El Digital Workspace o trabajo inteligente es más importante que nunca, partiendo de la base que desde comienzos de pandemia, la mayor parte de las empresas tuvieron que llevar a cabo una transformación digital sin precedentes. El departamento de TI se enfrenta al reto de crear una cultura empresarial dotando a sus empleados de las herramientas y los conocimientos necesarios para su desarrollo.

Un informe de Gartner afirma que, tras la Covid-19, el 74% de las empresas planea establecer el teletrabajo de forma permanente a gran parte de sus empleados. Por ello, las compañías deben atraer y retener a ‘nuevos empleados digitales’, capaces de relacionarse entre sí, con proveedores y clientes, a través del nuevo entorno digital.

“El digital workplace brinda grandes beneficios a las empresas, sobre todo es una estrategia en línea con la continuidad del negocio. Pues, mejora la comunicación, la colaboración, el acceso al conocimiento y la productividad en los procesos. Ahora bien, los límites de las empresas se han difuminado, y el nuevo modelo de trabajo requiere de políticas de control diferentes y de una estrategia de seguridad acorde”, afirma Fernando Calvo, Business Development Manager de IaaS365.

Una estrategia Digital Workspace

Con la llegada de la Covid-19 se hizo evidente la importancia de poseer un Digital Workspace. Las organizaciones que ya habían evolucionado hacia la creación de un espacio de trabajo digital pudieron seguir desempeñando su actividad desde casa durante el confinamiento, reduciendo así notablemente el impacto de la pandemia. Mientras que las organizaciones a las que esto les cogió totalmente desprevenidas, sin una estrategia de teletrabajo establecida y segura, vieron interrumpida su actividad. Lo que llevo a provocar la adopción de medidas precipitadas que, con el tiempo se han ido perfeccionando y adaptando a las necesidades particulares de cada organización.

Según datos de Cisco, tres de cada cuatro empresas consultadas por la compañía han acelerado sus planes de digitalización. De estrategias que iban a ejecutarse entre uno y tres años pasaron a meses o incluso semanas. Y los primeros proyectos han ido destinados a facilitar el trabajo remoto. Como explica Michel Rodríguez, Director de Colaboración en Cisco España, “ahora se trata de facilitar un verdadero trabajo colaborativo, tanto remoto como presencial. Lo que no implica únicamente utilizar herramientas de chat y de videoconferencia, sino una evolución del puesto de trabajo centrado en la experiencia de usuario, la co-creación y la productividad, con seguridad y privacidad integradas y con independencia del momento y lugar”.

Siguiendo con este tema y en palabras de Fernando Calvo, Business Development Manager de IaaS365, “Tras el primer shock inicial, prácticamente todas las empresas se están planteando como prioritario inversiones de puestos en remoto, el VDI está de nuevo de moda, porque ha quedado en evidencia su importancia, tanto en aquellas que lo tenían porque el porcentaje de implantación era residual en comparación al cómputo total de empleados y las que no, adoptando las medidas correctas y puliendo aquellas que se instauraron precipitadamente debido a la urgencia del asunto”.

La pandemia ha acelerado la transformación digital del puesto de trabajo. Seis de cada diez organizaciones han tenido a más de la mitad de la plantilla teletrabajando durante el confinamiento. Además, el trabajo en remoto durante el confinamiento ha transformado las demandas y hábitos de la actividad laboral. Y es que, nueve de cada diez trabajadores españoles demandan ahora un modelo de trabajo flexible; no sólo elegir entre trabajo remoto y presencial, sino también cómo gestionar sus horas.

Como apunta Victoria Miravall, Payroll & HCM Product Manager, Wolters Kluwer Tax & Accounting España, “esta crisis nos ha hecho darnos cuenta de algunas necesidades tecnológicas de las empresas a las que no se les había prestado suficiente importancia. Un buen digital workspace mejora la productividad y eficiencia de una empresa, acelera gestiones y permite controlar todos los flujos de trabajo. Tenemos la tecnología a nuestro favor para ayudarnos, y es importante tomar conciencia de ello. Desde Wolters Kluwer hemos notado especialmente un mayor interés por soluciones en la nube, que facilitan el acceso al espacio de trabajo personal de cada trabajador en cualquier momento y lugar, y ello deriva de que, en efecto, en la estrategia de las empresas ganan presencia los planes para establecer o mejorar el digital workspace”.

