CAPÍTULO 2. Cómo abordar un proyecto de selección de un ERP

Como cada semana Jorge Iglesias de Ussel, analiza la importancia que está teniendo el ERP en la digitalización de las empresas. En este segundo capítulo explica cómo se puede aoberdar un proyecto de selección de un ERP.

El software ERP es una solución amplia que a menudo incluye módulos y servicios integrados para varios departamentos y unidades de negocio de la organización. Para ello, la manera de abordar un proyecto de implantación de un ERP comienza en la selección del ERP que requiere del establecimiento de una estrategia y visión por parte de la organización.

Todas las organizaciones y su dirección toman decisiones constantemente sobre la estrategia del negocio, como adaptarse ante los nuevos retos, diseñar nuevas fórmulas para llegar a sus clientes, y entre otras decisiones, ¿qué solución ERP implantar en la organización? y, ¿por qué? A lo largo de este artículo intentaremos dar respuesta a algunas de las preguntas que pueden ayudar a enfrentarnos al proceso.

¿Qué consideraciones iniciales tengo que hacer?

Saber que la elección de un ERP, si se quiere realizar desde un enfoque metodológico tradicional, se debe de definir y acometer como un proyecto específico que permita identificar los elementos clave para la compañía siendo este proyecto previo a la selección del proveedor que realizará la implantación de la solución elegida. Digamos que el proceso requiere de un análisis que asegure que la toma de decisión es la correcta y compartir la información internamente en la compañía colaborando entre diferentes departamentos, equipo de negocio, equipo de procesos, equipos de tecnología y datos. Por tanto, lo primero es identificar los recursos internos que deben de participar del proceso de selección, identificar las principales actividades y marcar una fecha objetivo para la decisión alineando a la dirección en el proceso.

La elección de un ERP, si se quiere realizar desde un enfoque metodológico tradicional, se debe de definir y acometer como un proyecto específico

Considerando que los elementos necesarios para acometer el proyecto de selección son puestos en marcha, a continuación ilustramos algunas de las cuestiones que las organizaciones se plantean en el proceso de analizar y seleccionar el mejor ERP que se adapte a sus procesos.

1. El primer punto sería aclarar los procesos en el alcance de la nueva solución y capturar los requerimientos funcionales y de negocio que debe de cumplir la nueva solución ERP. Este punto requiere de la involucración de los departamentos clave “afectados” para definir los procesos actuales, identificar los puntos débiles de los procesos actuales, y elaborar a alto nivel el modelo “to-be” de los procesos y capturar los requerimientos de negocio y funcionales.
2. Otro elemento a considerar sería si el nuevo ERP estará contemplado para todos los negocios y regiones/países. Es decir, independientemente de cual sea la futura estrategia de implantación de la solución ERP, es relevante identificar que negocios y países deberán ser soportados por la solución.
3. Analizar y evaluar el contexto tecnológico actual, y futuro. Del conjunto total de soluciones ERP, nos encontramos que cada una tiene unos requerimientos técnicos diferentes y pueden tener un acople más natural al ecosistema tecnológico e infraestructura de la organización. Por tanto, se deben de recopilar los requerimientos tecnológicos y evaluar las necesidades de integración que tenemos en nuestra organización y que esperamos que la futura solución ERP pueda cubrir.
4. Plantear y acordar internamente cual será el grado de desarrollo a media con el que nos sintamos cómodos. Esta cuestión no es blanca o negra, pero al menos si conviene tomar como premisa lo que aquí se decida. Normalmente la respuesta podría ser que la compañía busca una solución flexible que pueda requerir de customización manual pero que quiera evitar los grandes esfuerzos en desarrollo.
5. Identificar el número de usuarios, por bloque de procesos, para poder estimar el coste del licenciamiento de la solución, necesidad de formación, comunicaciones, etc.

A partir de aquí, y habiendo recogido la información anterior, conviene avanzar en el proceso mediante la búsqueda en el mercado de soluciones ERP para preparar una long list de soluciones ERP. Desde luego, que existen tantas soluciones que puede ser sumamente compleja la elección y, es por ello, que la recomendación es realizar una preselección de aquellas soluciones ERP que mejor se adapten a varios requisitos clave. Los requisitos pueden variar en función del tipo de negocio o compañía, pero algunos de ellos podrían ser:

• Solución ERP con referencias en la industria de la organización.
• Solución ERP con solución verticalizada para los procesos de la industria/sector.
• Presencia de la solución ERP en el país o países objeto del análisis.
• Soluciones ERP con capacidades de movilidad, nube, otros.
• Opciones de alojamiento en la nube: privada, pública (AWS, GCP, Microsoft Azure, otros), soluciones hibridas. Opción on-premise.
• Disponibilidad de un Ecosistema de soluciones integradas: eCommerce, BI, HR, CRM, otros.
• Capacidad de escalabilidad de la solución.
• Viabilidad del proveedor.

