La sociedad se ha constituido tal y como es gracias a esta serie de dimes y diretes. Polémicas que han afectado a todos los campos de la ciencia, la tecnología, la filosofía y un sinfín de sectores. A veces, sin embargo, tendemos a ser bastante incrédulos y necesitamos pruebas fehacientes de lo que algunos visionarios han vaticinado para empezar a tomar medidas y corregir nuestras acciones. Esto es exactamente lo que ha ocurrido con el respeto al medio ambiente. Hasta que no hemos sido testigos directos de los primeros efectos del cambio climático, hemos tachado de apocalípticos los mensajes de ecologistas, científicos y todo clase de expertos en la materia. Sin embargo, desde hace un par de años, reciclar se ha convertido en algo habitual en muchos hogares, cuidamos más el agua que consumimos y las empresas han empezado a poner en marcha planes de Responsabilidad Social Corporativa en los que contemplan acciones para reducir su consumo de energía y evitar las transmisiones de CO2 a la atmósfera.

El hecho de que las compañías estén apostando fuerte por este tipo de políticas tiene mucho que ver con las demandas de los usuarios, que se preocupan cada vez más porque los productos o servicios que contratan con una empresa se ofrezcan bajo unas condiciones respetuosas con el medio ambiente.

Green IT, respuesta a un clamor popular

Lógicamente estas demandas de los usuarios han afectado al mundo de las TI, que desde hace tiempo, se esfuerza en desarrollar tecnologías más verdes. La respuesta a este clamor ha aparecido en forma de concepto: Green IT. Esta vertiente pretende englobar todas aquellas aplicaciones que permiten optimizar los procesos internos de una organización y hacerla más productiva, al mismo tiempo que se fomenta un consumo de los recursos responsable. La virtualización, la utilización del software como servicio y la aparición de centros de datos más eficientes son algunos ejemplos de lo que se ha dado en llamar Green IT. Pero hay multitud de tecnologías que llevan años existiendo y que, si se aplicaran, podrían contribuir de un modo muy significativo a mantener nuestro entorno natural.

Una de ellas es la relacionada con el software documental. Según IDC, las empresas europeas gastan una media de 300 euros al año por empleado en servicios de impresión y digitalización. No obstante, en determinados sectores esta cifra aumenta hasta alcanzar los 740 euros. Estos datos económicos tienen también su repercusión sobre el medio ambiente. Solo en España el consumo de papel por habitante al año es de 176 Kg, cifra superior en un 21 por ciento a la media de los países de la Unión Europea, donde no se superan los 139 kg. por habitante. Paliar esta situación es más sencillo de lo que en principio pudiera parecer. Los proyectos de software documental son, hoy en día, bastante asequibles y están al alcance de empresas de cualquier tamaño. Por si esto fuera poco, el retorno de la inversión que se obtiene con ellos resulta casi inmediato, ya que la reducción del papel va aparejada de una importante reducción de costes.

Políticas ecológicas que generan ahorro

Todas las organizaciones están actualmente recortando sus presupuestos, sin embargo no suelen prestar demasiada atención a la cantidad de papel que imprimen y a los gastos asociados que esto conlleva para la compañía. Existen algunas prácticas sostenibles que requieren un cambio de mentalidad en los empleados y no suponen desembolso alguno para la organización: imprimir a doble cara, utilizar el cartucho de blanco y negro e imprimir a color solo cuando sea estrictamente necesario y controlar que el parque de impresoras se ajusta a las necesidades organizativas, puede parecer algo sencillo. Sin embargo, este tipo de iniciativas suelen fracasar porque el usuario no está lo suficientemente concienciado, usa recursos de la empresa para tareas personales o sencillamente, no le importa en absoluto lo que la compañía para la que trabaja gasta en papel. La tecnología documental permite evitar estas tentaciones a través de sistemas de control, que hacen posible establecer cuotas de impresión por usuarios o departamentos, fijar un número determinado de copias por mes y conocer de primera mano cómo está funcionando el parque de impresoras de una organización. Solo con estos mecanismos, las compañías pueden alcanzar ahorros de hasta un 30 por ciento en la cuenta de gastos que dedican a esta materia. Pero el ahorro va mucho más allá. Cuando controlas tu parque de impresión, puedes saber si el rendimiento de los equipos que utilizas es el adecuado, si dispones de más impresoras de las que necesitas y de si sería más conveniente para la organización deshacerse de algunas de ellas y adquirir más equipos multifuncionales, ya que la reducción en el número de máquinas supondría también un importante ahorro de energía. Los sistemas de control de la impresión no son los únicos que generan ahorro e incentivan políticas de consumo responsable. La generación de documentos en Internet o la posibilidad de rellenar cualquier clase de formulario a través de la Red están haciendo que muchas organizaciones hayan reducido considerablemente la presencia del papel en sus oficinas. 

Una imagen vale más que mil palabras

Está claro que las soluciones de software documental ofrecen a las organizaciones la posibilidad de ser más ecológicas, al mismo tiempo que reducen sus costes. Pero los beneficios de esta tecnología van mucho más allá. Cuando reducimos la presencia del papel e informatizamos los documentos, conseguimos agilidad y esto repercute en la optimización de los procesos internos de la organización y en la productividad de los empleados. Un mejor funcionamiento interno siempre acaba repercutiendo en el consumidor o usuario final porque el servicio que se le ofrece gana en rapidez y en una atención más personalizada. Un cliente satisfecho contribuye a que la buena imagen corporativa de la compañía se mantenga y como consecuencia, que se produzca en ella un incremento progresivo de los beneficios económicos.

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