Por su parte, Sergio Martínez, Iberia Regional Manager de SonicWall afirma que “las empresas empiezan a ser conscientes de esta nueva realidad. El impacto de las intrusiones y del ransomware preocupan y mucho. La realidad del nuevo workspace nos empuja a nuevas soluciones de ciberseguridad para el control de las aplicaciones SaaS y de Shadow IT, mejores antivirus de nueva generación, mejora del Cloud Edge con estrategias Zero-Trust… Nadie puede dormir tranquilo en este nuevo entorno tan agresivo, con un incremento sustancial de la superficie de exposición en todas las organizaciones”

Nuevos retos en ciberseguridad

Un informe de IDC indica que un 43% de las empresas españolas afirma que la seguridad y la gestión son los mayores desafíos para innovar en el puesto de trabajo. Y es que, el riesgo potencial de ataques digitales se ha visto incrementado en los últimos meses por el alto nivel de conectividad que se genera a raíz de la Covid-19.

Un entorno cada vez más digitalizado y remoto puede suponer riesgos, y las políticas de control y prevención de las empresas son esenciales. El reto recae en la necesidad, por parte de las empresas, de poseer una arquitectura de seguridad completa capaz de proteger la gestión de la información, adoptando medidas como:

  • política robusta de contraseñas

  • gestión correcta de los usuarios y los permisos de los empleados

  • control de los accesos en remoto hacia la propia compañía

Según los datos de Cisco, el acceso seguro es el principal reto para el trabajo remoto (62% de los consultados), seguido por la privacidad de datos (55%) y el control y reforzamiento de las políticas (50%). Así, el 85% de las organizaciones consideran la ciber-seguridad más importante que antes de la pandemia, y el 66% están aumentando su inversión frente a esta demanda.

Ante esta situación, su Director de Colaboración, Michel Rodríguez afirma que, “las empresas necesitan soluciones de seguridad que: utilicen mecanismos reforzados de autenticación de usuarios y dispositivos (multi-factor) y políticas zero trust; segmenten la red para aislar las amenazas en caso de ser detectadas; y protejan el acceso a las aplicaciones en múltiples nubes”, a lo que añade que, “ las ‘máximas’ para el nuevo entorno de trabajo digital son: trabajadores siempre conectados; espacios colaborativos, dinámicos y seguros; y mayor satisfacción y compromiso”.

Otras compañías como Microsoft ya optan por establecer esta seguridad desde el inicio de fabricación de los dispositivos digitales, convirtiendo la seguridad en la base del ADN de cada producto, gracias al cloud. En este aspecto, Antonio Cruz explica que estos valores también recaen en su portafolio de “ Dynamics, Azure y todos los servicios de la nube de Microsoft: protección de la Identidad, Seguridad y Compliance”.

Por su parte, Sergio Martínez opina que el gran reto es el incremento exponencial de la superficie de exposición, combinado con el personal en remoto y los ataques dirigidos y malignos. “En el reciente caso de Solarwinds, por ejemplo, se ha determinado que el código escrito no es cosa de pocos cibercriminales, sino de cientos de ellos. Estamos en una situación de ciberguerra, y así se debe actuar. Dicho esto, las soluciones a implementar es una defensa por capas, porque cada una de ellas tendrá su punto débil a explotar, pero que no servirá con la siguiente”, explica.

El modelo de seguridad que ofrece Sonicwall se basa en el despliegue de una buena solución de acceso remoto: SMA o Cloud Edge, un firewall perimetral de nueva generación: TZs y NSa Generación 7 con OS basado en Linux, Sandbox y algoritmos de detección de malware avanzado como RDTMI y protección de correo electrónico on-premise o en la nube con CAS), el endpoint Capture Client.

