La crisis mundial que estamos viviendo en los últimos años está obligando a muchas empresas a emprender de manera urgente nuevas vías de gestión y explotación de su negocio. En una situación tan compleja y delicada, la supervivencia de las compañías implica realizar grandes esfuerzos en mejorar los procesos internos.
El incremento de la productividad, la reducción de costes y una oferta de servicios de calidad a los clientes son conceptos que se han marcado a fuego en los responsables de las organizaciones. Un mercado globalizado y una competencia feroz exigen que las empresas expriman al máximo las herramientas de las que disponen para mantenerse en el negocio y posicionarse ante un nuevo modelo económico.
Las empresas necesitan tener acceso a la información en tiempo real para poder tomar las mejores decisiones. Disponer de las herramientas necesarias para poder consultar datos imprescindibles para el negocio desde cualquier lugar y a cualquier hora se ha convertido en elemento vital para una gestión eficaz.
Además, conceptos como el telebrabajo y la conciliación propician que se deba dotar a los profesionales de instrumentos que les permitan estar conectados en todo momento a su trabajo, proporcionándoles de esta manera una oficina ubicua desde la que poder seguir desempeñando sus funciones.
En este escenario tan exigente y cambiante ha surgido en los últimos años una serie de elementos que aportan una ayuda vital para lograr el éxito en la gestión empresarial.
Irrupción de la tecnología móvil inteligente en la empresa
El primer paso en la “movilización” de las empresas fue el uso del correo en los teléfonos móviles. Un elemento que hoy ya consideramos común e imprescindible y que permitió determinar la importancia de movilizar el conocimiento en las organizaciones. Se pasó de una empresa que funcionaba sólo en horario de oficina a otra en la que los trabajadores podían consultar su correo en cualquier lugar y momento desde un dispositivo móvil.
Como ejemplo de este cambio; un informe publicado por iPass refleja que aproximadamente el 35% de los trabajadores usuarios de dispositivos y teléfonos móviles revisa su correo electrónico por la mañana, antes de hacer cualquier otra cosa. Otro 40% lo consulta antes de haber salido de sus domicilios y el 8% lo comprueba cuando inicia su viaje. Es decir; 8 de cada 10 profesionales miran su correo antes de realmente ponerse a trabajar.
En el informe también queda reflejado que, cuanto más joven es el trabajador, más probable es que compruebe su correo por la mañana antes de hacer cualquier cosa, por lo que la tendencia natural reconoce que esa mayoría irá incrementándose con el tiempo.
Lo que se hace más evidente es que estos empleados denominados “profesionales móviles” tienen una actitud hacia la movilidad que se refleja en que su apuesta personal está más enfocada hacia la flexibilidad, tanto en horarios laborales como en la manera en la que afrontan su trabajo. Esa flexibilidad y la disponibilidad de una oficina ubicua redunda en las empresas. Este tipo de profesionales suele trabajar una media de dos horas más cada jornada. Y no sólo trabaja más sino que el disponer de herramientas para desempeñar su función en todo momento le hace ser más productivo.
Otro elemento a tener en cuenta es que la mayoría de los profesionales de smartphones o terminales móviles inteligentes ya disponen a nivel particular de esos aparatos. Por lo que son usuarios convencidos de las capacidades y ventajas que acarrea el uso de esta tecnología. Es más, en muchas ocasiones son ellos los primeros en empujar a sus empresas al cambio.
Para este tipo de profesionales los tablet ocupan un lugar de preferencia en su trabajo diario. Por ejemplo, los prefieren para tomar notas, para editar documentos y para las conferencias web.
La “consumerizacion” o adopción masiva de los smartphones obliga a las empresas a adoptar la tecnología más rápidamente de lo que están preparadas. La velocidad del cambio ha hecho que toda la estructura de las TI deba repensarse. No se trata de un cambio sólo cuantitativo, sino esencial.
Si hoy la empresa debe ser “Real Time Enterprise” para crear nuevas eficiencias operativas, mejorar las relaciones con el cliente y tomar decisiones de negocio con mayor rapidez, también debe disponer de un plan estratégico que contemple esa “movilización” como tendencia imprescindible. Y para poder realizarlo es necesario profundizar en las tecnologías móviles disponibles hoy y en los próximos años, tanto sistemas operativos, como hardware, plataformas de desarrollo y herramientas de gestión de los dispositivos y seguridad.
