El Digital Workspace ha adquirido una relevancia global, y es que se ha vuelto más crucial que nunca. Con el inicio de la pandemia, las empresas se vieron obligadas a realizar una transformación digital sin precedentes.
En este contexto, el departamento de TI se enfrentó al desafío de fomentar una cultura empresarial capaz de proporcionar a los empleados las herramientas y los conocimientos necesarios para su crecimiento y desarrollo.
En la actualidad nos encontramos ante un nuevo escenario que ya no es noticia y que solicita una adaptación ágil por parte de todas las empresas. Y es que, el 30% de los empleados en España ya han sido trabajadores híbridos en 2022, además, el 43% de las organizaciones ya ha destinado parte de su presupuesto a la mejora tecnológica del puesto de trabajo.
“Cuando las organizaciones entienden lo que realmente significa el puesto de trabajo digital y responden a las demandas de sus empleados, el compromiso y la lealtad de estos últimos crecen de manera exponencial”, explica Luis Aguilar, director de Digital Workplace en Kyndryl España y Portugal.
Digital Workspace en las empresas españolas
Al empezar la pandemia, muchos empleados se vieron obligados a teletrabajar y no tuvieron más remedio que adaptarse a las capacidades que se les brindaban, pero sus expectativas han crecido. Hoy, esperan que su puesto de trabajo híbrido les proporcione acceso uniforme a todos los recursos necesarios desde cualquier lugar y por cualquier canal, una disponibilidad constante sin interrupciones, la capacidad de interactuar con otros compañeros, clientes y socios, y un acceso rápido a los datos para mejorar su productividad.
Como explica Félix Casado, CEO de Virtual Cable, muchas empresas españolas son conscientes de que sus puestos de trabajo deben ser accesibles desde cualquier lugar y dispositivo, “el teletrabajo, ya sea continuo u ocasional, sigue siendo una tendencia al alza, debido a su demostrada efectividad para aumentar la productividad de la plantilla, la retención de talento, el compromiso y la satisfacción con la empresa. Para poder atender estas necesidades, es imprescindible contar con un entorno de trabajo digital”.
Siguiendo esta misma línea, Abel Márquez, Product Manager Área Laboral, Wolters Kluwer Tax & Accounting España señala que el espacio de trabajo virtual garantiza hoy en día la productividad y la eficiencia de las organizaciones, “gracias a la gestión centralizada de las aplicaciones, la información y los datos, así como el bienestar de los empleados a través de una buena gestión de los RRHH”.
Ante este contexto surge la duda de: ¿Están las empresas apostando por nuevas fórmulas de trabajo?. Para Julián Sanz. Especialista en Soluciones Cloud para Empresas en Arsys las suites de colaboración están ya bastante extendidas en las empresas, “pero todavía queda recorrido para su integración en los recursos corporativos, especialmente en la parte más directamente vinculada a los usuarios y sigue siendo una tarea pendiente, sobre todo, en la mediana empresa y en la pyme”.
Desde Ricoh avalan esta última opinión con datos, y es que, el 44% de las empresas españolas ya ofrecen actualmente una forma de trabajo híbrida (frente al 18% del año pasado), “una evolución que coincide con la voluntad de los empleados: tres de cada cuatro prefieren algún tipo de modalidad híbrida. Sin embargo, aún persiste la idea de muchos líderes (49%) de volver a formas de trabajo presencial puro y duro”.
Tendencias actuales en este área
El Workplace ha evolucionado significativamente en los últimos años, impulsado por una serie de factores, como el auge de “la nube”, el crecimiento de uso de dispositivos móviles y el teletrabajo. Las tendencias actuales son el paso a la nube, tanto de la computación como de los servicios y de las aplicaciones, y la importancia que está cobrando la seguridad en el puesto de trabajo.
Pau González Pons, Responsable de desarrollo de negocio de Workplace en Econocom Servicios cree que la gestión de los dispositivos de manera centralizada también es una de las tendencias actuales, pues “ayuda a los equipos de TI a mantener un entorno homogéneo y seguro, estén donde estén sus dispositivos. Con esta inversión en tecnología y la correcta implementación con Partners especialistas como Econocom, las empresas están creando lugares de trabajo productivos, seguros y flexibles”.
