Teniendo en cuenta la importancia de los correos electrónicos como documentos legales o empresariales, es de vital importancia tener una estrategia de archivado cómoda y ultrasegura, por ello, desde Konica Minolta, ofrecen la integración de biz:Docu, su solución de repositorios de documentos, tanto con Microsoft Outlook como con Lotus Notes.
Por un lado, biz:Docu permite de forma simple y sencilla, almacenar los correos electrónicos que el usuario recibe o emite desde el MS-Outlook instalado en su ordenador. Con ello es posible que el control de los documentos sea total y la información se pueda compartir y examinar. Además, gracias al sistema de reglas incorporado en MS-Outlook, es posible automatizar el proceso de almacenamiento de correos electrónicos de forma que sea transparente para el usuario final. Asimismo, Konica Minolta, junto con su partner Docuware, ha implementado una mejora de la funcionalidad de almacenamiento de correo electrónico desde MS-Outlook, permitiendo poder realizar consultas, búsquedas, visualizaciones y reenvíos de emails, de todos los almacenados en biz:Docu. De esta forma, MS-Outlook se convierte en un gestor de correos electrónicos no sólo propios, si no de todos los almacenados en la solución integrada, pudiendo acceder a información de terceras personas (siempre que exista autorización) usando únicamente una aplicación. Y es que Konica Minolta ha realizado esta mejora gracias al desarrollo de la tecnología Web de Docuware, incorporándola de serie en biz:Docu, sin ningún tipo de incremento de precio del mismo e incluyéndolo en el Gestor Documental Docuware, que incluye esta novedad en sus versiones Business, Professional y Enterprise.
Por otro lado, para aquellos que basan sus sistemas de correo electrónico en Lotus Notes, Konica Minolta, en colaboración con Docuware, ha mejorado la funcionalidad del módulo Connect to Notes, perteneciente al Gestor Documental de esta compañía, lo que permite a los usuarios convertir los correos electrónicos en documentos DXL (formato especial de XML para documentos Notes) o PDF. De esta forma, la integración de documentación almacenada en Docuware hacia Notes ha mejorado y permite aumentar la calidad y manejabilidad del documento.
