El Observatorio de Seguimiento de la Adaptación a SEPA (Single Euro Payments Area) del Grupo CMC estima que el coste de la gestión del mandato con la correspondiente firma del cliente, tal y como exige la nueva normativa europea, puede oscilar entre 4 y 5 euros y que este importe puede reducirse en alrededor de un 75% si las empresas optan por una solución digital.

Desde esta perspectiva y de acuerdo con CMC, la moratoria de la Comisión Europea para la adaptación a SEPA, que ha flexibilizado la completa adaptación a la misma hasta el primero de agosto próximo, supone una oportunidad para impulsar la digitalización ya que, si bien la mayoría de las empresas españolas ya han adaptado los formatos de intercambio de información de recibos con las entidades financieras -incluyendo los correspondientes códigos IBAN y BIC de las cuentas de sus clientes-, son muchas las que todavía tienen que dar respuesta a la exigencia de recoger, validar y custodiar sus mandatos para disponer de este consentimiento antes de iniciar el cobro de recibos por domiciliación bancaria.

La digitalización de estos procesos no solo supone un importante ahorro, también permite controlar y disminuir posibles errores, inherentes a la validación de los datos por parte de los sistemas y procesos de las empresas.

La solución que CMC ha lanzado al mercado para la gestión digital de los mandatos SEPA recoge el mandato desde todas las vías operativas. Así, permite las operaciones manuales en las que se ha obtenido la firma manuscrita en soporte papel, usando los mecanismos de digitalización certificada utilizando los protocolos previstos por la Agencia Tributaria para la facturación electrónica, convirtiendo el mandato SEPA a formato electrónico. También integra las operaciones presenciales automatizadas en las que la firma manuscrita se recoge desde un dispositivo de firma digital (dispositivo de firma, tabletas o smartphone) y, por último, en las operaciones no presenciales (Internet, teléfono) en las que la se realiza de forma telemática. En este caso, la solución utiliza mecanismos de notificación telemática certificada y firma electrónica (simple, avanzada o reconocida, según decisión del cliente).

La solución permite almacenar y custodiar los mandatos, como prueba de su existencia, entregar los ficheros XML con el formato de la normativa SEPA a los sistemas informáticos de la empresa encargados de la emisión de adeudos por domiciliación y su entrega a las entidades de pago del sistema (entidad del acreedor y entidad del deudor).

Por otra parte, la solución de CMC para la gestión digital de los mandatos SEPA puede integrarse en los propios sistemas TI de las organizaciones, o bien ejecutarse en modo outsourcing.
Exigencias de SEPA respecto a la gestión del mandato
De acuerdo con el grupo CMC, las empresas han dedicado la mayor parte de sus esfuerzos a la adaptación a los nuevos formatos puesto que se trata de un aspecto de vital importancia para realizar el cobro de los servicios a sus clientes. No obstante, SEPA implica otras adaptaciones y la flexibilización otorgada por la Comisión Europea, con la moratoria de la entrada en vigor de la normativa hasta el próximo 1 de agosto, tiene como objetivo permitir a las empresas la consolidación del sistema de intercambio de información y, específicamente, la culminación de sus procesos para el tratamiento de los mandatos (débitos directos o domiciliación de recibos emitidos por las empresas) de sus clientes, tal y como exige SEPA.

Según las estimaciones de CMC, en nuestro país se producen una media anual de 100 millones de débitos directos o domiciliación de recibos emitidos por las empresas que, a partir de la entrada en vigor de la normativa SEPA, deben contar con la autorización expresa y firmada de los clientes antes de su presentación al cobro. En caso contrario, la propia normativa SEPA permite al deudor poder devolver los recibos hasta un máximo de 13 meses después de la presentación de la domiciliación.