Luis Aguilar añade que otra de las tendencias clave en el digital workspace son los soportes de TI, así como, “los servicios de colaboración; los servicios de gestión moderna de dispositivos que eliminen la necesidad de preparar manualmente el equipo para cada empleado y que cubran prácticamente todos los sistemas operativos y modelos de propiedad de los equipos; y servicios de virtualización de escritorios que faciliten a los empleados el acceso basado en la nube a las aplicaciones empresariales a través de una solución de gran seguridad. También se está generalizando el uso del Contact Center as a Service (CCaaS), que dota a los empleados de múltiples formas de acceder a los servicios de soporte a través de teléfono, chat web o apps de mensajería instantánea”
Michel Rodríguez aboga por la tendencia que gira entorno a la experiencia centrada en los trabajadores, “el trabajo híbrido consiste en capacitar a las personas, pero también en hacer que los objetos sean más inteligentes: sensores, etiquetas, cámaras, impresoras, robots… Y todo ello demanda una mejor conectividad”.
Mientras que, fuentes de Ricoh optan por la sostenibilidad y mejora de la productividad de las organizaciones con experiencias de inmersión, “sin duda, el gran reto de las organizaciones actuales es garantizar experiencias inmersivas, hacer fluir la creatividad y la colaboración de las personas físicas y los participantes virtuales, y una gestión eficiente del lugar de trabajo a través de herramientas que permitan darle un valor añadido a la oficina tradicional”.
Características básicas para un buen Digital Workspace
Un espacio de trabajo digital eficiente y efectivo es fundamental en la actualidad, especialmente en un mundo donde el trabajo remoto y la colaboración en línea son cada vez más comunes. Para garantizar el éxito y la productividad en este entorno digital, es esencial contar con ciertas características clave.
Sobre esto, Abel Márquez cree que el trabajo digital debe tener una característica principal: facilitar acceso a todas las herramientas necesarias para poder realizar el trabajo diario desde cualquier sitio que tenga acceso a una conexión a internet, “también es importante contar con las características físicas del puesto de trabajo para que ese empleo digitalizado se pueda realizar de la manera más óptima posible. Por otro lado, no debemos olvidar la importancia de la seguridad y la privacidad de los datos, que debe garantizar la organización”.
Por su parte, Luis Aguilar opina que una plataforma de trabajo digital adecuada debe estar diseñada para evitar problemas de forma proactiva y predictiva, utilizando la automatización y las tecnologías de auto remediación, “es necesario que la misma ayude a crear una experiencia segura y versátil para los empleados, que impulse la colaboración, la cultura organizacional y la consecución de los mejores resultados. La misma también necesita ser capaz de liderar la adopción de espacios virtuales en multinube o híbridos”.
Para Michel Rodríguez un buen digital workplace, debe superar aún algunos retos, “como construir cultura más inclusiva, diseñar estrategias de compromiso y adoptar una infraestructura tecnológica adecuada”.
Otro punto base para un buen entorno de trabajo digital es la seguridad, cómo bien explican desde Econocom Servicios, “este debe ser el elemento troncal y sobre el que se cimienten el resto de elementos del WorkSpace. Cada vez más, los datos y servicios se alejan del Datacenter privado y se alojan en nubes públicas, creando un entorno susceptible de ser atacado debido a los múltiples puntos de acceso. En segundo lugar, la ubicuidad, y por último, la escalabildiad, ya que debe permitir a las empresas a adaptarse rápidamente a los cambios y crecimientos sin que esto suponga grandes esfuerzos”.
Productividad y colaboración de los empleados
Los trabajadores españoles son más felices y productivos con el modelo híbrido. Según el estudio Hybrid Work de Cisco, el 77% han mejorado su bienestar, la mitad ‘ganan’ cuatro horas a la semana, el 70% hacen más ejercicio y el ahorro económico supera los 100 euros semanales. De hecho, siete de cada diez consultados en España tendrían en cuenta el acceso a este modelo híbrido al cambiar de trabajo.
Sin duda, el digital workspace ha mejorado la productividad al reducir, por ejemplo, todas las reuniones presenciales, así lo cree Abel Márquez, a lo que añade que “disponer de herramientas digitales y un hub de aplicaciones integradas permite a la empresa ganar en eficiencia y productividad, ya que se reorganizan los procesos y el acceso a las aplicaciones”.
En esta misma línea, Félix Casado incide en que el impacto no solo ha sido positivo para la productividad, también para la mejora del servicio que se presta a los clientes, “pensemos por ejemplo en las infraestructuras sanitarias. El acceso ubicuo al puesto de trabajo facilita que un médico pueda atender a su paciente de forma personalizada en cualquier momento, accediendo a su historial clínico con seguridad y ofreciendo una solución inmediata que puede salvar vidas. En cuanto a la colaboración, el digital workspace ha eliminado fronteras, facilitando la colaboración internacional y permitiendo a las empresas contratar a los mejores talentos, estén donde estén. Así que no sólo se trata de productividad, también de eficiencia y calidad”.
