Aunque lleva presente mucho tiempo, las empresas todavía no conocen todas las ventajas que aporta la gestión documental. Para analizar la situación de este sector Byte TI organizó un desayuno que contó con la presencia de Ralf Stiegelmeier, Territory Manager Spain, Portugal & Latam de SER Solutions; Pablo Martínez, Industry Specialist de Lexmark; Néstor Giner, MPS Specialist de Epson; Ricardo Regojo, Cross Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting y Manuel Márquez, Business Developer de Canon.
El desayuno comenzó con el análisis de la situación del mercado y qué ventajas observan las empresas en la gestión documental. El debate lo abrió Ricardo Regojo, Cross Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting quien aseguró que “el concepto de gestión documental es muy amplio y se refiere a todo lo que se encuentra en torno al documento. La mayoría de las empresas lo que tienen es el archivo documental pero no el valor añadido que hay detrás de todo eso. Las grandes cuentas lo ven de otra forma pero la pyme no tanto: la mayoría no sabe de los beneficios de la gestión documental”. Para Néstor Giner, MPS Specialist de Epson, “la gestión documental es un término que se lleva usando desde hace muchos años. Es fundamental el concepto digital en la organización de los documentos. Las empresas tienen que saber que la gestión documental es un repositorio que aporta indexación, seguridad y trazabilidad de los documentos. Nosotros creemos que además falta aquello que optimiza los procesos y además hay que saber qué se hace con el papel que existía en el repositorio tradicional. Las empresa todavía no tienen claras las ventajas, pero las conocerán. La digitalización está muy ligada a la economía circular pero en el sentido de reutilizar el papel que ha sido digitalizado y creo que este es uno de los verdaderos valores de la gestión documental”. Por su parte, Pablo Martínez, Industry Specialist de Lexmark, cree que “cuando las empresas se lanzan a digitalizar documentos, sistemáticamente cometen el error de pasar el papel a digital y se quedan ahí. Por eso lo que se tienen que plantear qué implica todo ese proceso y fijarse en los procesos que están detrás. Por ejemplo, ¿hay que seguir guardando el papel que contiene la documentación que ya se ha digitalizado?
Según Manuel Márquez, Business Developer de Canon, “cada compañía puede entender la gestión documental de forma diferente. Algunas consideran que la gestión documental es un mero proceso de digitalización, tener la documentación ordenada en una estructura de ficheros, e incluso guardar información relevante en el correo electrónico. ¿Es todo esto gestión documental? Desde Canon entendemos que no, y lo que queremos es asesorar a estas empresas a tener una política de gestión documental completa, definida, coherente y que realmente les ayude a explotar la información como un activo más de su empresa”.
En opinión de Ralf Stiegelmeier, Territory Manager Spain, Portugal & Latam de SER Solutions, el principal problema es que “las empresas siguen ancladas en el pasado. Además, la nomenclatura cambiante de los analistas del mercado no ha contribuido a mejorar la situación: ECM, materialización, transformación digital, gestión documental… De esta forma, el usuario no sabe qué hacer con toda esa terminología. Yo creo que seguimos teniendo que evangelizar el mercado. De hecho, lo primero que hay que hacer es explicar al cliente qué es gestión documental porque no sabe cuáles son las ventajas que conlleva. Hay que explicarles que no es sólo almacenamiento de documentos digitalizados. Las empresa deberían entender que hay que hacer transparente la información para todos pero específicamente para cada grupo de trabajo. La gente no quiere acceder a toda la información sino acceder a la información que les interesa a ellos. Las empresas saben una pequeña parte de las ventajas, pero intuyen el resto de ventajas. Nosotros tenemos que entender qué procesos o qué modelo tiene una empresa y recomendarles una solución que les de los beneficios que ellos esperan”.
