En la actualidad, según el Censo-Guía del Ministerio de Cultura, hay en nuestro país 36.440 archivos que reúnen el patrimonio documental español. Solo la documentación de los ocho archivos nacionales que son públicos ya ocuparía una extensión de más de 250 kilómetros. Si este dato ya es llamativo, más lo es pensar que gran parte de este extenso patrimonio documental no es tan accesible como uno se esperaría en 2022.
Ya en 1985 España fue pionera en el ámbito de la digitalización con el proyecto del Archivo General de Indias. Por supuesto, la tecnología disponible entonces no era comparable a la de ahora. Este proyecto de “informatización” tenía el objetivo de solucionar los problemas surgidos del aumento de consultas de usuarios, siendo uno de los más preocupantes el hecho de que los documentos se estaban deteriorando cada vez más rápido.
Esa digitalización era poco más que ofrecer reproducciones digitales de los documentos, poder ver una imagen en una pantalla o imprimir infinitas copias que facilitaban el acceso y reducían el desgaste de los originales. Pero casi 40 años después no podemos seguir viendo como sinónimos escanear y digitalizar. Necesitamos estructurar toda la información de estas bases documentales y hacerla accesible. Usando la tecnología actual con estos materiales del pasado, podemos convertir unos simples papeles en unos datos procesados con propósito y estructura que aporten un valor real.
Los archivos se enfrentan a dos retos principales: su preservación y la puesta a disposición de la información que contienen digitalmente
Los investigadores han cambiado totalmente su mentalidad y metodologías de trabajo, demandan un acceso cada vez más libre a los fondos documentales, llegar de una manera más fácil y rápida a la información. La diferencia entre hacer una búsqueda en una base de datos mediante palabras clave y hojear manualmente libros físicos es obvia si pensamos en términos de practicidad y eficiencia.
Por lo tanto, los archivos se enfrentan a dos retos principales: su preservación y la puesta a disposición de la información que contienen digitalmente. Sin embargo, adaptarse a este nuevo mundo digital no significa “copiar” lo del mundo físico, sino rediseñar los procesos teniendo en cuenta la tecnología disponible para conseguir no solo que se conserve la imagen del documento, sino que se democratice el acceso a los datos y, de ahí, que sean activos y capaces de suplir las demandas de las organizaciones. Y en esta transformación juegan un papel fundamental empresas especializadas como PFU, que ofrece a sus partners soluciones tecnológicas ad hoc para propulsar la digitalización e integración de la información.
Por ejemplo, el Vaticano eligió un escáner Fujitsu fi-7900, asistido también por nuestro software Paperstream, para ayudar en la digitalización del Archivo de su Dicasterio para la Comunicación. Este proyecto incluía una amplia variedad de documentos que se remontaban a más de 100 años, desde boletines informativos encuadernados en volúmenes, hasta libros, folletos y noticias de eventos.
Al tratarse de documentos largos y detallados, cualquier posible error en la digitalización de una de las páginas podía afectar a la comprensión de documentos enteros y, por lo tanto, de información importante. En casos como este hace falta una solución capaz de digitalizar con precisión varios tipos de documentos, pero que al mismo tiempo asegure que el delicado papel se preservaba adecuadamente.
Aunque, al menos de momento, sigue siendo necesaria la intervención humana para tomar determinadas decisiones, cada vez hay más herramientas innovadoras al servicio de la captura de la información: tecnología para hacer una extracción inteligente incluso en fuentes de datos no estructuradas, uso de Inteligencia Artificial para una mayor automatización, OCR para textos manuscritos (muy útil en fuentes históricas), soluciones RPA, etc. Esto permite que las personas se enfoquen donde realmente aportan valor y no en tareas mecánicas y repetitivas.
Es por este motivo que los fondos europeos NextGen me parecen una gran oportunidad no solo en cuanto a archivos, sino para todo tipo de organizaciones exploten la información que tienen en ellos. La parte compleja es ver cómo convertir esos fondos en proyectos concretos y encontrar quien pueda implementarlos. Ahí es donde hay que recurrir a empresas especializadas. Los profesionales de la digitalización no solo vendemos productos, sino que asesoramos y creamos soluciones que verdaderamente funcionen para nuestros clientes.
Por Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited en Iberia