Desde Ricoh también opinan lo mismo, y confirman que los empleados son un 6% más productivos gracias a la mejora de la satisfacción de los empleados, a la reducción del tiempo invertido en los desplazamientos y el coste asociado a éstos, “el Digital Workplace impulsa la flexibilidad, fomenta equipos mejor conectados y redunda en la captación y retención de talento. La tecnología es una palanca que ha ayudado a cambiar la cultura, retener y atraer talento y mejorar el trabajo híbrido”.
Medidas de seguridad a tener en cuenta
Al utilizar un espacio de trabajo digital, es crucial considerar y implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos sensibles y garantizar la privacidad de los usuarios. Desde la autenticación y el cifrado hasta la gestión de accesos y el monitoreo de amenazas, existen varias estrategias que se pueden emplear para salvaguardar la integridad de la información y mitigar los riesgos de seguridad.
Sobre este tema, el director de Digital Workplace en Kyndryl España y Portugal opina que las funciones de seguridad de la oficina se deben extender hasta el lugar desde el que trabajan los empleados, desbloqueando las comunicaciones y la interacción desde cualquier ubicación, “la seguridad también es clave en los servicios de virtualización de escritorios, donde la plataforma de digital workplace debe facilitar a los empleados el acceso basado en la nube a las aplicaciones empresariales a través de una solución de escritorio virtual alojada de gran seguridad. En los casos de servicios gestionados en SaaS en sectores con exigencias especiales como la Administración, estos servicios deben prestarse desde una plataforma en la nube ubicada en la Unión Europea y que cumpla con las exigencias de la organización y con la normativa vigente en materia de emplazamiento, privacidad y seguridad de los datos del Sector Público, con los más altos estándares en protección”.
Completando esta cuestión, para el Director de Colaboración en Cisco España, se necesita un enfoque de seguridad sencillo y centrado en el usuario, “esta simplicidad sólo se consigue combinando las redes y la seguridad en la nube para crear una nueva arquitectura SASE (Secure Access Service Edge) con un enfoque Zero Trust, que permite a los usuarios a acceder de forma segura y transparente a las aplicaciones que utilizan cada día, desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Y con la mejor experiencia”.
Pau González Pons de Econocom Servicios señala a la autenticación multi-factor, las políticas de control de acceso, la política de prevención de fuga de información, encriptación de los datos y los discos duros como medidas esencial, “así como las ya conocidas: antivirus, firewalls, sistemas anti malware, phishing, bloqueo de enlaces web o análisis de adjuntos de correo. Y la importancia de mantener los equipos actualizados y parcheados. Además de estas medidas, hay que destacar la importancia de la concienciación y formación de los empleados, ya que la mayoría de los problemas de seguridad vienen de accesos a urls, descarga de adjuntos de emails, navegación por sitios no seguros o contraseñas débiles”.
La IA en el desarrollo del digital workspace
La inteligencia artificial tiene el potencial para revolucionar nuestra manera de trabajar por completo. Por ejemplo, todas aquellas tareas repetitivas que realizamos hoy, serán automatizadas más pronto, que tarde. Entonces, ¿qué papel va a jugar la IA en el desarrollo del digital workspace?.
Para responder a esta cuestión, Julián Sanz. Especialista en Soluciones Cloud para Empresas en Arsys explica que la convergencia de la IA y el digital workspace hará que el segundo, evolucione mucho más rápido, “aportando nuevas funcionalidades que conseguirá que los trabajos más repetitivos se ejecuten de manera más sencilla y los equipos humanos concentren sus esfuerzos donde más valor aportan en la organización”.
Luis Aguilar, director de Digital Workplace en Kyndryl España y Portugal habla del análisis de datos digitales del lugar de trabajo como próxima frontera, y es que, “ con su ayuda, se podrá desglosar dónde y cómo las organizaciones pueden replantearse los anticuados puntos de referencia para medir su éxito a fin de obtener un rendimiento real de sus inversiones en datos en 2023. Por ejemplo, se podrá desbloquear el valor sin explotar de los datos históricos o pasados por alto del lugar de trabajo o cambiando los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de TI por acuerdos de «nivel de experiencia» (XLA)”.
Por su parte, Michel Rodríguez, Director de Colaboración en Cisco España es claro, el papel de la IA va a ser clave: “la IA ofrece un enorme potencial positivo para la humanidad, las empresas y los servicios públicos. Pero también implica nuevos retos. Dado que la IA puede generar automáticamente conocimientos que influyen en decisiones y acciones críticas, es imperativo implementar una gobernanza clara sobre cómo desarrollamos, desplegamos y operamos las soluciones basadas en IA”.
