El debate comenzó con el análisis de la situación del mercado. Fue el CEO de BioECM Soluciones, Eduardo Sáez el encargado de abrirlo: “Tiene mucho potencial. Hay mucho crecimiento porque es un mercado en el que no hay muchas empresas que se preocupen por él. De todas formas, Puede haber actores que no tengan el conocimiento suficiente de las soluciones y este puede ser el único problema”. Para Juan Martínez, Senior Business Consultant de Kyocera, “hay mucha demanda de soluciones. Todo el mundo es consciente de que tiene un problema con los documentos. Cada vez hay más oferta de diferentes soluciones pero las empresas no se deciden porque no encuentran nada que solucione el problema realmente. No consiguen una solución global que les permita reducir sus volúmenes de papel. Quizá en la emisión de factura se ha avanzado más gracias a la Administración que ha jugado un papel importante en su desarrollo. Hay que lograr que las empresas se decidan a dar el paso”.
Por su parte, Xavier Ciaurriz, Sales Mass Market Director de Wolters Kluwer considera que hay que distinguir a los clientes del mercado: “Hay que diferenciar el mercado de la gran cuenta, en el que la gestión documental se ha introducido, y ahí no hay mucho más recorrido del mercado de la pyme y más concretamente en el mundo del asesor en el que hay mucho mercado por delante. En la pyme nos encontramos con que hay muchas empresas, que en el mejor de los casos utilizan un dropbox. Sin embargo hay clientes que están empezando a ver cuáles son las mejoras que puede haber con una solución de gestión documental”. Para Jesús Cabañas de PFU, empresa perteneciente a Fujitsu, “el mercado va bien. La gran empresa tipo banca o Administración han visto un ROI muy rápido con lo que han apostado claramente por la gestión documental. En la pyme nos encontramos con más problemas. Hay que intentar llevar esa transformación digital al negocio. La gestión documental es el último eslabón que queda en esa transformación digital y a las pymes todavía les cuesta dar ese paso. Lo hacen de forma obligada”. Y es que, “aunque los analistas dan crecimientos importantes en este mercado. Si nos comparamos con Europa, vamos a rebufo. En la pyme nos queda por hacer una labor divulgativa. Tenemos que seguir trabajando para potenciar la gestión documental”, afirmó Marta Olbés, Document Solutions Product Manager de Canon.
Para Melchor Sanz, Director de Tecnología y Preventa de HP Inc, “la divulgación de las ventajas de la gestión documental está hecha y asumida, incluso por las pymes. Hay que separar lo que es una gestión de archivo de una gestión documental. Un dropbox no es gestión documental. La gestión documental se empieza a explotar cuando se cierra el círculo de la reutilización del documento. De todas formas, España está en una posición muy buena. Por ejemplo, la banca de España lidera los procesos en gestión documental mientras que la banca alemana nos han copiado. En EE.UU. están preguntando cómo hemos hecho estos procesos. La pyme por su parte debe hacer una transformación parcial, empezando con unos procesos sencillos, para que pueda ir adaptándose”. Finalmente, Jesús León Muñiz de OKI consideró que “hoy en día las herramientas de digitalización y gestión de documentos se están posicionando como una solución clave para mejorar exponencialmente los resultados de las empresas, ya que está demostrado que ayudan a ahorrar tiempo y dinero. Las grandes compañías ya están muy familiarizadas con este tipo de soluciones, por lo que debemos centrar nuestros esfuerzos en hacer llegar este mensaje a las pequeñas y medianas empresas, que necesitan invertir en mejorar sus procesos y aplicaciones para la gestión de los activos más críticos: sus documentos”.
Ineficiencia
Se dice que muchas empresas son ineficientes a la hora de gestionar los documentos. Este aspecto también fue tratado durante el coloquio en el que nuevamente, salió a relucir la diferencia entre lo que hacen las pymes y las grandes organizaciones. Así, para el portavoz de HP Inc. “hay muchas empresas que son ineficientes, sobre todo pymes, porque necesitan tener un poco de formación en las soluciones que tienen. Los fabricantes nos hemos focalizado en la gran cuenta y ahora nos tenemos que focalizar en la pyme. Históricamente la gran cuenta, apostó por la multifunción hace ocho o nueve años. A la pyme hay que ayudarla a que de forma fácil acepten las ventajas de la gestión documental”. Para Marta Olbés, las empresas “sí son ineficientes porque cuando buscan un documento, no está disponible, o no saben cuál es la ultima versión, etc. En RRHH los empleados están varias horas al día gastando tiempo en tareas que se pueden automatizar. El tema es que muchas empresas creen que escanear y guardar es gestión documental y la gestión documental es mucho más que eso. La correcta gestión documental nos va a permitir automatizar tareas y aumentar productividad y reducir costes”.