Las empresas se “redimensionan”

La propia pandemia ha supuesto un cambio en la dimensión de las empresas. Ha provocado una revolución organizacional que ha requerido una revisión de roles, organigramas, tareas y, sobre todo, comportamientos. La realidad, es que antes de esta situación, la mayoría solo contaban con un porcentaje de puestos en remoto muy limitado.

En palabras de Sergio Martínez, las organizaciones han tenido que adaptar rápidamente su infraestructura tecnológica al teletrabajo, habilitando accesos remotos a las aplicaciones on-premise y subiendo a la nube todo aquello que era más eficaz residiendo en ella, como el correo electrónico u otro tipo de aplicación SaaS. “2021 traerá un despliegue de nuevas aplicaciones y servicios ya adaptados a esta nueva realidad. En cuanto a los puestos de trabajo físicos, deberán adaptarse a este nuevo entorno, que será más híbrido que nunca, con una parte de la compañía teletrabajando. Es más importante que nunca generar entornos colaborativos y de creación de buen ambiente empresarial para integrar mejor a los trabajadores en la cultura de empresa”, añade.

Para adaptarse a esta nueva realidad de trabajo híbrido, Cisco una de las firmas que más tiempo lleva invirtiendo en potenciar este nuevo smart woking responde a estos retos con herramientas y analítica como un mayor número de sensores en los dispositivos Webex o la analítica mediante Webex Control Hub que permite monitorizar el uso de las salas.

El entorno colaborativo: el departamento de RRHH y las tecnología

El papel del departamento de RRHH es esencial para impulsar el proceso de adaptación y transformación digital, pues se presenta como “el experto en gestión del cambio”. Para mejorar la experiencia digital de cada compañía se debe buscar un foco estratégico basado en el employee centricity, lo que facilitará el cambio a través de palancas como la formación e incorporación de nuevos perfiles profesionales especializados en el ámbito digital, la implantación y adopción de nuevas herramientas digitales y colaborativas de trabajo en red o  la innovación y digitalización de procesos

Para Victoria Miravall el departamento de Recursos Humanos se suele asociar únicamente con la gestión de la nómina o los procesos de reclutamiento, pero lo cierto es que la importancia del departamento de RRHH no ha dejado de crecer dentro de las empresas como consecuencia de la irrupción de las nuevas tecnologías y se ha convertido en un actor indispensable para impulsar la digitalización.

Continuando con los beneficios del departamento de RRHH, Miravall añade que, “el proceso de digitalización necesita que la cultura digital sea comprendida por las personas que forman la empresa para no perder competitividad, y en este sentido el departamento de RRHH desempeña un papel fundamental, a través de la comunicación interna y el impulso de nuevas formas de trabajar. Entre estas nuevas formas de trabajo el entorno digital es básico y los departamentos de RRHH pueden hacer mucho a su favor, mostrando sus beneficios para todos y visibilizando que no es una herramienta de control, sino de eficiencia empresarial”.

Si hablamos desde el punto de vista de los trabajadores, como explica Michel Rodríguez,“un 41% de los trabajadores españoles quiere seguir trabajando desde casa la mayor parte de la jornada semanal, acudiendo solamente a la oficina un día por semana. El 16% prefieren tele-trabajar uno o dos días por semana. Y sólo seis de cada diez quieren estar en la oficina la mayor parte del tiempo, tele-trabajando uno o dos días al mes”. Lo que se traduce en que las relaciones interpersonales son fundamentales. Pues, como añade, “la mayoría de empresas se están esforzando por fomentarlas de forma digital. Según los datos de Cisco, el 67% pusieron en marcha durante el confinamiento reuniones ‘sociales’ de videoconferencia, y el 54% canales ‘socialesde chat”.

