Por Carlos Dufour, Country Manager de Stibo Systems Iberia
Aunque es una disciplina orientada a la empresa, el departamento de TI (tecnologías de la información) tiene mucho que decir al respecto. Mikkel Jensen, vicepresidente ejecutivo de Stibo Systems, comenta que “la Gestión de Datos Maestros es una cuestión importante para cualquier CIO porque las compañías no almacenan datos sólo por diversión”. Jensen añade: “tu empresa es sólo tan buena como tus datos, y si no les prestas atención, la calidad disminuirá automáticamente”.
“La Gestión de Datos Maestros merece atención ya que es el nexo de unión de todos los datos básicos”, añade Radcliffe.
Y si los datos maestros y su gestión tienen tanta importancia para las empresas, ¿por qué hace tan poco tiempo que se ha empezado a hablar de MDM? Jensen comenta que “la MDM en realidad se ha tratado durante algún tiempo, aunque al principio sólo habláramos de datos maestros. Dado que las empresas hacen cada vez más uso de la automatización y de los sistemas de TI, es aún más importante mantener una buena visión de conjunto de estos datos básicos”.
Transacciones y bloques de construcción
La mayoría de los sistemas de TI que actualmente se ejecutan en las empresas se centran principalmente en las transacciones. Por ejemplo, actividades como el envío de productos de un sitio a otro está monitorizado y registrado. Sin embargo, es importante darse cuenta de que si los bloques de construcción, por ejemplo, los datos básicos, detrás de estas transacciones no son correctas, éstas operaciones no se pueden utilizar para informar de decisiones significativas, y los procesos no funcionarán tan bien como deberían.
La compañía Rituals Cosmetics ha empezado a utilizar la solución MDM de Stibo Systems recientemente, y rápidamente ha visto como los datos maestros le han ayudado a optimizar su negocio. Jan-Willem Boerhout, director de gestión de programa de Rituals Cosmetics, dice que “anteriormente, podíamos compartir todos los datos clave a través de hojas de cálculo mientras las transacciones se llevaban a cabo en nuestro sistema ERP. El problema era que todo el mundo hacía su propia interpretación de los datos y no se podían tomar decisiones o hacer comparaciones basándose en esta información compartida”.
Aunque el principio de la MDM pueda parecer simple, a muchas empresas les está costando mantener sus datos básicos en orden, porque se extienden a través de múltiples sistemas y hojas de cálculo. Esto no solo significa que los datos son poco fiables, sino también que las empresas recopilan y mantienen más datos de los probablemente necesarios. Además, estas empresas están perdiendo dinero y desaprovechando oportunidades ya que se llevan a cabo acuerdos con otros en base a una información incorrecta.
Jensen explica: “supone que tienes una oficina en Ámsterdam y compras 50.000 productos de un proveedor. Tu oficina hermana en Utrecht no es consciente de ello y compra la misma cantidad de productos de la misma empresa. Si hubieras sabido que comprabas 100.000 productos en total, probablemente podrías haber negociado el precio. Así pues, estás desaprovechando un descuento”.
La responsabilidad del departamento de TI
Mientras que toda la empresa debe ser idealmente la responsable de mantener la alta calidad de sus datos maestros, es responsabilidad del departamento de TI y del CIO (Chief Information Officer) encontrar la herramienta adecuada para su gestión. De esta forma el departamento de TI puede controlar si los datos se gestionan con la mayor eficacia. Al mismo tiempo, por supuesto, es responsabilidad del CIO vincular todos los sistemas de TI que se ejecutan en sus empresas.
Esta es la visión compartida por Boerhout, que es responsable de todos los proyectos relacionados con TI en Rituals. La Gestión de Datos Maestros se encuentra en el centro de todos los sistemas. Todos los datos, ya sean de producto, proveedores, deudores, actividades o localizaciones, se reúnen en el sistema MDM que luego alimenta el sistema ERP (Enterprise resource planning, en inglés o sistemas de planificación de recursos empresariales, en castellano); no al revés, como a menudo ocurre en aquellas empresas que ejecutan un sistema informático heredado. “ERP es el motor”, dice Boerhout, “pero MDM es el lenguaje común”.
