covid-19 trabajo a distancia Expensya ayuda a la gestión de notas de gastos específicas del teletrabajo

No es ningún secreto que la velocidad con que se producen y se adoptan los cambios tecnológicos ha ido creciendo a lo largo de la historia y de forma muy especial, desde la revolución industrial, hace unos doscientos años. El corto espacio de tiempo necesario, para la adopción de nuevas tecnologías como la telefonía móvil, o la provisión y uso de servicios en la red, nada tiene que ver con el tiempo que se necesitó, desde el final del siglo XIX y a lo largo del XX, para convertir la electricidad en un servicio al alcance de la población.

Tampoco es un secreto que las personas ofrecemos de forma natural resistencia al cambio y que son los momentos de crisis, tanto a nivel personal como en las sociedades, los que consiguen transformaciones que en épocas normales no se habrían conseguido o habrían requerido mucho más tiempo. Las crisis han transformado muchos ¨No se puede hacer¨ en “Si se pudo”

Hace tiempo que el Teletrabajo es una tendencia clara de evolución, que se ha ido encontrando con múltiples intentos fallidos o, como mínimo, gran resistencia en los intentos de implantación. En España, el nivel de trabajo a distancia antes de la crisis del COVID-19, se estimaba en niveles en torno al 5-8% de los trabajadores, llegando estos niveles al entorno del 15% en los países con mayor nivel de trabajo remoto en Europa (Países Bajos, Países Nórdicos). Como todos sabemos, estos porcentajes, se han disparado con la crisis en menos de un mes. Por otra parte, hace un año, casi un 70% de los trabajadores españoles deseaban teletrabajar, pero sus empresas no se lo permitían. Sería interesante conocer el resultado de esa misma encuesta, realizada después de la crisis.

Esta adopción forzada del trabajo remoto tiene también un efecto impulsor en la conversión de las organizaciones en “Empresas conectadas” y por tanto de la Transformación Digital de las mismas.

En España, el nivel de trabajo a distancia antes de la crisis del COVID-19, se estimaba en niveles en torno al 5-8% de los trabajadores

Este importante cambio del modelo de trabajo, así como del entorno en que nos encontramos, lleva asociadas una serie de consecuencias en distintos aspectos: en el uso de la tecnología, en las personas y en las organizaciones empresariales y sus dinámicas.

1.- Aunque la Tecnología actual lo permite sobradamente, las empresas han de hacer un esfuerzo claro para asegurarse de que ponen a disposición de sus empleados las herramientas necesarias para el trabajo remoto:

• Una infraestructura de comunicaciones para voz, video y datos, adecuada para los anchos de banda requeridos (webinars, videoconferencias, etc.), incluyendo VPNs y WIFI, cable, etc. en los puestos remotos.

• Dispositivos físicos veloces, estables y seguros por diseño (portátiles, tabletas, etc.) o gestión y adaptación al uso de dispositivos propios del trabajador (BYOD)

• Herramientas colaborativas y ofimáticas con capacidad offline y procedimientos de compartición de información: ficheros, documentos, control de versiones, cuentas para asuntos de seguridad.

Entornos VDI que permitan el acceso a aplicaciones corporativas tradicionales.

• Herramientas que ayuden a conocer la Experiencia Digital del Empleado (DEX), así como aquellas otras que posibiliten, cuando se requiera, la gestión y monitorización de las tareas a realizar, imputación de carga de trabajo y costes a proyectos, clientes, etc.

• Herramientas o sistemas de monitorización y atención remota del puesto, así como de la gestión del servicio (ITSM). En este punto, los niveles avanzados de madurez permiten enfoques de autogestión, reforzada con inteligencia artificial (AI)

Para el trabajo remoto, algunos de los puntos anteriores, suponen un especial reto: aquellos relacionados con la atención a los usuarios y la gestión del servicio ofrecido. Es reciente también, la posibilidad de medir la experiencia digital del empleado en su puesto de trabajo, considerando, no solo la perspectiva técnica, sino la humana: sus percepciones y problemática.

2.- Desde la óptica de las personas, la crisis está suponiendo un aprendizaje acelerado en las competencias digitales y está desarrollando mayores niveles de confianza en este marco de distancia física entre jefes y subordinados y entre compañeros. Por otra parte, frente al, alguna vez idealizado y en el pasado no conseguido, trabajo desde casa, esta experiencia radical nos ayuda a valorar más el contacto cara a cara. El hecho de sufrir las dificultades debidas a no contar, en muchos casos, con un entorno o ambiente adecuado de trabajo en nuestras casas, refuerza, para ciertas situaciones, la alternativa de una buena oficina. Esta experiencia permitirá sacar conclusiones que ayuden a determinar que parte del trabajo puede, o debe, hacerse de forma remota y que parte debe ser presencial.

El teletrabajo requiere, a su vez, que las personas desarrollemos algunas buenas prácticas adicionales, tanto en la gestión familiar, como en la personal: creación de rutinas y de fronteras físicas y psicológicas, estas últimas mediante la adecuada gestión de la agenda y horarios, con un comienzo temprano.

Por otra parte, en cuanto a la dirección de nuestro equipo a distancia, es importante reforzar algunos elementos de gestión, como la flexibilidad, la empatía y apoyo, la cercanía y el contacto frecuente. Se requiere también una clara definición y comunicación de los objetivos y expectativas del trabajo a realizar por todos y cada uno de los integrantes del equipo.

3.- En último lugar, aunque no menos importante, las empresas han de estar preparadas, en esta “nueva normalidad”, para gestionar entornos cada vez más cambiantes, complejos, ambiguos y difíciles de predecir (VUCA), siendo la crisis del COVID-19 un claro ejemplo. Para ello, requieren desarrollar y reforzar:

• El liderazgo inspiracional más que transaccional. Líderes que transmitan energía, valentía, consistencia, capaces de soportar la presión y superar las dificultades, y que, al mismo tiempo, se dejen sentir cercanos al equipo.

• La inmediatez y la agilidad operativa. Organizaciones en red, frente a las jerárquicas. Automatización de procesos y metodologías agiles de gestión, como pilares importantes para conseguirlo.

• Su visión estratégica y de futuro, así como su adaptabilidad. Los cambios en los mercados y sus prioridades, en las tendencias de consumo de los clientes, en los competidores y proveedores, hacen que las empresas deban desarrollar su capacidad de aprender a hacer cosas nuevas. Su capacidad de adaptación se convierte en una nueva ventaja competitiva. Las herramientas de analítica de datos son ayudas muy eficaces, a la hora de establecer posibles alternativas y simulaciones de escenarios para la toma de decisiones.

Nos quedan, por delante, unos cuantos meses en que nos veremos obligados a gestionar un entorno de alta incertidumbre y en que seguiremos aprendiendo y preparándonos para un nuevo escenario de normalidad, que con certeza será diferente del existente antes de la crisis del COVID-19.

Juan de la Torre, Director de Marketing, Alianzas y Desarrollo de Negocio en Devoteam