El dato va a ser un elemento fundamental en la digitalización de las AAPP. Para hablar de ello, Byte TI junto con Adjudicaciones TIC y BMC Software, organizaron un encuentro que contó con la presencia de Nuria Espuny, Directora General de Administración Digital de la Generalitat de Cataluña; Maite López, responsable de cuentas estratégicas sector público y transportes de BMC Software; Luis Díez, Responsable de la Oficina del Dato de la Seguridad Social; Nacho Santillana, director de sistemas del Ayuntamiento de Barcelona; Javier Llano, EMEA Regional Sales Manager de BMC; Conchi García, directora de capacitación digital de Madrid Digital; Gonzalo Fabuel, Jefe de Área de la Oficina Técnica. Subdirección General de Planificación y Gestión de Transformación Digital del Ministerio de Justicia y Javier Fernández, Director de Seguridad y Estrategia Digital del Principado de Asturias.
Fue Carlos Canitrot, director de consultoría de Adjudicaciones TIC, quien inició el encuentro analizando la situación de las AA.PP. Tal y como expuso, “en los servicios públicos digitales España ocupa la segunda posición en Europa, pero en algunos apartados como las competencias digitales vamos más retrasados. El sector público, en el primer semestre, ha invertido 2.000 millones de euros en TIC con un incremento del 64% con respecto al año anterior. Se espera que la inversión a final de año alcance los 5.000 millones. Las previsiones para 2022 con la llegada de más fondos Next Generation son excelentes. Además, en los PGE se ha destacado la mayor partida de la historia para investigación, desarrollo e innovación”
A continuación, Javier Llano, EMEA Regional Sales Manager de BMC explicó cuál es la visión de su compañía en lo que se refiere al dato. Para Llano, “la evolución hacia el futuro pasa por mantener lo que se ejecuta de forma correcta y a la vez innovar sobre las necesidades futuras. Creemos que las organizaciones van a evolucionar a una organización digital autónoma, que se enfoca en el cliente, tanto externo como interno, para proveer los servicios cuando los necesita. Para ello debe ser una organización ágil pero sobre todo debe ser estar orientada a extraer el valor del dato que nos ofrezca líneas de análisis para cubrir las necesidades de esos clientes. Al final, la evolución hacia esa organización requiere un cambio en el modelo operativo. Las organizaciones tienen que orientarse más hacia la colaboración. En la AAPP esto adquiere más relevancia por la colaboración publico-privada porque lo que vemos es que las organizaciones evolucionan a tener más capacitación tecnológica y no solo en el área de TI”. Llano explicó que la experiencia cliente juega un papel decisivo ya que el objetivo es que “éste sea capaz de recordar un determinado servicio y vuelva para repetir. Esto solo es posible conseguirlo si tenemos unos procesos que estén automatizados. De nada sirve tener servicios evolucionados si nuestra infraestructura subyacente no funciona. La automatización debe darse en todas las capas. Si enlazamos esto con el apartado de la agilidad, no es algo sencillo. Nosotros entendemos que toda la organización debe configurarse en este aspecto. La tecnología solo está por debajo para dar soporte. Además hay que tener un modelo adaptado de ciberseguridad, un modelo que sea capaz de detectar y anular las amenazas de forma automática”.
Llano concluyó su exposición asegurando que “la organización basada en datos debe ser capaz de analizar esos datos, que vienen de cualquier fuente, para poder actuar sobre esa información. Además hay que ser muy ágil ya que un dato, en dos o tres semanas, ya no tiene valor”.