No solo el departamento de RRHH es fundamental en el desarrollo del Digital Workspace y en la mejora de la experiencia de los trabajadores. Y es que, existen multitud de tecnologías que fomentan la implementación de estos entornos colaborativos en las empresas. Basándonos en ellas, la principal tecnología que destaca entre las demás es el cloud. Esta tecnología, “se ha convertido en una herramienta fundamental en el ámbito de los recursos humanos, ya que permite almacenar y compartir toda la información en un espacio virtual”, comenta Victoria Miravall. Por su parte, destaca otras tecnologías como, “las aplicaciones móviles también son muy importantes para facilitar y digitalizar al máximo el día a día del empleado. En esta línea trabajamos en Wolters Kluwer para proporcionar un entorno colaborativo entre las empresas y sus empleados y también con sus asesores, en el caso de que confíen la gestión laboral en un despacho profesional”.

En opinión de Michel Rodríguez, para fomentar la implementación del Digital Workspace se deben emplear tres tecnologías básicas: Tecnologías de Redes, Colaboración y Seguridad. A lo que explica que, “al integrarse, deben permitir a los trabajadores innovar y mantenerse productivos desde cualquier lugar, con una gran experiencia de uso para los usuarios y sencillas de gestionar para los departamentos de TI”. Con este enfoque, Cisco busca lograr que Webex haga de lo digital una experiencia hasta 10 veces mejor que la presencial antes, durante y después de las reuniones, proporcionando un lugar único y seguro para conectarse y acceder a todas las funciones necesarias para el trabajo productivo: llamar, reunirse y enviar mensajes en una sola aplicación.

“Las más de 50 innovaciones recientemente anunciadas, muchas de ellas basadas en Inteligencia Artificial, facilitan una colaboración sin fisuras y experiencias de trabajo híbridas e inteligentes, construidas sobre las sólidas seguridad y privacidad que caracterizan a Cisco. Algunas de ellas son la transcripción y traducción automática de las reuniones en distintos idiomas, cancelación de ruido y mejora de la locución, situar los controles en el lugar más lógico de la pantalla o el uso de gestos que se traducen en emoticonos en la pantalla para interactuar de un modo más natural”, concluye.

Desde IaaS365 ponen de manifiesto la existencia de decenas de aplicaciones o plataformas digitales que agilizan el trabajo colaborativo. Las cuales facilitan las comunicaciones, la asignación de responsabilidades o la trazabilidad que exige el desempeño del trabajo. Para Fernando Calvo se debe tener en cuenta que, “la elección de una herramienta colaborativa virtual depende de factores como el tipo de proyecto, el nivel de procesos de la organización y si se manejan productos o servicios, entre otros factores”.

Las soft skills, las más demandadas

En estos tiempos, los retos de la transformación digital y de la contracción forzada del mercado obligan a tener líderes fuertes para poder hacer frente a los cambios. Pero, ¿qué pasa con el resto de la plantilla?. La crisis del coronavirus ha transformado las necesidades que buscan los reclutadores. Saber que un empleado será capaz de adaptarse al nuevo entorno de trabajo flexible es tanto, o más importante, que sus competencias o experiencia profesionales.

En este sentido, aquellas empresas que cuenten con profesionales que dominen las habilidades requeridas para el nuevo entorno digital tendrán más productividad y alcanzarán una mayor cuota de mercado. Es decir, serán más eficientes y gozarán de un buen clima laboral y un alto nivel de compromiso por parte de sus empleados.

“Hasta hace poco, los procesos de reclutamiento se centraban exclusivamente en los conocimientos técnicos y la experiencia profesional, pero hoy en día, los profesionales más demandados son aquellos que además del conocimiento técnico poseen soft skills como la capacidad de adaptación al cambio, el trabajo en equipo, la creatividad o la inteligencia emocional.”, explica Fernando Calvo. “Estas competencias se han vuelto relevantes primero, porque se trata de habilidades que no caducan en el tiempo y que utilizarán a lo largo de la vida profesional. Otro motivo que las convierte en importantes es la propia transformación del mundo empresarial en los últimos años, la dispersión geográfica de las plantillas, los constantes cambios que sufre la empresa o las necesidades cada vez mayores de flexibilidad y las nuevas formas de compromiso”, concluye.

