El juego del negocio ha cambiado: los datos se convierten en acciones rentables con el software BI.
Si se realiza una búsqueda rápida en Google con las keywords “frases célebres sobre la información”, surgen multitud de citas que parten de la premisa “La información es poder”, máxima acuñada por Sir Francis Bacon en el siglo XVI. De todas ellas, la que hace más honor a la verdad en cuanto al poder que aporta la información a las empresas es la de la escritora norteamericana C.J. Cherryh: “El comercio no trata sobre mercancías, trata sobre información. Las mercancías se sientan en el almacén hasta que la información las mueve”.
Basándonos en esta idea, y extrapolando la frase de Cherryh al contexto presente, podemos afirmar que la información a la que hacía alusión la escritora está articulada con la BI (Business Intelligence o Inteligencia de Negocio en castellano). Porque la información debe ser bien recolectada, procesada y analizada para que esta se convierta en conocimiento y, por ende, impulse el éxito de las organizaciones. Pero, ¿de qué manera beneficia realmente la BI?.
La mayoría de las empresas cuentan con un ERP u otro sistema de gestión empresarial con el que administran todos sus departamentos de manera centralizada, pero solo los Software de Business Intelligence pueden gestionar la ingente cantidad de información que generan las operaciones y las tareas diarias de una organización. En líneas generales, estas herramientas son capaces de recoger e intregrar los datos de diversas fuentes para su explotación, y permiten visualizar aquello que es relevante para el negocio. Así, a nivel estratégico, la BI ofrece una visión completa y en tiempo real del desempeño de una empresa para ayudar en la toma de decisiones.
Análisis de datos para mejorar la estrategia integral del negocio
En 2007, por primera vez en la historia, se generó más información en un año de la que se había producido en los cinco mil años anteriores. 16 años después, ningún departamento queda fuera del análisis de datos: desde finanzas, pasando por ventas o producción, hasta el área de RRHH. De hecho, en los últimos meses, los equipos de RR.HH. han liderado la conversación en torno a la Inteligencia de Negocio gracias al concepto “people analytics”; un método que mide el desempeño laboral y el talento a través de los datos. Gracias a esta herramienta, se pueden estudiar fenómenos como la rotación y el desgaste de los empleados, así como disminuir el absentismo laboral y aumentar su compromiso.
Ligar la tecnología con la gestión de personas y el rendimiento laboral se antoja cada vez más imprescindible. Sin embargo, según el estudio «The Power of Analytics in HR» de NTT Data, solo el 36% de las empresas invierten en BI para RR.HH., y únicamente el 4% pueden presumir de tener un alto nivel de madurez en este ámbito. Estas cifras nos dicen que las compañías todavía pueden colocarse a la cabeza en la digitalización de este departamento y conseguir una ventaja competitva en el mercado.
Más allá de la gestión del talento, existen otros departamentos y sectores que, por su especialización, pueden aprovechar la Inteligencia de Negocio para analizar la rentabilidad del mismo. Un claro ejemplo es el sector de los servicios profesionales, como las asesorías y los despachos, donde los clientes no son siempre rentables.
El juego del negocio ha cambiado: los datos se convierten en acciones rentables con el software BI
Las empresas de servicios el mayor coste que tienen es el de personal, situado entre el 70% y el 80% de los gastos totales. Sin embargo, cuando se negocian presupuestos a menudo se desconoce el tiempo exacto que los trabajadores dedicarán a un cliente o proyecto. Por este motivo, y superada la época en la que se realizaban los cálculos a mano y en hojas de Excel, se observa una tendencia hacia la integración de los ERP a los softwares de Business Intelligence. Por ejemplo, Profiture es una herramienta de BI que conectada con el ERP de un asesoría permite saber facilmente qué clientes son más o menos rentables, observando en qué invierten su tiempo los empleados de una asesoría.
Conocimiento –y no suposiciones– sobre la incidencia de cada tarea en el negocio
El objetivo es calcular los ingresos y los costes (horas invertidas, tipo de tareas…) generados por cada cliente para conocer su rentabilidad y obtener, de forma automática, una visión global de la rentabilidad del despacho. De esta forma, nos basamos en datos y no en suposiciones y podemos reconducir o “dejar ir” a los clientes que no son rentables para centrarnos en los que sí lo son.
En paralelo, al analizar a qué tareas dedican más tiempo los empleados, se descubre no solo qué clientes son mas o menos demandantes, sino también el tiempo real que cada actividad requiere y si estas son susceptibles de automatización.
En pocas palabras, el BI permite identificar tendencias y patrones relevantes para las compañías, cuyo conocimiento, entre otras cosas, puede servir de base para establecer la línea estratégica del servicio con futuros clientes. Conociendo cual ha sido el índice de rentabilidad (CPS: Customer Profitability Score) respecto a un servicio, se podrá predecir de forma fiable cómo será la rentabilidad en el futuro en un servicio similar.
Entender el porqué de las cosas que suceden dentro de una empresa es indispensable para encontrar soluciones y potenciar el crecimiento del negocio. Y estas respuestas las da el BI. Porque la información ordenada sustentada en datos, ayuda a entender qué está pasando en la organización y hacia dónde dirigir el negocio, con independencia de su tamaño y sector.