El portavoz de OKI señaló que las empresas son ineficientes “porque siguen trabajando con procesos manuales que ralentizan la gestión de la información. Además, una ineficiente gestión de los documentos hace que los empleados pierdan tiempo y contribuyen a una pérdida del 20% en la productividad cada año, o lo que es lo mismo dos meses de trabajo”. Jesús Cabañas matizó que “el mercado español es muy puntero en gestión documental. La gran cuenta no es ineficiente en la gestión del documento. Es ineficiente en sus procesos de negocio. A la pyme es necesario formarla. La gente tiene que ser consciente de que esto es un beneficio, porque sólo lo hacen si se les obliga a hacerlo”.
Este apartado de la ineficiencia fue uno de los puntos que más debate generó. Para Xavier Ciáurriz, “sí existen pymes que están avanzadas, que tienen sistema de gestión documental colaborativos, no solo en sus despachos, sino con sus clientes. Hay que incorporar todo el proceso de negocio en la gestión documental y eso es lo que hay que enseñarles”. Por su parte el portavoz de Kyocera señaló que “la falta de eficiencia, tanto en gran cuenta como en pyme, es en el proceso. La gestión documental en si misma no te ayuda a ser más eficiente. La gente se ha ido a un mundo en el que hay menos papel, pero sigue trabajando con su excel, sus correos electrónicos, etc. Es decir, no hay eficiencia en los procesos. Todavía existen empresas con miedo a evolucionar hacia un mundo digital. Una de las cosas positivas es que hay un cambio generacional y los que han nacido en el mundo digital están adoptando tecnologías porque están acostumbrados a usarlas en el día a día. Hoy estamos en el ciudadano digital y vamos a pasar al trabajador digital”. Finalmente, Eduardo Sáez señaló que “la ineficiencia en la gestión viene dada en la gran cuenta porque no adoptan la gestión del proceso. Les cuesta dar ese paso de gestionar bien el proceso. Y por ejemplo, siguen imprimiendo el documento por lo que pueda pasar, etc. Seguimos enfrentándonos a una barrera de desconocimiento y tenemos que acostumbrarnos a que los documentos electrónicos tienen una validez legal.
Ventajas
¿Son conscientes las empresas de las ventajas que proporciona la gestión documental? Por lo comentado durante el encuentro se podría decir que son conscientes una vez que han empezado a emplear las soluciones. En muchos casos el empleo de estas soluciones ha venido dada por la obligatoriedad impuesta por la Administración Pública de presentar determinados documentos en formato digital. Para el portavoz de BioECM Soluciones, “las empresas son conscientes de las ventajas. Ha habido una adopción importante. El mes pasado se gestionaron más de 750.000 facturas obligados por la Administración. Cuando se utiliza la gestión documental descubren las ventajas con lo que se quitan las reticencias”. Para Juan Martínez, “la Administración debe ser un catalizador del mercado de la gestión documental. Ha sido gracias a que ha obligado a que los documentos sean digitales cuando las empresas han empezado a adoptar sistemas de gestión documental. Para la pyme los sistemas de gestión documental y las herramientas resultaban costosos y eso era un impedimento para ella. Ahora la tecnología ha avanzado mucho y la existencia de soluciones en la nube puede también ser un catalizador para que la pyme se introduzca en este mundo”. En opinión de Xavier Ciaurriz, “la Administración tendría que inducir a todas las empresas a apostar por la gestión documental. A la pyme muchas veces, hablar de gestión documental, le incomoda. La Administración, con el portal de notificaciones electrónicas, ha hecho mucho y eso para mí es gestión documental”. También para Jesús Cabañas, “la Administración tiene mucho que ver en la transformación digital y deberia empujar todavía más de lo que lo hace. Hay veces que ponen una norma y es demasiado compleja para la pyme, con lo que no hay usabilidad. Nuestro papel entonces es formar adecuadamente a los clientes, cuando debería hacerlo la la propia Administración que es la que exige el cambio. Es verdad que el hecho de que lo hagan mal y tener que dar nosotros la formación es negocio para nosotros, pero te encuentras con que el cliente se encuentra enfadado antes de empezar la formación porque no entiende el porqué del cambio”.