Para Antonio Cruz, “la digitalización está dinamizando la economía y favoreciendo la competitividad empresarial, así como generando un incremento en la creación de empleo especializado. Los avances en tecnologías, como la Inteligencia Artificial, propiciarán la creación de empleos que todavía no existen hoy en día. Por ello, se necesita una adecuada formación. Cualquier carrera, ya no solo las del ámbito STEM, necesitaría incluir materias relacionadas con la tecnología y la IA, que será la que defina el futuro”.

A pesar de conocer todas estas habilidades, que cada día más empresas reclaman, surge la siguiente pregunta: ¿Están los empleados suficientemente formados en materia de uso de herramientas o seguridad?. Sobre esta pregunta, Sergio Martínez de SonicWall, coincide en que, “los trabajadores no han recibido formación en ciberseguridad suficiente, y menos en el entorno actual. Todo el mundo piensa, de forma optimista, que al él no le va a tocar… Y tocar, toca. En el esquema de ataque e intrusión actual, cualquier credencial es importante para escalar privilegios a posteriori. Por lo que la formación al empleado es una capa más de ciberseguridad, pero hay que desplegar muchas más, con la estrategia de que todas las demás pueden fallar. Y el empleado es siempre el eslabón más débil. Y los atacantes, lo saben”.

Compañías como Microsoft y LinkedIn intentan hacer frente a este problema anunciando en julio de 2020 una iniciativa para facilitar formación tecnológica gratuita a personas desempleadas y ayudar al reciclaje de los profesionales de tecnología de nuestro país. La iniciativa, que se encuadra dentro de un proyecto global de impulso a la formación de Microsoft, incluye diferentes plataformas, soluciones y recursos formativos de Microsoft, LinkedIn y GitHub que, de forma gratuita, se ponen a disposición de todas aquellas personas interesadas en mejorar sus habilidades digitales y su empleabilidad en el ámbito de las tecnologías de la información.

Además, como bien explica Antonio Cruz, es necesario, no solo formar a los empleados, sino empezar con esta formación en las escuelas. “Nosotros disponemos de Alumno 4.0, iniciativa de formación que tiene el objetivo de reducir la brecha digital, favorecer la empleabilidad y contribuir a la capacitación tecnológica de los jóvenes. De esta forma, también se ayuda a estas empresas a contratar recursos con perfiles cada vez más demandados y difíciles de encontrar por falta de formación adecuada”, explica.

En definitiva, todas estas afirmaciones sugieren que la formación de los empleados nunca es suficiente y debe de ser una constante ya que tanto las herramientas como los entornos cambian y evolucionan.

2020, un buen ejemplo

El último año ha demostrado que una digitalización efectiva implica cambios sociales y económicos. Sin duda, la pandemia ha puesto en manifiesto las oportunidades que ofrece este nuevo entorno colaborativo, pero a su vez, los grandes retos que representa. 2020 puede considerarse el año que ha conseguido que todas las compañías del mundo comprendan la importancia de prepararse para unas circunstancias cambiantes.

Con la instauración del teletrabajo cómo piedra angular de la pandemia, la vuelta a las oficinas tiene muchas papeletas de producirse a través de un modelo híbrido. Pues, no debemos olvidar que el ser humano es social por naturaleza, y privarle de esa faceta de entorno laboral puede tener efectos negativos. En contra posición, el teletrabajo hace a los empleados más eficientes, de ahí que la nueva normalidad aune ambos modelos.

Sergio Martínez se muestra muy crítico con este tema, “creo que no volveremos jamás al entorno prepandemia. Las empresas han recorrido un camino hacia una digitalización extrema del puesto de trabajo en muchos casos (un 74% de las compañías tienen el 50% o más de sus trabajadores en remoto), y culturalmente ya se ha asumido esta situación. La infraestructura tecnológica y la ciberseguridad se han adaptado rápidamente a este nuevo entorno, y la pandemia no parece que vaya a remitir en los próximos meses”. De esta forma, Sonicwall está poniendo toda su innovación en mejorar la situación de las organizaciones con nuevos productos y servicios, gracias a su nueva Generación 7 de sus versiones endpoint Capture Client, Cloud Edge zero-trust y NSM.

