Mutualidad, entidad aseguradora que ofrece soluciones de ahorro e inversión a profesionales del sector legal, ha confiado en Ricoh para desplegar una renovación integral y modernización del puesto de trabajo, un proyecto que se enmarca en el despliegue del Plan Estratégico 2025-2028, orientado a impulsar el crecimiento y la excelencia operativa, con un enfoque centrado en las personas y la creación de valor en un espacio digital.
Su cambio de sede en Madrid se concibió como una oportunidad para activar una transformación real, donde el espacio digital juega un papel clave. La tecnología ha permitido impulsar una nueva forma de trabajo y colaboración, mejorando la experiencia de los empleados y creando espacios adaptados a las necesidades de comunicación interna y externa dentro de un espacio digital avanzado.
“Necesitábamos tecnología que nos permitiese ser más ágiles y eficientes, que impulsase una colaboración más rápida y eficaz dentro de un espacio digital”, explica Pablo López-Aranguren, responsable de IT de Mutualidad.
Ecosistema de espacios, tecnología y personas
Para lograr este objetivo, Mutualidad definió una estrategia basada en cuatro palancas clave: espacios, personas, tecnología y comunicación, todas ellas integradas en un espacio digital cohesionado. Contó con el acompañamiento de Ricoh durante todo el proceso, desde la búsqueda, prueba y elección de tecnología puntera, hasta la implementación, puesta en producción y soporte, consolidando un espacio digital eficiente. También se desplegó cartelería digital como canal interno de comunicación, reforzando la experiencia del espacio digital tanto para empleados como para mutualistas.
El proyecto incluyó la implementación de Microsoft Teams Rooms integrado con Yealink, paneles táctiles para una gestión ágil de salas y soluciones audiovisuales adaptadas a cada espacio, incorporando además un enfoque Bring Your Own Device (BYOD) para garantizar la conectividad dentro de un espacio digital flexible, donde los usuarios pueden trabajar con sus propios dispositivos o plataformas.
Entre los espacios más destacados se encuentra la sala de consejo, equipada con un sistema integrado de alto rendimiento que incluye microfonía Bosch, cámaras PTZ, audio profesional y distribución mediante infraestructura IP Creston, todo ello perfectamente integrado en el espacio digital de la organización.
Un auditorio multiflexible para eventos
Uno de los espacios diferenciales del proyecto es el auditorio multiflexible, ubicado en la planta cero del edificio, que ha sido transformado para albergar desde grandes eventos de más de 200 personas hasta reuniones más reducidas, manteniendo siempre una experiencia audiovisual de alta calidad dentro de un espacio digital preparado para múltiples usos.
Cuenta con tres pantallas para garantizar visibilidad desde cualquier punto, mesas de sonido profesionales, microfonía para la interacción con el público, sistema de videoconferencia y opciones de grabación, todo ello integrado en un espacio digital que maximiza la experiencia. “La tecnología audiovisual se convirtió en el elemento diferencial del espacio, elevando la experiencia del evento y ampliando las posibilidades de uso dentro de este espacio digital”, destaca David Cerviño, responsable de Eventos de Mutualidad.
A lo largo del proyecto, se realizó también un importante esfuerzo en la gestión del cambio para asegurar una adopción rápida y natural del nuevo espacio digital. Junto con Ricoh, Mutualidad impulsó sesiones formativas e informativas con empleados y creó un grupo interno de Embajadores del Cambio como canal de difusión y retroalimentación.
La sede de Mutualidad es hoy un espacio digital preparado para el presente y el futuro: híbrido, flexible, audiovisual y centrado en las personas
Los resultados son tangibles: la compañía cuenta con un espacio digital fiable y homogéneo, que ha reducido la curva de aprendizaje y permite una experiencia consistente, alineada con el diseño del espacio. Además, sus empleados han ganado autonomía para realizar reuniones sin soporte técnico y perciben mejoras en colaboración y eficiencia dentro del espacio digital. El auditorio, por su parte, se ha consolidado como un espacio estratégico para eventos, con mejoras notables en la planificación y ejecución, reforzando el valor del espacio digital de la organización.
“La sede de Mutualidad es hoy un espacio digital preparado para el presente y el futuro: híbrido, flexible, audiovisual y centrado en las personas. Gracias a un proyecto integral, hemos transformado nuestra forma de trabajar, comunicarnos y conectar. Además, la tecnología audiovisual se integra perfectamente con el diseño y el mobiliario, asegurando una estética homogénea alineada con el concepto arquitectónico”, afirma el responsable de IT de la compañía.
El workplace de Ricoh como experiencia híbrida
Ricoh, como integrador global, concibe el puesto de trabajo moderno como un ecosistema donde espacios, tecnología y personas se conectan para impulsar la comunicación, la eficiencia y la productividad en un espacio digital colaborativo e híbrido. “Este proyecto con Mutualidad refleja cómo, con el acompañamiento adecuado, la innovación en el puesto de trabajo y en el espacio digital se convierte en una realidad tangible”, resume Jorge Martín, especialista preventa de soluciones de Workplace en Ricoh España.
