La forma en la que las empresas manejan la información ha cambiado sustancialmente. La gestión documental se está convirtiendo en un elemento esencial en el nuevo paradigma empresarial. Para hablar de ello, BYTE TI reunió a varias de las compañías más importantes de este sector en un desayuno informativo que contó con la presencia de Vicente Mayor, Business Management Manager de Epson; Juan José Luque, Product Manager de Konica Minolta; Miquel Soler, Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España y Director del Canal vertical de Educación; Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Director; Juan Repiso, Director General de Baratz; Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco y Jesús Midón, Director General de Esker.
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Tras una breve introducción a cargo del director de BYTE TI, Juan Manuel Sáez, se abrió el debate con la cuestión de si las empresas conocen lo que es la gestión documental y las ventajas que les aporta. En este sentido Miquel Soler, Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España y Director del Canal vertical de Educación asegura que “los clientes sí conocen bien lo que es la gestión documental, pero cada uno debe sacar qué es lo que más le interesa. Es importante que tenga una política fijada desde la dirección general para que sea un punto importante en su funcionamiento”. Para Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Manager de Canon “depende de la empresa. De la pyme para abajo la gestión documental se define como archivo de carpetas. Hay que diferenciar el tipo de compañía pero hay que decirles que aspectos como el de la gestión documental ahorran tiempo y dinero. La dirección de una empresa debe tenerlo muy claro”. En la misma línea se situó Juan Repiso, Director General de Baratz que considera que hay que diferenciar claramente entre empresas de mayor o de menor tamaño: “Las grandes tienen cierta sensibilidad por la gestión documental. Las pymes no lo tienen como prioritario, dado que en sus procesos de expansión nunca lo han considerado como un elemento crítico de su negocio”. “El problema es que en las pymes la cultura de gestión documental no está arraigada, al menos en lo que se refiere a su concepto general. La gran empresa lo tiene más asumido que la pequeña empresa. Sin embargo los usuarios cada vez tienen más potencia tecnológica y cada vez hacen más cosas y están moviendo documentos, por lo que se acabará imponiendo claramente también en las pymes”, añadió Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco.
Para el director general de Esker, Jesús Midón el problema radica en que “los clientes no entienden bien la gestión documental, porque es un tema demasiado amplio. De hecho nosotros hemos abandonado la estrategia de hablar de gestión documental porque el cliente se pierde. Así que hemos ido directamente a hablar de la gestión del proceso, para enfocarnos a lo que más le interesa al cliente (gestión de facturas, gestión de albaranes, etc. Para nosotros es una estrategia mejor y el cliente responde y es más receptivo”. En el caso de Konica Minolta, Juan José Luque, asegura que en su empresa lo denominan verticalización: “Tratar de ofrecer al clientes servicios que puede demandar. Tratamos de lanzar servicios que sean fácilmente entendibles, gestionables y vendibles. Es un negocio que vende más cada año, de hecho nosotros duplicamos ventas cada año. La gestión documental, tiene cada vez más clientes. Es verdad que las pymes basan su gestión documental en las carpetas-windows. Hay que lograr que pasen a la oficina sin papeles y nosotros además hemos pensado en ofrecer la gestión documental en cloud, porque consideramos que es importante que el documento esté siempre disponible”.
Tamaño de empresa ideal
¿Cuál es el tamaño ideal para una empresa que quiera apostar por la gestión documental? Juan José Luque, Product Manager de Konica Minolta lo tiene claro: “Nosotros hemos hecho diferentes escarceos en el mercado y tenemos un gestor documental bastante sólido pero se necesitan 15.000 euros para poder llegar a él. Hemos logrado tener un portfolio que va desde los pocos miles de euros a muchos. Tenemos diferentes alternativas para diferentes necesidades y adaptadas a todos los bolsillos”.
Por su parte el director general de Esker basó su apuesta en el cloud: “Nosotros somos fabricantes de software y conocemos las necesidades. La decisión que tomamos hace unos años fue la de sacar toda nuestra tecnología en cloud, para poder llegar a todo el mercado que no está dispuesto o no puede llegar a toda la tecnología. Gracias a eso ahora el 55% de nuestro negocio proviene de herramientas en cloud”. Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco, una de las empresas líderes de este sector afirmó que sus principales clientes son grandes empresas. Y añadió: “No estoy muy de acuerdo en que el cloud sea la forma de atacar a las pequeñas empresas. Nosotros creemos que cloud no es sólo abaratar, sino un cambio en la concepción. De hecho nuestros clientes cloud son clientes muy grandes. Cada empresa tiene unos tiempos para acometer sus políticas, así que tienes que ser muy flexible y ofrecer personalización a cada cliente” El director general de Baratz cree que una de las claves se encuentra en la idiosincrasia del mercado español que “no tiene nada que ver en modelos de venta con el americano o el alemán. Con la crisis, hay una reducción de márgenes comerciales y eso implica que la proposición de valor también se reduce. Así que las empresas que necesitan la gestión documental son aquellas que tienen procesos críticos, como pueden ser las empresas de mensajería o paquetería. Para nosotros desde un despacho de abogados con 5 usuarios, hasta una Administración Pública de 200 puede ser rentable usar la gestión documental”.
