El anonimato en las denuncias por acoso laboral, ¿una quimera normativa?

“Estimados señores, una persona con la que trabajo está sufriendo acoso laboral” Esta podría ser una fórmula por la cual una persona trabajadora, que pudiera estar sufriendo acoso laboral, optase para presentar una denuncia de forma anónima a través del canal interno de su empresa.

La reciente Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción que traspone la Directiva (UE) 2019/1937, que entrará en vigor el próximo 13 de junio de 2023, ha venido a establecer, de una forma ya definitiva, la obligatoriedad de incluir en los sistemas internos de información (SII) la posibilidad de presentar denuncias anónimas en su artículo 7.3 “Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas”. Pero, esta exigencia normativa ¿aplicaría también a las denuncias por acoso, y especialmente las de acoso sexual o por razón de sexo?. Y si fuera así, ¿cómo se puede implementar tal requerimiento sin mermar las garantías de protección de la persona denunciante? (ahora, bajo la nueva Ley, “persona informante”).

Con carácter previo a dar respuesta a estas cuestiones, creo conveniente aclarar dos cuestiones importantes que todavía genera algunas dudas sobre la aplicación de esta nueva previsión normativa. Y digo nueva, porque el artículo 24 LOPDGDD ya establecía una previsión similar, pero, en mi opinión, contemplando la presentación de las denuncias anónimas como una mera posibilidad, no como una obligación normativa para las empresas.

En primer lugar, cabe decir que la recomendación (sin carácter normativo o vinculante) de la Guía del Ministerio de Igualdad (octubre 2021), sobre la prohibición de denuncias anónimas en los protocolos de acoso sexual o por razón de sexo, a la luz de la nueva Ley 2/2023, ya ha quedado superada por una doble circunstancia. Primero, porque, como hemos visto, ya no es posible un SII que no contemple la posibilidad de denuncias anónimas; y segundo, como consecuencia de la reciente modificación del art. 48 LO Igualdad 3/2007 (precepto que preveía la obligación de prevención del acoso pero solo de carácter sexual o por razón de sexo) por la LO 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual, por la que se amplia la obligación preventiva a conductas contrarias a la “libertad sexual y la integridad moral en el trabajo, incidiendo especialmente en el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, incluidos los cometidos en el ámbito digital”.

Y en segundo lugar, no cabe confundir “anonimato” con “confidencialidad” de la identidad de la persona informante. Como apunta María Boboc, Territory Manager de Whistlelink, la denuncia anónima es aquella que se permite presentar sin que la persona informante revele su identidad de ninguna manera; mientras que la denuncia confidencial se refiere a la práctica de permitir que las personas denuncien irregularidades o conductas indebidas dentro de una organización garantizando la reserva de su identidad en todo momento.

¿Cómo se debe adecuar el canal de denuncias por acoso a las nuevas exigencias normativas?

Muchas empresas se encuentran actualmente implementando o adecuando sus canales internos de denuncia a la nueva Ley 2/2023 para permitir que las personas trabajadoras puedan informar de cualquier incidente de acoso laboral de conformidad con este nuevo marco normativo.

No cabe confundir “anonimato” con “confidencialidad” de la identidad de la persona informante.

La exigencia de adecuación proviene no solo de la necesidad de integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse dentro de la entidad (art. 5.2.d)), incluidos los que se tuvieran implementados para la prevención del acoso, sino también porque estas conductas entran directamente dentro del ámbito material de aplicación de la Ley: “informaciones sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave”, como puede ser una conducta de acoso en el trabajo.

¿Qué nuevas consideraciones laborales son importantes tener en cuenta con carácter previo a la implementación de un canal interno de denuncias?

Al implementar un canal interno de denuncias, es importante tener en cuenta una serie de aspectos laborales de obligado cumplimiento.

En primer lugar, resultará esencial garantizar que el canal sea accesible para todas las personas trabajadoras y que se les proporcione información clara sobre cómo utilizarlo. En este sentido, la Ley 2/2023 establece, como requerimiento de legalidad, contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales del SII y defensa del informante, así como que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad.

Con carácter previo a la implementación se deberá llevar a cabo un trámite de consulta a la representación legal de las personas trabajadoras (RLPT), de una manera y con un contenido apropiados, que permitan a la RLPT proceder a su examen adecuado y preparar, en su caso, la consulta y el informe previo, el cual no sería vinculante para la empresa (art. 64 ET en relación con el art. 5.1 Ley 2/2023).

