Los resultados del estudio publicado hoy por Iron Mountain[i] muestran que en el entorno actual, cada vez más regulado y competitivo, las redes sociales constituyen una creciente preocupación para las empresas europeas. La gran mayoría de las mismas (un 86% de los encuestados europeos y un 98% de los españoles) considera que la comunicación a través de las redes sociales debería formar parte  de las políticas de gestión documental. En ese sentido, el 92% de las empresas españolas se siente responsable de su actividad en las redes sociales. Sin embargo, el 63% de las compañías en Europa (el 66% en España) no se siente capacitado para gestionar información de este tipo correctamente, lo cual lleva a muchas empresas (en España un 88% de las empresas encuestadas y en Europa un 87%) a prohibir el uso de las redes sociales en el trabajo.

Sobre los resultados del estudio, Ignacio Chico, director general de Iron Mountain en España comenta: “Las redes sociales representan una cuestión a solucionar para las empresas, como hace una década lo fue el correo electrónico. Son algo nuevo, generan enormes cantidades de datos no estructurados y son difíciles de controlar. La inmediatez y la informalidad de las redes sociales incrementan los riesgos potenciales de brechas de datos y de exposición inadecuada de la información, por lo que es normal que muchas empresas se vean amenazadas. En contraposición, las redes sociales también ofrecen una gran gama de posibilidades en cuanto a contacto con clientes y a visibilidad en el mercado. No hay ninguna empresa que se pueda permitir hoy en día ignorar las redes sociales. Se han convertido en la herramienta con la que la nueva generación va a trabajar de forma natural”.

“No hay que permitir que el miedo nos haga quedarnos atrás”, sugiere Chico. “Lo que hay que hacer es construir una estrategia basada en las buenas prácticas de la gestión de la información. Hay algunas acciones esenciales que se pueden llevar a cabo para llevar un control de las redes sociales de manera que ayuden a proteger el negocio, los empleados y los clientes”.

Las medidas que recomienda Ignacio Chico de Iron Mountain son:

Céntrese en lo básico: lo importante es el contenido, no el canal.

La gestión de la información consiste en mitigar los costes y riesgos asociados a la misma como activo empresarial, sin dejar de mejorar por ello el acceso a información crítica ni de hacer que ésta sea cada vez más útil para la empresa. Con el fin de conseguir esto, las empresas deben saber qué información manejan, dónde está y cómo está siendo usada, independientemente de su formato. Gestionar las redes sociales de forma efectiva no difiere mucho de lo anterior: solo es un poco más complicado debido al volumen y a la naturaleza no estructurada de los datos.

Si está gestionando contenido, tiene que protegerlo e implementar una política y unos procesos para determinar cuánto tiempo hay que conservarlo y quién puede tener acceso al mismo. Si tiene dudas, lo mejor es hablar con un proveedor que pueda ayudarle a definir una estrategia efectiva capaz de manejar todo tipo de datos.

  1. 2. Entienda la ley

Las redes sociales constituyen un medio de comunicación basado en la tecnología. Y donde hay tecnología lo normal es que la legislación se haya quedado anticuada. Teóricamente, cada tweet o post en un blog constituye un “registro” o dato oficial que hay que conservar y del cual la empresa se hace responsable. En realidad, la ley en esta área está aún evolucionando y su aplicación es aún inconsistente y opaca. Asegúrese de que está al día de las últimas novedades legislativas en cada uno de los países en los que esté operativo.

3. Desarrolle una política de gestión de la información corporativa en redes sociales que incluya unas instrucciones claras para los empleados y que fomente la cultura de la responsabilidad

Muchas empresas no saben cómo minimizar los riesgos que implican el uso de las redes sociales. Puede parecer tentador tomar el camino más corto y bloquear  a todos los empleados el acceso a las redes sociales. Pero lo más probable es que el personal acceda a las redes sociales a través de sus dispositivos de uso personal, sobre los que usted no tendrá control. Una solución efectiva y práctica es establecer políticas de uso razonables y dar la formación necesaria a los empleados sobre las mismas.

4. Tome el control dónde pueda

Las redes sociales son buenas para los negocios – una herramienta para comunicarnos con clientes – pero hay que gestionarlas de forma correcta para proteger la reputación de la marca. Una de las primeras medidas para ello es diferenciar las redes sociales para uso personal de aquellas para uso profesional. Valore la creación de cuentas oficiales “corporativas” en plataformas como Facebook, LinkedIn y Twitter. Esta medida facilitará que las empresas sean capaces de establecer fronteras entre el uso personal y profesional de redes sociales para potenciar el acceso a datos importantes si es preciso. También reduce el riesgo de acceder a comunicaciones o contenidos personales de los empleados, evitando potenciales problemas de protección de datos.

  1. 5. Sea flexible

Las redes sociales están evolucionando rápidamente y las empresas necesitan asegurar que sus políticas sean lo suficientemente ágiles como para adaptarse a los cambios y comunicarlos de forma clara a sus empleados; mantenerse al día gracias a expertos o  grupos de trabajo externos que actualizan los conocimientos dentro de la organización. Estos grupos deberían ser expertos en gestión de contenidos, aspectos legales y de recursos humanos, e involucrar a departamentos que generan contenidos como marketing, relaciones públicas y ventas, así como a las unidades de venta como es el caso del departamento de comunicación con el cliente, que puede estar utilizando las redes sociales para su trabajo diario.

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