tanto, los proveedores de software de tecnología documental tienen un papel principal en esta evolución.

No solo un software adecuado ayuda a reducir los gastos en impresión y el uso de papel, sino también el sentido común de cada empleado. Es mejor, por ejemplo, ver un documento en pantalla antes de imprimirlo, para evitar imprimir todas sus páginas cuando no hace falta y así derrochar una gran cantidad de papel.

En líneas generales, la oficina sin papeles probablemente tardará en hacerse realidad, y los dos formatos (papel y digital) convivirán durante mucho tiempo. A lo mejor la crisis actual influirá positivamente en este proceso, al fomentar la reducción de gastos innecesarios y la implementación de procesos específicos para obtener ahorros.