Siguiendo con la situación del mercado, el portavoz de SER Solutions cree que “existen normativas y regulaciones que están impulsando el mercado. Como la gestión documental es algo que no es core, sucede que la inversión depende sobre todo de la presión que ejerce el entorno. Pero lo cierto es que la gestión documental forma parte de la transformación digital y es un elemento indispensable de ella. Sin un gestor documental no es posible llevar a cabo la transformación digital”. Pablo Martínez de Lexmark asegura que en su compañía “tenemos una demanda enorme de nuestros clientes de tener esos conectores que va a conectar el equipo Lexmark con sus sistemas de gestión documental. Esto es una demanda que va creciendo cada vez más y es algo que nosotros sistemáticamente ofrecemos. Además hay otra demanda que es la posibilidad de gestionar documentos inteligentes. Por ejemplo, hemos desarrollado una impresora que tiene un decodificador que tiene un chip RFID y que permite que cualquier documento pueda interactuar con el entornos de la oficina para que sea el motor de los procesos empresariales”.
El punto de vista de Epson es totalmente diferente ya que como dice su portavoz, “para Epson la gestión documental no es su core. Nosotros tratamos de crear el documento de la manera más eficiente. Vemos que una de las puertas de entrada a la gestión documental es el multifuncional. Coexiste todo un universo de documentos físicos y lo que vemos es que este mercado está creciendo exponencialmente. Por ejemplo, el escáner que representaba un 3% hace un tiempo, supone ahora una cuota de más del 37%. La tendencia clara es que el escáner está creciendo y eso es por algo”. Para el representante de Wolters Kluwer, “estamos en una fase embrionaria del mercado de la gestión documental. Vemos que no acaba de despuntar o de generalizarse. Nosotros fabricamos software para el entorno de los despachos profesionales en el que la fuente de información es el papel. Y es una paradoja que todo lo que va en torno al documento no se considera como el core de la actividad, sino que se considera como un archivo que antes se tenía en papel y ahora se tiene en digital. Si no se pone el documento en el centro, se está cometiendo un error. La gente dice que todo lo tiene en digital, pero lo tiene en carpetas de Windows. Lo primero que hay que pensar es que nos encontramos ante un cambio de modelo y no se trata solo de un archivado de documentos sino que hay mucho más detrás”.
Finalmente, el representante de Canon, afirmó que “los beneficios que se obtienen de la gestión documental son diversos, si bien la base común es disminuir el tiempo que se tarda en buscar y encontrar información, utilizando siempre la versión correcta de la misma para así tomar decisiones correctas según dicha información, otra de las grandes ventajas a día de hoy es poder automatizar procesos documentales. Muchas empresas siguen dependiendo de hojas de cálculo, recordatorios en calendarios o aprobaciones en papel. El gestor documental permite automatizar todas estas tareas para que el usuario se despreocupe de esas gestiones”.
Para quién
Pero, ¿qué empresas son las que realmente necesitan establecer una estrategia de gestión documental? ¿Qué características tiene que tener un gestor documental? Para Ricardo Regojo, “lo que hay que cambiar es la mentalidad de las empresas y lo primero que hay que pensar es si realmente se quiere implantar un modelo de gestión documental. Para ello hay que cambiar los procesos de la empresa y para ello la empresa tiene que hacérselo ver a los que realmente van a trabajar con ese modelo que no son otros que los usuarios. Es ahí donde están los mayores problemas porque esos usuarios quieren seguir haciendo las cosas de la misma forma que las hacían antes. Para mi las claves de una gestión documental son tres. La primera es la facilidad de uso: todo el mundo lo tiene que entender. En segundo lugar, tiene que estar integrada con los procesos de producción para poder ser efectivos y finalmente ha de abrirse a la colaboración, a clientes, a proveedores, etc.”. Para el portavoz de Canon, “las soluciones de gestión documental deben ser fáciles de usar, tener una gran flexibilidad y capacidad de integración. Cada cliente tiene unas necesidades distintas, y debemos ser capaces de ofrecer soluciones escalables y personalizadas que se adapten a todas ellas”.