Para Fernando Calvo, una de las lecciones más importantes del 2020 ha sido la importancia de la conexión humana, es decir, la forma en la que interactuamos con los demás influye directamente en lo que conseguimos, en nuestra salud mental y en nuestro bienestar. “Los proveedores de herramientas de Colaboración debemos impulsar la innovación para convertir las ‘herramientas’ en ‘experiencias’. Y en Cisco lo estamos haciendo para conseguir que las experiencias virtuales sean 10 veces mejores que las interacciones en persona. Se trata de ofrecer una colaboración sin fisuras con cualquier persona desde cualquier lugar, y trabajando en sincronía con las aplicaciones que nos gustan, mediante experiencias de trabajo híbridas e inteligentes y con seguridad, privacidad, gestión y conocimiento integrados, no superpuestos”, concluye.

Mientras que para Victoria Miravall el año del Covid-19 ha supuesto un nuevo paradigma de trabajo en equipo y liderazgo eficiente, afirmando que, “2020 nos ha dado muchas leciones. En todos los sentidos. Lo importante ahora es mantener a los trabajadores motivados en todo momento para que sigan ayudando a crecer a las empresas independientemente del lugar donde lo realicen”.

Un cambio cultural hacia el SmartWorking

Las empresas necesitan invertir en tecnologías y habilidades digitales. Todo ello, liderado por la empresa. De esta forma, la cultura corporativa resulta esencial, y es que, la evolución hacia el modelo de trabajo híbrido implica retos tecnológicos y de negocio, pero también culturales, de mentalidad y actitud.

En este sentido, y con respecto a este cambio cultural desde Cisco consideran que la evolución hacia el modelo de trabajo híbrido será permanente. Las cifras lo avalan: nueve de cada diez trabajadores españoles demandan ahora un modelo de trabajo flexible; no sólo elegir entre trabajo remoto y presencial, sino también cómo gestionar sus horas. Y el El 85% de los españoles creen que las empresas deben proporcionarles las herramientas necesarias para trabajar desde casa como si estuvieran en la oficina.

La pandemia está siendo un increíble acelerador de procesos y ha obligado a encarar el cambio. Está claro que ha transformado los puestos de trabajo y esto ya es un hecho, pero probablemente no se llegue a instaurar un modelo 100% online por una cuestión sencilla: el ser humano es un ser social y necesita verse y relacionarse”, explica Calvo, a lo que añade reiterando su posición hacia un “modelo híbrido capaz de aunar los beneficios de ambos entornos”, explica Fernando Calvo.

Para Victoria Miravall, la vuelta a la oficina por parte del 100% de los trabajadores seguirá siendo un tema complicado, sobretodo después de haber aprendido a trabajar de otra manera. “Lo más probable es que se implanten más formatos híbridos que combinarán el trabajo presencial con el remoto. La flexibilidad laboral es una tendencia que se ha extendido en los últimos años, y más en los últimos meses. Es cierto que el smart working supone todo un cambio de mentalidad, pero ya se está produciendo en muchas empresas que ven los beneficios del empoderamiento del empleado fomentando la conciliación, favoreciendo la motivación y consiguiendo una máxima flexibilidad al adaptar el horario y el espacio de trabajo a las necesidades particulares de cada trabajador y haciendo que el concepto de oficina como espacio físico ya no sea imprescindible”, explica.

Opina lo mismo Sergio Martínez, concluyendo que, “Nuestro mundo ha cambiado en poco tiempo, y ha cambiado para siempre. Se abren nuevas puertas para nuevas amenazas…nuestros negocios y organizaciones están ahora más expuestos que nunca, por tanto, nuestra ciberseguridad debe evolucionar al mismo ritmo que lo ha hecho esta nueva situación, pero sin olvidar tampoco que, como dice Bruce Schneier, La ciberseguridad es cosa de tecnología, de procesos, pero también de personas”.

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