Afrontando el reto de movilizar la empresa
Muchas son las posibilidades que se presentan a la hora de emprender este proyecto, pero todas deben analizar y responder a una serie de planteamientos que se resumen a continuación:
- Cómo definir un modelo que no sólo facilite el desarrollo, sino también el posterior mantenimiento de las aplicaciones móviles, y que permita el desarrollo de aplicaciones desde una sola plataforma tecnológica.
- Disponer de cobertura multidispositivo y que cubra varios Sistemas Operativos -ya que éste es el escenario habitual en las empresas-.
- Contemplar la necesidad de que las aplicaciones puedan desplegarse e integrarse dentro de un mundo en el que los terminales móviles evolucionan rápidamente. En este sentido, será vital disponer del conocimiento tecnológico necesario para evolucionar a la velocidad que exige un mercado cambiante.
- Facilidad con la que los sistemas de gestión empresarial (ERP, CRM, etc) pueden ser integrados por estas plataformas móviles.
- Diseñar una estrategia en movilidad en la que el Cloud empresarial sea un elemento central.
- Integrar en la empresa un sistema de gestión de dispositivos que permita a las organizaciones ofrecer las herramientas de movilidad a sus usuarios con garantías y seguridad.
Es decir; es necesario disponer de un modelo lo suficientemente flexible y robusto como para permitir una implantación y evolución tecnológica en movilidad acorde con las necesidades de la empresa, sin que la inversión tanto en desarrollo como en mantenimiento y evolución de esas aplicaciones repercuta gravemente en la economía de la compañía.
Otro de los vértices de la movilización de la empresa deberá estar basado en la necesidad de que las aplicaciones que implante sean multidispositivo. La atomización de terminales y sistemas operativos disponibles en el mercado hace que cada vez sea más difícil (y probablemente poco operativo) apostar por una única solución eliminando al resto de las opciones.
La integración y/o comunicación con los elementos centrales de la gestión empresarial debe ser otro de los elementos claves en la estrategia de movilización de los responsables de la compañía. Esta estrategia será un elemento vital para afrontar la situación económica por la que están pasando todas las empresas actualmente.
Un estudio realizado por Forrester Consulting para RIM destaca que la mayoría de las empresas que han movilizado soluciones de CRM han aumentado la satisfacción y productividad de los trabajadores que tienen un trato continuo con el cliente. Estas empresas confirmaron que su apuesta por la movilización no sólo les ayudó a mejorar la productividad, sino que también les permitió mejorar la eficiencia de sus procesos de negocio y una considerable reducción de los costes.
En el informe también se destaca que casi tres cuartos de los participantes que han implementado una solución móvil reconocen que se ha producido un aumento en la efectividad laboral de los trabajadores. Estos tienen la capacidad para acceder a la información actualizada y modificarla desde cualquier lugar, lo que supone un beneficio económico real, no sólo para los profesionales móviles, sino también para los empleados en la oficina, que obtienen información en tiempo real con la que gestionar con agilidad los procesos de negocio.
Pero junto con la movilización de los datos de la empresa y la aparición del componente Cloud, surge la necesidad de gestionar esa información y el modo de acceder a ella de manera controlada y segura.
Seguridad y gestión de dispositivos
Con la irrupción masiva de los smartphones y las tablet en las empresas, se está imponiendo en los responsables de TI la necesidad de administrar, gestionar y proteger los dispositivos móviles corporativos. Mientras los usuarios de estos terminales pueden acceder a datos sensibles desde cualquier lugar y momento, las organizaciones comienzan a plantearse cómo afrontar el doble desafío de proteger sus datos en entornos ubicuos sin afectar a la productividad.
La tendencia natural en las compañías es que los empleados puedan incluir el uso de sus propios terminales en el día a día laboral. Esta tendencia conocida como BYOD (Bring Your Own Device-Trae tu propio dispositivo) y que cada vez está más extendida en el mundo empresarial obliga a que tanto el uso de las aplicaciones móviles como de los datos que se instalen en el móvil del usuario sean gestionados y controlados por la empresa.
En este sentido las plataformas de gestión de dispositivos móviles (conocidas como MDM) permiten cubrir distribuciones de aplicaciones y correo electrónico móviles en toda la compañía, proteger los datos y dispositivos móviles.
Como conclusión, debemos recordar que las mejoras en los procesos de las empresas que ya han optado por realizar esta apuesta se verán reflejadas tanto en un incremento en la productividad como en la satisfacción interna de los profesionales y de los clientes. Es en este sentido cuando cobra especial relevancia el planteamiento de una estrategia clara y definida en la movilización de la empresa y su negocio. Porque tan importante como querer movilizarse es saber cuál es la dirección correcta y el objetivo final.