Nuria Espuny, directora general de Administración Digital de la Generalitat de Cataluña explicó que “nosotros nos planteamos que la transformación digital está en el centro de todo y que se trata de poner al ciudadano en el centro y el dato es una palanca del cambio esencial para ello. Estamos en un proyecto de poner orden en todos los datos que tenemos: algunos se organizan de forma departamental, lo que provoca una dispersión importante y a menudo se producen duplicidades, lo que significa que no podemos hacer una gestión eficiente de los servicios. Así que estamos llevando a una nueva organización y esto comporta actuaciones como aprobar un marco normativo del modelo del gobierno del dato. Este modelo es el instrumento que define la gobernanza de ese dato, con metodologías, protocolos, etc. En el dato hay unos principios básicos que han de estar encima de la mesa como la ética o su protección. Otro apartado importante es focalizarnos en poder reutilizar estos datos para tener servicios eficientes y proactivos de tal forma que yo pueda darle la información al ciudadano sin que él me la pida. Para mi este proyecto no es solo tecnológico sino también un proceso de cambio de mentalidad. Los datos nos permiten hacer predicciones para resolver problemas que se vayan a producir y por eso es importante ese cambio cultural en lo que se debe hacer para trabajar con los datos. Un cambio cultural también que afecta a cómo guardamos esos datos y que tienen que ser estructurados y de calidad”.
Tramitación electrónica
Javier Fernández, Director de Seguridad y Estrategia Digital del Principado de Asturias explicó cómo han venido trabajando en su departamento: “En estos dos últimos años, estábamos en la fase final de un proyecto de tramitación electrónica. Era algo duro porque los gestores debían cambiar la forma de trabajar. Esto, aunque tengas habilidades digitales, es algo que es difícil de hacer. Aparece la pandemia, y tener esto en marcha, hizo que pudiéramos prestar los servicios y nos dio la oportunidad de afrontar retos digitales que, de otra forma, no podríamos haberlo hecho, como la gestión de las ayudas en los momentos de pandemia. Habíamos pasado de cientos de órdenes a decenas de miles. Gracias al proyecto pudimos afrontar los retos de forma ágil y atender a las necesidades de los diferentes sectores afectados. Esto también ayudó al sistema sanitario que, de repente, pasa a tener que gestionar miles de datos diarios y el trabajo de recopilación de esos datos ha supuesto una visión diferente de lo que era la digitalización. Para nosotros ha sido un paso decisivo. Por ejemplo en 2020 hubo más de 200.000 expedientes electrónicos, pero lo mejor es que en 2021 ya llevamos un porcentaje mucho mayor. En actuaciones electrónicas hemos crecido un 50%, por ejemplo. El dato está en el centro de todo. Nosotros hemos conseguido que seamos una administración basada en el expediente electrónico y el siguiente paso debe ser que seamos una administración basada en el dato”.
La importancia que están teniendo los datos queda perfectamente plasmada en la exposición de Luis Díez, Responsable de la Oficina del Dato de la Seguridad Social. Díez explicó la batería de actuaciones que están poniendo en práctica, “la oficina del dato se ha creado recientemente. Desde aquí queremos proveer de servicios de analítica avanzada de datos e impulsar también el concepto de gobierno del dato. Tenemos varias iniciativas: este es el año del gobierno del dato e intentamos desplegar un modelo de gobierno de la SS. Nosotros somos una organización multiempresa y por eso el gobierno del dato tienen tanta necesidad. La pandemia también ha puesto de manifiesto carencias que teníamos y por tanto necesitamos de estos mecanismos para poner a disposición de trabajadores y ciudadanos los datos cuando los necesitan y por el canal que requieren. Estamos potenciando el autoservicio gobernado para que nuestros trabajadores cambien la forma de trabajar. Por medio de éste queremos dar respuesta a una creciente demanda de datos no esperados. Además está el expediente electrónico orientado al dato y también nos encontramos en este viaje de pasar de diferentes procedimientos para que los gestores trabajen basándose en ese dato. También estamos en un proceso de identificación del ciudadano 360. Este es un reto muy importante porque teníamos una idea muy fragmentada del ciudadano dependiendo de con qué organismo tratara, de tal forma que se trata de tener una visión en conjunto de ese ciudadano”.