Marco Aurelio Losas de Canon asegura que en su empresa “hace tiempo que dejamos de ser meros fabricantes de hardware a ser un proveedor global. Para mí lo fundamental son los servicios añadidos. ¿Cómo se pasa de un modelo antiguo al otro? Primero, la dirección tiene que tener claro que por ahí puede avanzar y va a acompañar al departamento de TI con la inversión y segundo tiene que quedar clara la responsabilidad de los empleados y hacer un análisis de la situación”.
En la práctica
Dadas las ventajas que aporta la gestión documental, se les preguntó a los asistentes acerca de proyectos en los que se hayan visto involucradas sus empresas o que hayan desarrollado. Miquel Soler, Ricoh Director de Servicios Tecnológicos de RICOH España y Director del Canal vertical de Educación, afirmó que su empresa ha desarrollado proyectos relacionados sobre todo con “facturas, albaranes, etc. Esto para algunos clientes es su core Business. Además hemos trabajado junto a un hospital para la gestión de la historia clínica de sus pacientes, lo que les ha proporcionado acceso a más datos, como saber que procedimientos tiene que hacer para prevenir una enfermedad, saber qué le tiene que dar a un paciente…” Marco Aurelio Losas asegura que “nuestro mejor ejemplo somos nosotros mismos, que utilizamos nuestra propia herramienta. También tenemos proyectos como por ejemplo la gestión de centros comerciales y es que para nosotros la gestión documental no es sólo la gestión del documento electrónico. También por ejemplo, en este caso nos basamos en la movilidad”.
Por su parte, Juan Repiso, director general de Baratz destaca un caso práctico que ha llevado a cabo su compañía en el Ayuntamiento de Palma “en el que tenemos un sistema de gestión del padrón y un cliente tipo que es una de las mayores empresas de patentes y marcas que necesita tener la documentación controlada con temas de workflow y que está orientada al concepto de trabajar como oficina sin papeles”.Por su parte, para Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco “cada uno de nuestros clientes tiene una historia diferente. Yo destacaría el Ministerio de Justicia. Este proceso nació en la fiscalia anticorrupción y se paró para después irse hasta la Audiencia Nacional, en la que se ha dado un salto adelante en lo que se refiere al acceso a la información. Además destacaría SAP en el que toda su intranet está construida bajo software Alfresco”. Jesús Midón de Esker destaca que “nosotros hemos visto que con la crisis, aunque el negocio está bajando para los laboratorios farmacéuticos, lo que piden los hospitales es mayor y piden más cantidades de pedido en menos tiempo. Así que tenemos un proyecto con Sanofi que les permite poder tramitar un mayor volumen de pedidos e inyectarlo en el ERP. Otra referencia es Correos, que es el mayor interesado en gastar papel y sin embargo utiliza nuestra tecnología para emitir facturas electrónicas”. El director general de Alfresco a cuenta de este último comentario señala que “nosotros en nuestra empresa no utilizamos papel. De hecho yo cuando entré a trabajar aquí no he firmado ni un papel. Los clientes, igual, no firman ni un papel”.
Vicente Mayor señala que en el caso de Epson “somos un poco diferentes. No tenemos un software de gestión documental y para paliar esto, nos apoyamos en partners. Somos casi unos recién llegados, con lo que nuestros casos de éxito son de nuestros partners y nos enfocamos a las pymes: gestorías, despachos de abogados, etc.”.
Finalmente, Juan José Luque de Konica-Minolta señala que su empresa “acaba de ganar un concurso con la Generalitat en el que hemos mecanizado todos los centros educativos vinculados a la Generalitat, que son 45.000 colegios. Otro caso es la universidad de Logroño en el que mecanizamos todo el campus virtual”.
Cloud Computing
Otro de los aspectos que atañe a la gestión documental es el modo en el que la nube le está afectando. Para Marco Aurelio losas, “la nube lo que ha permitido es casi una financiación, es decir aquel cliente que no puede meterse en una infraestructura tecnológica y pagar de golpe, ha hecho que las soluciones sean muy flexible y las soluciones se adapten a las necesidades del cliente a lo largo del tiempo. Además ha permitido que la pyme pueda afrontar determinados proyectos que antes no podía”. En la misma línea se sitúa Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco: “La gestión documental deben permitir, acceso inmediato, simplicidad, adaptación al negocio. La nube es un sistema de financiación, claramente”.
Finalmente, Jorge Bustos, Country Manager de Alfresco considera que “cualquier sistema de gestión documental tiene que dar soporte a los proceso de negocio críticos y permitir la colaboración documental de forma segura. Cloud, aunque puede tener un componente de abaratar costes, creo que, sobre todo, la tecnología cloud en modo híbrido, lo que hace es optimizar y esa es su mayor ventaja”.