La unanimidad en cuanto al papel que juega la Administración en el desarrollo de la gestión documental fue la nota predominante. Otro ejemplo es el que expuso la portavoz de Canon para quien “la Administración es un catalizador. Algunas empresas van obligadas pero muchas otras toman la decisión cuando se dan cuenta de cómo les facilita su gestión diaria en temas como prevención de riesgos laborales, blanqueo de capitales, LOPD, etc.”. Por su parte, Melchor Sanz cree que en ocasiones “la Administración establece leyes que es difícil que ellos mismos puedan asumir. Es cierto que han hecho esfuerzo en desarrollar la digitalización. Muchas de la transformaciones han sido consecuencia de que la Administración estaba abrazando estas nuevas tecnologías”. Para el portavoz de OKI la Administración “ debería de promover más la implementación de este tipo de soluciones… Pero la dificultad viene derivada de que la misma Institución no cuenta todavía con los recursos y la unificación necesaria para promover una rápida implantación de este tipo de soluciones integradas a nivel estatal, lo cual influye mucho en la adaptación de este tipo de herramientas en la empresa privada”.
Cloud
Finalmente y en lo que respecta a la influencia de la nube en este mercado, el portavoz de HP señaló que “está ayudando a divulgar las posibilidades. El usuario digital ya utiliza la nube y de forma didáctica ve las ventajas que le ofrece. Es una oportunidad muy buena y gracias a la divulgación que han hecho los usuarios es una oportunidad que tenemos que aprovechar todos teniendo en cuenta siempre la legalidad”. Para Marta Olbés, “la nube está ayudando a flexibilizar la entrada de la pyme en este tipo de soluciones porque les ayuda a no tener que realizar una inversión importante para su desarrollo y empiezan a ver los beneficios y el ROI desde el primer día. Entrando en el pago por uso, la nube nos permite hacerlo y flexibilizar el contrato y la facturación a gusto del cliente. La nube nos permite adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes. Gracias a la nube, la pyme puede avanzar”. También para el portavoz de Wolters Kluwer, “la nube es básica. Hacer determinadas tareas sin cloud, que se hacían, era muy complicado, con procesos engorrosos para el asesor, la pyme, la Administración… La nube es el camino para llegar a la interconexión entre todos los actores”. Para Juan Martínez, “la proliferación de plataformas que permiten tener no solo la gestión del documento sino de los procesos va a hacer que vayamos a modelos híbridos en las que convivan plataformas onpremise con plataformas en la nube. Poder acceder a la documentación desde cualquier lugar, enviar las facturas, etc. sólo se puede hacer desde la nube”..
Eduardo Sáez, no fue tan categórico como el resto ya que en su opinión, “en la gestión documental, a titulo general, sigue habiendo una preocupación importante por la seguridad de los documentos. Es verdad que la nube se está produciendo un acercamiento pero no es un dinamizador. El verdadero dinamizador es la virtualización”.
Finalmente, Jesús León Muñiz de OKI afirmó que “la nube dinamiza todas las áreas en las que participa, abaratando costes, mejorando la gestión de los recursos y sobre todo, estandarizando procesos y/o sistemas para que sean más accesibles para la PYME. Y es que la adopción y proliferación de tecnologías como el Cloud, que ha cambiado la manera de tratar los datos empresariales, también ha abierto la puerta a un nuevo entorno de trabajo que demanda tener un acceso seguro a la información «en cualquier momento y desde cualquier lugar» para mantener y mejorar la productividad. Sin embargo, al tratar mayores volúmenes de información digitalizada, también aumentan los riesgos derivados del acceso y la seguridad de los datos, y la mayoría de las pymes europeas no cuenta con ningún sistema de protección de documentos, como ID de usuario, dejándolas expuestas a amenazas de seguridad”.
EMPRESAS PARTICIPANTES
PFU-Fujitsu: En aras de desarrollar tecnología que permita acompañar a las empresas en la transformación digital de sus procesos hemos lanzado los nuevos modelos de escáneres fi7460/fi7480. La mayor novedad de estos dispositivos se encuentra en la versatilidad de su alimentador automático que permite digitalizar prácticamente cualquier documento (hasta tamaño A1) y de prácticamente cualquier grosor (Admite carpetas dobladas). La velocidad de los mismos está en 60 y 80 páginas por minuto respectivamente, y sus reducidas dimensiones (380 mm ancho x 209 mm profundo) permiten utilizarlo en el mismo puesto de trabajo en contraposición a cualquier MFP o escáner de gran formato.