Agenda 2025
Para Nacho Santillana, director de sistemas del Ayuntamiento de Barcelona, “en nuestro caso el problema es que no solo tratamos con el ciudadano. No tenemos dos clientes, sino que también tratamos con la administración regional y la estatal. Por eso creo que la Agenda 2025 es un paso positivo para solucionar determinados problemas. El ciudadano medio necesita ayuda y que vea que hay alguien detrás que tiene competencias digitales. Está bien que las competencias digitales sean las que más presupuesto se lleven, porque estamos carentes de ello. En mi opinión, además el tema de los derechos digitales es muy importante porque si los datos de las AA.PP. tienen que estar seguros, es esencial saber donde se van a alojar esos datos. Por eso, bajo mi punto de vista tenemos que unirnos los diferentes estadios de las administraciones que incluya a la local, regional y estatal para poder mejorar. No puede ser que, por ejemplo, en salud los datos sean diferentes según la administración con la que hables. También creo que podemos conseguir que seamos un referente en la digitalización de la Administración”.
Conchi García, directora de capacitación digital de Madrid Digital explicó cuál es la labor de esta gerencia: “Tenemos la labor de capacitar digitalmente a los empleados públicos. El dato es un driver fundamental para transformar las organizaciones pero no solo es tecnología sino también cultura. Nuestro objetivo es que sepan que con los datos se puedan cubrir las necesidades que se prestan a través de los diferentes servicios. En la Comunidad de Madrid, estamos planteando un plan estratégico de capacitación digital para desplegar ese cambio cultural y hemos diseñado un modelo objetivo al que queremos que todos los funcionarios lleguen. Ese modelo está basado en competencias y también en las actitudes para que la gente vea que en su trabajo diario se pueden diseñar servicios más cercanos que cubran las necesidades. Por otra parte el plan se apoya en metodologías de gestión del cambio que se apoya en colectivos tractores dentro del negocio y por ultimo se despliega en torno a una plataforma con servicios data-driven. Uno de los drivers es el de enseñar como aplicar los datos en servicios públicos en administración inteligente y engGobierno de los datos”.
Finalmente, Gonzalo Fabuel, Jefe de Área de la Oficina Técnica de la Subdirección General de Planificación y Gestión de Transformación Digital del Ministerio de Justicia, habló de su labor en el SEPE, donde trabajaba hasta hace menos de un mes: “En el SEPE se está haciendo todo el gobierno del datos, infraestructura MDM, etc. Destaco el observatorio de las ocupaciones que analiza la tendencia del mercado laboral en cuento formación y necesidades de empleo. Hay unos componentes básicos para basarnos en la cultura de datos, pero hay uno vital que es el cambio cultural porque no hablamos solo de TIC. Otro componente es si se puede mejorar la calidad del dato y en este sentido creo que no se presta mucha atención a la analítica web que nos permitiría ver cómo nos valora el ciudadano. Otro apartado importante es el que se refiere a las capacidades formativas, pera ver como evoluciona un trabajador y cómo puede mejorar. En el SEPE vimos que no llegábamos a todo el público, vimos que las visitas solo venían de gente que nos tenía guardados en la carpeta de favoritos, pero no por buscadores. También analizamos las ofertas de empleo del mercado laboral, desarrollamos una herramienta y vimos como podíamos automatizar todo ello. Después todos hablamos de data-driven y vimos que a través del portal de empleado, con cada oferta de trabajo tratamos de ligarla a las necesidades formativas de la oferta, por lo que surgió la IA y la aplicamos para poder ofrecer mejores ofertas y gracias a ello conseguimos enlazar con las necesidades formativas. Conseguimos un éxito del 90%. Gracias a las ofertas de empleo podemos ver cuáles son las ofertas que crecen y cuales están en declive. También pudimos encontrar fraudes, o que el porcentaje de ofertas que señalaban el salario que se iba a cobrar era muy bajo. Con todo esto conseguimos mejorar el tráfico que se recibe el SEPE en un 300%”.