Baratz, líder en sistemas de gestión del conocimiento, con su producto BKM (solución de Gestión Documental), consigue que se reduzca el tiempo de respuesta a sus clientes, reduzcan costes de mantenimiento del sistema, y optimicen sus acciones de negocios sin usar el papel. Facilitamos procesos de captura de mail, carga de ficheros digitalizados e ingesta desde sistemas integrados (Registros-Aplicaciones Empresariales), unido con la tradicional gestión de usuarios, control de versiones y clasificación documental. Cada documento es recuperado gracias a la facilidad de acceso, rapidez en la búsqueda y sencilla visualización y reproducción del contenido. Baratz ofrece su Solución de Gestión Documental aunando la eficacia en la gestión de los procesos con el ahorro de costes al incorporar a la gestión de procesos nuestra experiencia en Gestión Documental. Más de 300 clientes durante 25 años de colaboración avalan nuestras soluciones. |
Konica-Minolta: El éxito de un gestor documental radica en ofrecer un archivador central para toda clase de documentos: documentos en papel como cartas y comprobantes, archivos digitales como dibujos o planos, correos electrónicos y facturas y otros documentos que se imprimen desde un sistema de gestión. De esta forma no damos una herramienta parcial, sino una solución completa para archivar y gestionar los documentos y canalizarlos a los diferentes responsables dentro de una organización mediante flujos de trabajo, como p.ej. en la aprobación de facturas entrantes, notas de gastos. Las nuevas tecnologías permiten además la implementación de soluciones cloud,así como la integración con Redes Sociales Corporativas. Dentro del portfolio de Konica Minolta disponemos de soluciones orientadas a la gestión del documento, como Unity, sistema de entrada a la digitalización, conversión y archivo documental con OCR integrado. Soluciones de mayor entidad como biz:Option, con conversión de formato, integración con dispositivos multifuncionales y portales corporativos; DF-Server, solución DMS orientada a la PYME y por último DocuWare, como repositorio centralizado en cloud. |
Canon: Therefore es la solución de gestión documental de Canon escalable, tanto para pequeñas y medianas empresas como para grandes corporaciones. Proporciona un sistema de almacenamiento y recuperación fácil de implementar, permitiendo el acceso instantáneo a toda la información cuando se necesita de manera eficiente, económica y segura. Therefore Online es su versión en la nube, que aporta a las organizaciones una forma nueva y segura de gestionar su documentación e información, sin necesidad de implantar una infraestructura informática local adicional, ya que está alojada en un datacenter seguro al que se accede a través de Internet. |
Esker: es el líder en soluciones de automatización de procesos documentales, ayudando a empresas del mundo entero a eliminar el papel de sus mesas y a mejorar sus procesos de negocio. Esker ofrece una solución de principio a fin, tanto en modo tradicional con licencia como en la Nube, para automatizar todo tipo de intercambio de información de negocio. Los principales procesos automatizados son: captura y gestión documental: pedidos de venta, facturas de proveedores; envío documental: facturas a clientes, envío multicanal fax, correo postal, email etc. y gestión documental: archivado digital, digitalización certificada. |
RICOH, líder mundial en soluciones de oficina, servicios documentales gestionados e impresión de alta producción, ayuda a compañías de todos los tamaños a transformar su información en contenido estructurado y a optimizar los procesos clave de su negocio. Con un punto de partida basado en un servicio de consultoría, RICOH identifica las oportunidades de mejora en el campo funcional, tecnológico y económico, y las adapta a la normativa actual vigente al mismo tiempo que las alinea con la estrategia de la organización. RICOH cuenta con una amplio conocimiento en el uso de arquitecturas tecnológicas para la implantación de proyectos ‘punta a punta’ del ámbito Information Management, tales como: Enterprise Content Management, Portales y WCM, Business Process Management, Service Oriented Architecture… |
Epson: Impresoras que ahorran un 50% en costes y un 80% en consumo energético. La gama Epson WorkForce Pro se sitúa en lo más alto en cuanto a rendimiento y productividad se refiere. Impresoras y equipos multifunción que permiten grandes volúmenes de impresión y escaneado de gran productividad, reduciendo hasta un 50% en costes, respecto a las impresoras láser más vendidas. Asimismo, consiguen reducir un 80% el consumo energético. Todo ello gracias a la impresión dúplex, la más rápida del mercado al contar con tintas de secado instantáneo que no requieren de tiempo de espera entre impresión del reverso y anverso de la página. La mejor opción para la gestión de documentos en la empresa. http://www.epson.es/workforcepro |
Alfresco: Alfresco One permite la sincronización con la nube de la gestión de documentos, colaboración y automatización de procesos empresariales permitiendo a las organizaciones evitar un uso incontrolado de archivos e información y beneficiarse de la eficacia, ahorro de costes, productivad y control que ello conlleva y facilitando a los usuarios disfrutar de todas las ventajas del acceso móvil, la sincronización de sobremesa y las integraciones en la nube |