Después de realizar la evaluación anterior, se puede acudir a fuentes de información reconocidas como Gartner Magic Quadrant, Forrester Wave, Nucleus Research Value Matrix, IDC MarketScape entre otras para poder preparar una long-list de soluciones ERP. Una vez preparada la long-list podemos utilizar los criterios anteriores para elaborar una short-list de soluciones ERPs. Una sugerencia es tener una lista corta compuesta de no más de 3 soluciones porque cualquier número que sea superior incrementará enormemente los esfuerzos a realizar por la organización en fases posteriores y dicho número podría dilatar el proceso en el tiempo.

Una vez que se ha contactado con los proveedores de las soluciones ERPs de la short-list se organizan las siguientes actividades para trabajar con los proveedores.

• Elaborar un documento que contenga los 5 puntos ya elaborados en el proceso anterior. Este documento tiene por objeto disponer en una hoja de cálculo de los principales requerimientos.
• Preparar y ponderar cada uno de las variables a considerar en la elección de la solución ERP. Se deben de ponderar los pesos de cada una de las variables que serán utilizadas para evaluar cada una de las propuestas, por ejemplo, los requerimientos de negocio, los tecnológicos, y elementos como el precio de la solución, licenciamiento, coste de los servicios por el proyecto de implantación, coste del servicio de mantenimiento, etc.
• Prepara un calendario de actividades con los proveedores de las soluciones donde hay que considerar al menos los siguientes elementos:
  • Reunión inicial de presentación, criterios de la decisión y compartir los requerimientos por parte de la organización.
  • Sesión de dudas o sesión de detallar algún requerimiento. Sería aconsejable compartir el output de estas sesiones con todos los participantes.
  • Preparación de una demo del producto, de la solución ERP así como una propuesta de implantación de proyecto. Desde mi experiencia en este tipo de procesos, lo más útil es seleccionar un par de procesos relevantes de la compañía e intentar visualizar los mismos en cada una de las soluciones ERP.
  • Un elemento clave son los costes ocultos que se pueden generar derivados de la elección de un tipo de tecnología en concreto. Conviene analizar este tipo de costes trabajando con los proveedores. Ejemplos:
    • Esfuerzos de migración de datos.
    • Esfuerzos por desarrollo a media y futuro mantenimiento del mismo.
    • Esfuerzos del mantenimiento del ecosistema de solución del futuro ERP.
    • Requerimientos en términos de capacidades para la organización para mantener el futuro sistema.
    • Capacidades internas y disponibilidad de las personas clave de la organización.
  • Entrega por parte de los proveedores, de la información relativa a como cubren las soluciones ERP los requerimientos, costes de la solución e inversión.
  • Finalmente quedaría, poner en común la información presentada y alinear a nivel de dirección la mejor decisión para la organización.

La puesta en común de la información dentro de la organización a distintos niveles, tomando la decisión a nivel de dirección, puede ayudar y favorecer la llegada de la nueva herramienta. Muchas veces hemos escuchado que el proyecto no ha sido exitoso por una pobre gestión del cambio, esto puede estar motivado por reticencias previa al cambio de herramienta. Por ello, es importante que la organización involucre a las personas clave en el proceso y en la toma decisión porque serán los valedores del futuro proyecto de implantación de la solución.

Un beneficio claro derivado del proceso, de puesta en competencia de diferentes proveedores de solución, es la obtención de descuentos adicionales además de haber realizado un ejercicio muy sano en la organización priorizando los requerimientos y necesidades funcionales y técnicas. Pero, ¿Qué beneficios tengo a la hora de llevar a cabo este proceso?

1. Asegurar que los requerimientos de negocio y los principales procesos son cubiertos en el ERP de acuerdo a las necesidades de la organización.
2. Como consecuencia de la anterior, facilitar el futuro proceso de cambio debido a que los equipos clave han sido participes del proceso y han sido claves en la toma de decisión.
3. Alinear las necesidades tecnológicas de la compañía a los requisitos técnicos del ERP.
4. Todas las anteriores implican que los principales involucrados de la organización han colaborado y consensuado el enfoque y selección de la solución ERP integrando sus puntos de vista estableciendo objetivos comunes.
5. Realizar un ejercicio que proporciona una estimación bastante realista de los costes del producto ERP, licencias, hardware, de los servicios de implantación, mantenimiento, etc.
6. Facilitar la elaboración de un plan inicial de implementación que permita al top management de la compañía conocer el grado de viabilidad del proyecto de cambio, sus implicaciones y sus necesidades.
7. Permite preparar a la organización ante la necesidad de capacitación relacionada con la nueva tecnología mediante la contratación de perfiles con dichas capacidades o mediante formación específica a personas clave dentro de la organización.
8. Por último, también permite que este ejercicio conlleve un ahorro de costes a la organización porque se han sentado las bases, se ha analizado el contexto de negocio y tecnológico, se han revisado varias soluciones y se ha entrado en el detalle de los costes. Todo este ejercicio lleva aparejado un esfuerzo que se rentabilizará en la obtención de presupuestos más competitivos tanto por alcance como por licenciamiento e implantación de la solución.

Para terminar, el proceso puede culminar con la elaboración de una RFP donde distintos proveedores de servicios puedan presentar propuestas de servicios relacionadas con la implantación de la solución anteriormente seleccionada.

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