Lo que necesitan los CEOs interesados en los datos

Por Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España

Un estudio muestra que solo una de cada diez empresas en Europaⁱ (12% en España) confía plenamente en la capacidad de su empresa para extraer el valor de la información. Una de las causas subyacentes podría ser su desconocimiento acerca de lo qué hacen los profesionales que crean, gestionan y usan información.

En un reciente estudio en el que Iron Mountain compara el papel y la percepción que se tiene de los directivos de las empresas y de los responsables de la información en Europa (y los Estados Unidos), se desprende que el 83% de los directivos de las empresas europeas (85% en España) no terminan de entender qué hacen exactamente los responsables de la información. A cambio, el 69% de los responsables de información en Europa (71% en España) admiten que no saben exactamente qué quieren y necesitan de la información los directivos senior, y un 76% (69% en España) dice no entender bien las necesidades en cuanto a información de sus colegas de marketing, fabricación, finanzas y otros departamentos.

El impacto operacional de tal confusión mutua no es difícil de imaginar. Un estudio globalⁱⁱ ha revelado que solo el 27% de las empresas creen que los empleados tienen acceso a los datos que necesitan y un 42% admite que el acceso a estos datos es engorroso.

¿Y qué es lo que quieren los empresarios de la información?

Merece la pena señalar que, a pesar de tener como objetivo extraer el máximo de la información, la mayoría de las empresas dan prioridad a bloquearla: protegerla para mitigar el riesgo de una brecha de datos (la prioridad absoluta para el 81% de las empresas europeas) e impedir pleitos y multas por no cumplir con la legislación (una prioridad para un 76%)ⁱⁱⁱ. Esto puede estar cambiando a medida que las empresas se dan cuenta de que, para sacar el mayor partido de los datos, hay que incrementar el acceso a los mismos y facilitar que los empleados puedan usarlos. Sin embargo, antes de que las empresas hagan más accesible su información, hay que tener en cuenta los aspectos relativos a la privacidad y a la propiedad intelectual. Probablemente sea necesario expurgar o desclasificar los datos.

Los directivos usan la información para tomar decisiones. Para que los responsables de datos e información puedan entender qué tipo de información necesitan éstos, tienen primero qué entender cómo funciona esta toma de decisiones y cuál es el papel que tiene o ha de tener la información.

Cuatro de cada diez (44 %)^iv de los CEOs toman una decisión importante una vez al mes, y en Europa estas decisiones tienen que ver normalmente con el crecimiento del negocio a través de nuevos productos, nuevos mercados y la colaboración con la competencia.

Dos tercios de los líderes empresariales afirman haber cambiado la forma en que toman sus decisiones gracias a un mayor acceso a la información. Sin embargo, no tienen tiempo de vadear a través de grandes volúmenes de datos sin procesar, complejos, irrelevantes por completo u obsoletos. La mitad – el 52% – de los CEOs encuestados admiten ignorar la información que no entienden^v. Consecuentemente, la información que se comparta con los responsables empresariales tiene que ser clara y relevante: es necesario aplicar un filtro analítico o de conocimiento. Dependiendo del tamaño o del tipo de negocio, tendrá que haber una persona o un equipo de personas dedicados al análisis de datos. En aquellas empresas en las que existe la figura del responsable de datos, ésta se convierte en clave en el proceso de ayudar al responsable de información a entender los datos y cómo se pueden usar, contribuyendo también a una mejor comunicación a la dirección.

Los profesionales de la información están, como ellos mismos admiten, confusos cuando se trata de averiguar cuál es el valor encerrado en los datos que gestionan. Nuestro estudio averiguó que el 84% (el 86% en España) creen en su capacidad para ayudar a sus empresas a sacar el máximo de la información, siempre y cuando entiendan mejor qué es lo que se necesita.

La buena noticia es que este vacío en la comprensión mutua es relativamente fácil de corregir. La solución tiene dos capas: en primer lugar, los profesionales de la información tienen que ser más proactivos a la hora de entender qué datos necesitan las empresas. Tienen que integrarse más con otros equipos, como pueden ser los que se encargan del análisis de datos, y hacerse más visibles ante la dirección. En segundo lugar, los directivos tienen que fomentar una mayor comprensión acerca del papel y el valor de la contribución a la empresa que tienen los responsables de la información. Estos dos pasos construirían un puente de entendimiento de manera que la información y su valor añadido viajarían en ambas direcciones.