Por su parte Néstor Ginés, “la gestión documental debe dirigirse a las personas, no a las empresas. Es el usuario el que tiene que aceptar el cambio. Si no se cubren las necesidades del usuario la gestión documental no va a tener éxito. El usuario tiene que ver las cosas fáciles, que la gestión documental le facilita la vida y que lo vea útil. Se trata de que el documento coja mucho más peso y para ello tiene que ser un proceso end to end minimizando el impacto hacia los usuarios”. Por sun parte, el portavoz de Lexmark afirmó que “a nosotros lo que nos piden es que la gestión documental sea multicanal. Multicanal quiere decir que hay diferentes puntos de entrada y diferentes tipologías de documentos. La herramienta en sí está muy bien pero hay que definir con el cliente los procesos o definir los niveles de seguridad, por ejemplo. Es mejor no tener, que tener el documento perdido. Otro apartado importante es que si se está pasando de un proceso en papel a uno en digital, el proceso en papel tiene que morir al instante”.
Cloud está adquiriendo una importancia creciente entre las empresas y la gestión documental tampoco se iba a quedar en un mundo aparte
Finalmente, Ralf Stiegelmeier cree que “en una solución de gestión documental, para que la gente pase de tener una percepción de que es algo que no le preocupa a que sea el centro de atención es venderle el “Nice to Have” en vez del Must to have”. Además, la facilidad de uso tiene que ir en paralelo con una rapidez de implementación. Los proyectos no pueden ser excesivamente largos. Hay proyectos que van incluso a años y un cliente no puede esperar dos años a que una solución de gestión documental esté implantada. Otro punto importante es que tenga un BPM. Una plataforma sin BPM no sirve para nada: una empresa necesita procesos y para ello necesita un BPM. Y luego ese BPM debe ser híbrido, que soporte el modelo tradicional por un lado y que al mismo tiempo permita al usuario modelos flexibles para que sea el propio usuario el que pueda cambiar los procesos. Finalmente, se necesita un gestor documental cerca del no-code posible porque facilita la rapidez”.
La importancia de la nube
Cloud está adquiriendo una importancia creciente entre las empresas y la gestión documental tampoco se iba a quedar en un mundo aparte. Para el responsable de SER Solutions, el mercado de gestión documental no es una excepción al cloud. Nuestra plataforma ECM Doxis4 responde a esas nuevas necesidades pudiendo ser instalada en modo on-premise, Cloud o en un modelo híbrido, distribuyendo elementos de la arquitectura en diferentes geografías. Por ejemplo, por imperativo legal, determinados documentos deben ser almacenados dentro del país. Pero no sólo abre posibilidades para los fabricantes, sino también para los integradores y compañías de BPO, que pueden complementar su modelo de negocio para poder ofrecer un servicio integral que permita al usuario prescindir de infraestructura propia, tanto tecnológica como de recursos humanos”. Por su parte, desde Lexmark se asegura que “cloud ha supuesto para Lexmark una puerta abierta. Si embargo, la única cosa que veo que provoca reticencias en los clientes es dónde está alojados los servidores en los que está el servicio cloud. Otra cosa importante es el denominado Fog Computing que significa que lo que pide un cliente están en el cloud y tú los manejas desde la nube, pero el documento no sale de tu empresa. De esta forma se controla el documento”.
Según afirmó el portavoz de Canon, “cada vez más los clientes demandan soluciones en las que no tengan que ocuparse de la infraestructura. Los modelos basados en el software como un servicio están cada vez más extendidos, y entendemos que es una tendencia clara del mercado de cara al futuro. El 40% del gasto IT mundial estará relacionado con cloud en 2020, según IDC Research España”. Para el portavoz de Epson, “hay muchos procesos que como usuarios no vamos a poder controlar. Tenemos que pensar que procesos como la gestión de la información también van a cambiar y esto es un beneficio para la empresa ya que gracias a la nube va a tener acceso a la información dónde, cómo y cuando quiera el usuario. La ventaja de cloud es la alta disponibilidad y que además es mucho más seguro”.
Finalmente el portavoz de Wolters Kluwer, “cloud es la solución de futuro y dentro de unos años, los más jóvenes no van a entender algo que no sea cloud. Ahora estamos en un periodo transitorio. En lo que se refiere a la gestión documental, es muy importante que los contratos están sujetos a la legislación europea y, con ellos, la gente ya se queda muy tranquila”.