Otra consideración importante es garantizar que las personas trabajadoras que denuncian una situación de acoso laboral, o cualquier otra infracción normativa, no se enfrenten a ningún tipo de perjuicio por el mero hecho de denunciar. Esta precisamente es una de las medidas más importantes de protección para las personas informantes que articula la nueva Ley 2/2023, por la cual se prohíbe expresamente cualquier acto constitutivo de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia (art. 36). Es decir, se prohíbe cualquier acto que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Cualquier acto de represalia en el entorno laboral por haber denunciado se considerará nulo de pleno derecho, sin perjuicio de la sanción administrativa (entre 600.001 y 1.000.000 de euros ex art. 63 y 65).

Por último, también se debe garantizar que las personas trabajadoras se sientan seguras y protegidas al hacer una denuncia, y que, como hemos visto, contemplen la posibilidad de hacerla de forma anónima.

¿Cómo se puede garantizar el anonimato en una denuncia de acoso laboral?

Garantizar el anonimato en una denuncia de acoso laboral puede ser un desafío por las propias circunstancias que suelen rodear este tipo de casos, pero existen varias fórmulas que permiten abordarlo de manera garantista por parte de las empresas:

• Implementación del canal de denuncias anónimas a través de un software informático: Teniendo en cuenta que un mero correo electrónico para recibir denuncias anónimas puede resultar insuficiente para la protección del anonimato, es recomendable utilizar formularios en línea, software o herramientas informáticas que no solo garanticen este anonimato, sino que también posibiliten una comunicación bidireccional anónima entre la organización y la persona informante.
• Designación de una persona de confianza: Las empresas pueden designar a una persona de confianza para recibir denuncias anónimas. Esta persona puede ser un gerente de recursos humanos, un abogado interno o una persona designada específicamente para esta tarea.
• Implementación a través de un servicio de terceros: es posible también contratar un servicio de terceros para recibir denuncias anónimas. Este servicio puede ser un despacho de abogados independientes o una empresa especializada en la recepción de denuncias.
• Protección de la información: en todo caso, se debe garantizar que cualquier información que se reciba en una denuncia anónima se proteja de manera adecuada y que sólo las personas involucradas en la investigación de la denuncia tengan acceso a ella.

¿Qué debe incluir una denuncia anónima y qué protección se debe garantizar al informante anónimo?

Debe de quedar suficientemente detallado en el protocolo o política del canal que en el supuesto de que un empleado decida presentar una denuncia anónima, en este caso de acoso laboral, es importante que incluya la mayor cantidad de información posible para el buen fin de la investigación: detalles del comportamiento inapropiado (qué sucedió, cuándo y dónde ocurrió y quién estuvo involucrado); testigos; pruebas (ej. correos electrónicos, mensajes de texto, grabaciones de audio o video); etc.

En el caso de que la persona informante haya optado por interponer una denuncia de forma anónima, es importante señalar que quedará prohibida para la empresa cualquier intento de desvelar su identidad. Esta conducta será considerada como infracción muy grave con sanciones que pueden llegar hasta el millón de euros.

Por otro lado, cabe recordar que la Ley 2/2023 no solo prevé la comunicación anónima de irregularidades, sino también la posibilidad de hacerlo de forma verbal. Por tanto, las empresas deberán incluir en sus políticas un protocolo específico para documentar este tipo de denuncias, o bien a través de una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o bien, a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla, previo consentimiento del informante (art. 7.2).

Sin embargo, la norma sólo otorga protección (entre otras, la de no recibir represalias), por razones obvias, a las personas informantes que se hayan identificado inicialmente, o bien que se identifiquen tras haber puesto la denuncia anónima, motivos que pueden llevar a considerar favorablemente presentar una denuncia no anónima.

En conclusión, garantizar el anonimato en una denuncia de acoso laboral, incluidas la de acoso sexual o por razón de sexo, no sólo será esencial para alentar a las personas trabajadoras a informar sobre cualquier comportamiento inapropiado o constitutivo de acoso que puedan estar sufriendo ellas mismas o personas con quien trabajen, sin temor a posibles represalias, sino que ahora, tras la publicación de la Ley 2/2023, ya es un requisito obligatorio de cualquier sistema interno de información que requerirá de una implementación o adecuación conforme con las nuevas exigencias normativas.

Por Raúl Rojas, socio y abogado de Écija