Inmersos en este cambio de escenario debemos pensar en aprovechar todas las posibilidades que ofrece Internet y, concretamente, la tecnología en la nube. Una apuesta por sacar el máximo partido a la red, no sólo como una rápida herramienta de comunicación. Con la nube se pretende dar uso a ese espacio “virtual” en el área del trabajo.
Así, mediante la gestión de facturas en la nube, las empresas conseguirán fiabilidad y mayor control en todo el proceso. Y gracias a esa virtualización podrán beneficiarse de las últimas actualizaciones.
La digitalización y entrada de las facturas de proveedores es un proceso sencillo. Las empresas pueden recibir estos documentos en papel, en PDF o en otros archivos de imágenes y como resultado se obtiene una reducción del trabajo manual y, de forma inmediata, acceso a todas las facturas en la red.
Las facturas en papel se escanean y se transfieren. Las recibidas en formato PDF u otros archivos de imágenes se transfieren directamente. La validación se realiza a través de Internet y todos los datos, así como la imagen de la factura, se transfieren al workflow y/o BPM., que también pueden situarse en la nube.
Este proceso supone una mejor operatividad al ser adaptable a cualquier organización y modelo de empresa, y un mayor control, ya que no se pierden facturas ni se duplican. Todo esto sin necesidad de instalar ninguna aplicación en el servidor, sin mantenimientos, cambios de versión, reduciendo el coste propiedad.
En cuanto a las ventajas de la nube son evidentes. En primer lugar no es necesario invertir en hardware. Este gasto lo hace la empresa que provea el servicio en la nube, pagando la empresa que lo utilice una cuota por uso.
En segundo lugar, está la rápida implementación. La inmediatez al acceso de las facturas es fundamental para las compañías y su mejor funcionamiento. Además, la documentación estará siempre disponible, desde cualquier lugar.
Se trata de facilitar el trabajo al máximo ya que no es necesario encargarse del mantenimiento ni las actualizaciones, y las copias de seguridad se realizan de manera automática.
Por tanto, no se trata sólo de acceder a la información en servidores externos, sino también a una tecnología que funciona de manera remota y que es susceptible de ser usada desde cualquier punto con conexión a internet y con cualquier tipo de dispositivo, ya sea Smartphone, portátil o tableta.
Muchas empresas ya afirman que es la solución perfecta para diferentes entornos, ya sean organizaciones con gran volumen de facturas y gestión distribuida, como por ejemplo, empresas de logística, retail, constructoras, o compañías con pequeños volúmenes de facturas que no justificaban una gran inversión en soluciones tecnológicas.
Estas pequeñas empresas pueden ahora acceder a los programas y sistemas más complejos, usados por organizaciones más grandes, lo que puede situarlas en una posición competitivamente mucho más ventajosa. En definitiva, esto conlleva un considerable ahorro en recursos y, sobre todo, en los costes del funcionamiento de una organización.
Por tanto, la “oficina sin papel” es cada vez más real; sólo falta que las empresas superen su resistencia al cambio y apuesten por la tecnología. Cuando lo hagan, nunca más querrán volver a trabajar con aplicaciones cliente servidor.
Además, gracias a la solución de Cloud Computing y a la automatización de datos, la “oficina sin papel” da otro paso más, hacia un modelo de oficina moderno, en el que las tareas manuales, repetitivas y sin valor, se minimizan y se automatizan; los empleados ya no tendrán que introducir a mano en el sistema financiero/contable los datos de las facturas de los proveedores, sino que ese trabajo lo hará el software, de forma mucho más rápida y precisa.
Los empleados analizarán los datos y, en base a ellos, tomarán las decisiones oportunas; pero no dedicarán su tiempo a esa tarea improductiva. Y todo el proceso se agilizará.
Y toda esta tranquilidad y facilidad de uso hace que muchos se pregunten por aquellos aspectos más desconocidos de la nube. La seguridad es probablemente para muchos su talón de Aquiles y constituye el aspecto que más preocupa a empresas y usuarios. Por tanto, no es de extrañar que las empresas estén centrando gran parte de sus esfuerzos en reforzar la seguridad y privacidad de sus datos. Pero el equilibrio es posible.
Sigue siendo este un debate abierto. Por un lado, por la relativa novedad del Cloud Computing y, por otro, por el desfase legislativo (todavía quedan leyes pendientes que no terminan de subirse al carro del nuevo escenario que plantea internet). Lo que es innegable es que es este tema interesa a todas las partes involucradas, y, por tanto, los proveedores de primer nivel ofrecen ya soluciones Cloud cada vez más seguras y más eficaces.