HP INC.: HP ha renovado su gama de escáneres de sobremesa preparados para evolucionar de la gestión documental a la gestión de la información e integración de contenidos multicanal. Con los nuevos equipos HP ScanJet, las compañías pueden aumentar la productividad de sus oficinas ofreciendo el proceso de escaneado y digitalización más eficiente gracias a la realización del escaneado a mayor velocidad. Para las pymes, HP ScanJet Pro 2500f1 y HP ScanJet Pro 3500f1 proporcionan un escaneo a doble cara de una sola pasada y cuentan con capacidades para escanear directamente a la nube. La primera de ellas puede escanear hasta 40 imágenes por minuto, mientras que la 300f1 llega a las 50 imágenes escaneadas por minuto. Por su parte, para aquellas empresas que necesiten un escáner con conexión a la red, HP ScanJet 4500fn1 es la mejor opción, incluyendo un alimentador de documentos automático y permitiendo enviar documentos y escanear a doble cara de una sola pasada hasta 60 imágenes por minuto.
BioECM: Una plataforma. Potencial ilimitado. OnBase es una plataforma única de información empresarial para la administración de contenido, casos y procesos. OnBase ha transformado a miles de organizaciones alrededor del mundo al facultarlas para ser más ágiles, eficientes y efectivas. OnBase es una plataforma única que provee gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), administración de casos, administración de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) y captura, todo en una sola base de datos, una sola base de código, y un repositorio de contenido. Enterprise File Sync and Share (EFSS) para OnBase está incluido gratuitamente con nuestro producto ShareBase. Al combinar todas estas capacidades, OnBase sirve como una plataforma de desarrollo con mínimo código y aplicación rápida, que puede ser utilizada para crear soluciones habilitadas con contenido a través de toda la empresa.
Canon: En Canon proporcionamos valor añadido a nuestros clientes ayudándoles a sacar el máximo partido de su información. Lo hacemos ofreciendo soluciones y servicios profesionales avanzados de gestión de la Información para extraer el valor de los documento,s y ponerlo a disposición de las personas y procesos empresariales. Simplificamos las tareas diarias de gestión de documentos, ahorrando tiempo para que las personas puedan centrarse en tareas de mayor valor. Y optimizamos los procesos con un uso intensivo de documentos, permitiendo su automatización y control electrónico. Con esto conseguimos que nuestros clientes tengan pleno control y visibilidad de la información, reducir costes, aumentar la productividad y fortalecer el cumplimiento legal.
a3ERP | gestión documental asegura una gestión completa y global de toda la documentación de las empresas mediante la importación, almacenamiento y clasificación automática de los documentos. Integrado en la solución integral para pymes a3ERP y las aplicaciones de Microsoft Office, Explorer y Adobe, este gestor documental se caracteriza por la rapidez de acceso a la documentación a través de búsquedas inteligentes, la flexibilidad en los procesos y la organización personalizable con un interfaz sencillo e intuitivo, garantizando fiabilidad y confidencialidad.
Kyocera: Desde Kyocera Document Solutions queremos ayudar a las empresas en su proceso de transformación digital en dos áreas complementarias: consultoría y las soluciones y herramientas tecnológicas más avanzadas. Así, nuestros servicios de consultoría de procesos están orientados a trabajar conjuntamente con la empresa para definir y modelar los procesos que sustentan el negocio e implementar sistemas paperless de automatización de tareas. En segundo lugar, proponemos la tecnología más apropiada a cada caso, a partir de un amplio abanico de plataformas y productos tanto propios como de prestigiosos partners como Docuware, MyDoc, Oracle,…, que ofrecen funcionalidades de captura y OCR, clasificación, archivo, consulta, colaboración, firma electrónica, flujos de aprobación, etc., y todo ello en entornos de movilidad y con soporte cloud. Por último, implantamos soluciones de gestión digital para aquellos procesos de negocio reales que implican habitualmente tareas manuales o procesos de papel, como facturas de proveedores, albaranes, firma de contratos, notas de gastos, firmas de consentimientos y notificaciones, expedientes (de personal, de clientes, de compras,…) y otros.
